Wissen speichern und diesen Vorsprung nutzen - das bietet ein modernes Dokumenten-Management-System. Die Ausgangsbasis für unsere Lösung ist die elektronische Archivierung mit der Software DocuWare. Diese wird durch den Einsatz von Modulen und AddOns von Steigauf zu der universellen Softwarelösung DocuMatic Archiv ergänzt.

Die grundlegenden Funktionen und Nutzen von DocuWare und DocuMatic Archiv:

• Dokumente erfassen und in Archive ablegen
• gesuchte Inhalte schnell finden
• Workflow und Prozesse optimieren
• Zugriff und Aufbewahrungszeit steuern

Digitalisierung der Dokumente ist die Basis
Briefe, Belege, Notizen und sonstige Unterlagen auf Papier werden über einen Scanner erfasst und landen zunächst in einem elektronischen Briefkorb. Beim Scannen können Inhalte automatisch aus den Dokumenten übernommen werden, entweder durch die Texterkennung per OCR oder das Auslesen von Barcodes. Danach werden die Dokumente im System sortiert und in Archiven abgelegt. Dabei werden über eine Eingabemaske zu den Dokumenten passende Suchbegriffe und Schlagworte vergeben.

Automatisierung von großen Dokumentenmengen
Bei gleichartigen Dokumenten wie z.B. eingehenden Rechnungen können die Suchbegriffe auch automatisch aus dem Dokumenteninhalt erstellt werden. Selbsterstellte Dokumente wie Ausgangsrechnungen, Briefe, Formulare, etc. werden automatisch in das System übernommen, sobald sie ausgedruckt werden oder als Datei zur Verfügung stehen.

Inhalte aus E-Mails sicher ablegen
In der Masse an E-Mails, die heute verschickt werden, stecken auch viele Inhalte, die archiviert werden müssen. Dies kann entweder vollautomatisch erfolgen oder Sie ziehen die Nachricht einfach mit der Maus in das passende Archiv. Für die automatische Indexierung können z.B. Absender, Empfänger, Datum und Betreff der E-Mail als Suchbegriffe hinterlegt werden.

Informationen einfach und bequem wiederfinden
Die Suche ist über viele Wege möglich. Suchbegriffe können als Ganzes oder in Teilen in jedes Feld der Suchmaske
eingegeben werden, z.B. kann im Datumsfeld nach dem Erstellungsdatum gesucht werden. Auswahllisten für jedes Feld geben Vorschläge für häufig verwendete Suchbegriffe. Das Ergebnis ist eine beliebig sortierbare Liste. Auch die Darstellung eines Archivs als hierarchische Baumstruktur wird unterstützt. Mit der Volltextsuche können sogar die Inhalte innerhalb eines Dokuments durchsucht werden. Im Viewer wird das Dokument geöffnet und die Textstellen für die Suchbegriffe farblich hervorgehoben.

Maximale Transparenz im Workflow
In vielen Unternehmen durchlaufen Dokumente mehrere Abteilungen. In einem Dokumenten-Management-System wird dies durch einen entsprechenden Stempelaufdruck im Schriftstück oder auch durch Aufgabenlisten dokumentiert. Die Steuerung des Workflows erfolgt über einfache Genehmigungs- und Ablehnungsstempel oder über Formulare, die mit Stempeln verbunden sind. Auch Home-Offices oder extern arbeitende Anwender können in den Workflow integriert werden und über automatische Versendung von E-Mails über den aktuellen Status benachrichtigt werden.

Die Effizienz steigern mit sinnvollen Erweiterungen zu DocuWare

Consulting für optimale Erweiterungen
Unternehmen sind einzigartig und deshalb sind die Anforderungen an das Dokumenten-Management unterschiedlich. Unsere Spezialisten wählen Software-Zusammenstellungen aus, die praxiserprobt und genau auf Ihre Anforderungen abgestimmt sind. Für ein effizientes Dokumenten-Management sind neben der Software auch die Schnittstellen und die Erfahrungswerte ausschlaggebend.

DocuMatic Archiv als Pool an Erweiterungen
Ein intelligentes Dokumenten-Management-System muss sich stets in das bestehende IT-Umfeld integrieren lassen. Zahlreiche Schnittstellen machen den Austausch mit anderen Software-Systemen möglich und das bei minimalem Administrationsaufwand. Eine Vielzahl an Modulen erlaubt es, das System jederzeit an Ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen.

effiziente Zusatzmodule von DocuWare (1):

• Smartconnect
• Task Manager
• Connect to Outlook
• DocuWare Mobile
• Recognition
• ActiveImport
• Autoindex
• Cold/Read
• Connect to SharePoint
• Connect to Notes
• Connect to SAP R/3

DocuMatic AddOns von Steigauf (2):

• Connect2Axapta komfortable Verbindungen von DocuWare zu Microsoft Dynamics AX (ehemals Axapta)
• Connect2NAV Verknüpfung von DocuWare zu der Software Microsoft Dynamics NAV (ehemals Navision)
• Connect2Steps Business die ERP-Software Steps Business Solution wird mit DocuWare verbunden
• Connect2FibuNet Tool zur vollständigen Integration in FibuNet (zwei Leistungsstufen)
• Connect2Varial schafft Anbindungen zu den Programmen für Finanzen, Personal und Controlling von Varial
• BaanArchivPrint übergibt Dokumente aus dem Baan Print-Spool an den Tiffmaker
• Edifact2Cold setzt eingehende EDI-Dokumente in visualisierbare Dokumente um
• Edifact2Index ermöglicht das nachträgliche indexieren von EDI-Dokumenten

DocuMatic Module von Steigauf (3)

• InnoPreter Barcode für das Erkennen von Barcodes plus Funktionen zur Weiterverarbeitung
• InnoIndexer für das nachträgliche Indexieren von abgelegten Dokumenten
• InnoFlow für das flexible Abbilden von einfachen, regelbasierenden Workflows
• InnoLink für die Erstellung von automatischen Verbindungen von DocuWare zu anderen Applikationen
• InnoLink Service für Import und Export; auslesen, ergänzen und steuern von Dokumenten