Die Prozesse in Unternehmen steuern, kontrollieren und optimieren, das ist eine der Aufgaben eines modernen Dokumenten-Management-Systems. Im Bereich Workflow ist dieses webbasierte System die optimale Lösung. Sie kann über Schnittstellen und Zusatzmodule an die vorhandene Unternehmenssoftware angepasst werden. Mit diesen Mitteln wird die Kommunikation erleichtert und somit die Performance Ihres Unternehmens deutlich gesteigert.

Die grundlegenden Funktionen von DocuMatic JobRouter:

• Geschäftsprozesse kontrollieren
• Durchlaufzeiten verkürzen
• Informationsfluss verbessern
• Termine und Projektstatus überwachen
• Abläufe fehlerfrei gestalten

Unabhängig durch webbasierte Lösung
Das System läuft über Internetbrowser wie z.B. Firefox und Internet Explorer, es ist also webbasiert und damit plattformunabhängig. Alle Aktivitäten - wie das Bearbeiten von Aufgaben, die Entwicklung von neuen Prozessen und die Administration des Systems erfolgen über den Browser. Die Software wird nur einmal auf einem zentralen Server installiert und danach kann das System sofort und ohne Administrationsaufwand an allen Arbeitsrechnern bedient werden. Der Zugriff auf Programm und Dokumente ist dadurch jederzeit und von jedem Ort aus möglich.

Bedienkomfort für die Anwender
In der Eingangsbox werden alle für den Benutzer vorliegenden Aufgaben angezeigt. Diese Ansicht kann nach verschiedenen Kriterien sortiert werden. Über den Eingang neuer Aufgaben kann der Anwender zusätzlich per E-Mail informiert werden. Die Bearbeitung der einzelnen Vorgänge erfolgt in frei gestaltbaren Dialogen. Hier werden Inhalte eines Prozesses angezeigt und können editiert werden. Um die Bedienung zu vereinfachen, gibt es die Möglichkeit der Stapelbearbeitung. Damit können sich die Benutzer die Aufgaben nacheinander anzeigen lassen und sofort abarbeiten ohne die Vorgänge einzeln aufrufen zu müssen.

Einhalten von Terminen und Wiedervorlagen
Für einzelne Schritte eines Workflows können Termine vorgegeben werden. Das bedeutet, dass für jeden Vorgangsschritt eine bestimmte Zeit hinterlegt wird, in der dieser Schritt bearbeitet werden muss. Ist diese Zeit überschritten wird ein Eskalations-Ereignis ausgelöst, das vorher eingegeben wurde, z.B. eine Erinnerungs-Mail verschickt. Aufgaben können für eine bestimmte Zeit zurückgestellt werden, wenn diese nicht sofort erledigt werden. Die Zeit bis zur Wiedervorlage ist frei wählbar und kann in Minuten, Stunden oder Tagen definiert werden.

Grafische Darstellung von Prozessen
Im Workflow-Designer gibt es eine grafische Oberfläche zur Darstellung und Entwicklung der Geschäftsprozesse. Hier werden die Abläufe als eine Kette von aufeinanderfolgenden Schritten definiert. Jeder einzelne Arbeitsschritt wird einer Personengruppe mit gleichen Funktionen, einer sogenannten Rolle oder direkt einer Person zugewiesen. Das System kann um eine Testumgebung erweitert werden, in der Prozesse unabhängig vom Produktivsystem erstellt und geprüft werden. Die erstellten Vorgänge können dann zwischen den beiden Umgebungen einfach hin und her transferiert werden. Abgeschlossene und nicht mehr aktuelle Prozesse werden ausgelagert

Kontrolle und Zuteilung der Verwaltungsrechte
Jeder Mitarbeiter kann den Verlauf der von ihm bearbeiteten Prozesse einsehen. Die Prozessverantwortlichen
verfügen über die Berechtigung, alle Vorgänge zu überwachen. Man kann den Benutzern also abgestufte Rechte zuordnen und jeder Anwender kann Mitglied verschiedener Gruppen sein.

Skalierbarkeit fördert das Entwicklungspotential
Die Software ist flexibel und auf die Wachstumsentwicklung von Unternehmen ausgerichtet. Sie läßt sich an jede Betriebsgröße anpassen und ist für Kleinunternehmen bis hin zu Großkonzernen mit vielen tausend Mitarbeitern geeignet. Durch die Branchenunabhängigkeit ist dieses System sowohl für Produktions- als auch Dienstleistungsunternehmen eine wertvolle und zeitsparende Technologie.

Zugriff auf Datenbanken und externe Applikationen
Es gibt die Möglichkeit auf andere Datenbanksysteme zuzugreifen und diese Inhalte in der Prozessverwaltung zu nutzen. Diese Lösung bietet den direkten Zugriff auf Microsoft SQL Server, Oracle und MySQL. Zudem gibt es ODBC-Schnittstellen, die Verbindungen zu fast jedem Datenbanksystem schaffen. Die Prozesse können auch so gestaltet werden, dass externe Applikationen aufgerufen oder eingegebene Daten ausgewertet und geprüft werden.

Zusatzmodule und AddOns für JobRouter:

• JobTimer ein Modul zur Zeitüberwachung und für automatische Aktionen bei Eskalation
• JobTable ermöglicht es Untertabellen zu integrieren, um Positionsdaten eines Vorgangs zu speichern
• JobSub die Aufgaben eines Mitarbeiters werden an dessen Vertreter weitergeleitet
• JobStart dient zum automatischen Starten von Prozessen durch eingehende Daten
• JobSelect damit können beliebige Übersichtslisten erstellt und Benutzern zur Verfügung gestellt werden
• JobArchiv abgeschlossene Vorgänge werden nach einer definierbaren Zeit archiviert