Dokumentenmanagement, das mit Ihnen wächst
Weil Klarheit der Anfang jeder guten Entscheidung ist
Wenn Dokumente nicht gesucht, sondern mühelos gefunden werden. Wenn durch digitale Archivierung alles einfacher läuft und Mitarbeitende spürbar entlastet werden – dann steckt meist eine kluge Lösung dahinter: digitales Dokumentenmanagement von Steigauf.
Wir helfen Unternehmen dabei, Workflows zu vereinfachen und ihre Dokumentenflut zu bändigen – mit klaren Strukturen, intelligenter Software und einem System, das mitdenkt und mitwächst.
Darum mit Steigauf
Seit 1997 entwickeln und realisieren wir im Münchner Süden Konzepte für smartes Workflow- und Dokumentenmanagement für Unternehmen, Behörden und Organisationen. Unsere digitalen Dokumentenmanagement-Lösungen von DocuWare und JobRouter unterstützen Sie genau da, wo im Alltag die Zeit fehlt: beim Finden, Ablegen, Freigeben und Verwalten von Dokumenten.
Aber was nützt die beste Ablage, wenn Ihre Systeme nicht zusammenspielen?
Unser einzigartiges Steigauf-Schnittstellenmanagement sorgt dafür, dass in Ihrem Unternehmen alle Informationen fließen – zwischen Ihrem Dokumentenmanagement-System (DMS) und Ihren spezifischen Anwendungen in den einzelnen Abteilungen.
Unsere Partner
Dokumentenmanagement – Lösungen für zahlreiche Branchen
Ob digitale Archivierung, E-Rechnungen, digitale Signaturen oder KI-gestützte Workflows – alles ist DSGVO-konform und nahtlos integrierbar. So verwalten Sie Dokumente effizient, rechtssicher und ohne Umwege.
Wir möchten Dokumentenmanagement nicht nur digitalisieren – sondern einfacher, schlanker und menschlicher machen. Oder wie wir sagen: beständig vorwärtsdenkend.
Was das in der Praxis heißt? Wir bieten genau die Lösungen, die zu Ihren Abläufen und zu Ihrer Branche passen:
Drei Bausteine – ein Ziel: Ihre digitale Effizienz
Wir setzen auf starke Partner und eigene Lösungen, um Ihre Abläufe schlanker, sicherer und zukunftsfähig zu machen.
Wir vernetzen Ihre Systeme intelligent miteinander, damit Datenflüsse zwischen Ihren Abteilungen reibungslos funktionieren und Sie das volle Potenzial Ihrer IT nutzen.
DocuWare
Mit DocuWare digitalisieren Sie Ihre Dokumente und organisieren sie zentral, sicher und rechtskonform.
JobRouter
JobRouter automatisiert Ihre Geschäftsprozesse und sorgt dafür, dass Aufgaben strukturiert, nachvollziehbar und effizient abgewickelt werden.
Schnittstellen
Unsere Schnittstellen ermöglichen eine reibungslose Kommunikation zwischen Ihren Systemen. So werden Prozesse effizienter – und Datenflüsse intelligent verbunden.
Menschen, die Ihre Digitalisierung möglich machen
Hinter Steigauf stehen Menschen, die anpacken, mitdenken und miteinander wachsen. Unser familiengeführtes Unternehmen lebt von flachen Hierarchien, offener Kommunikation und einem Team, das genauso vielseitig ist wie unsere Lösungen. Ob erfahrene Expert:innen oder junge Talente aus eigener Ausbildung – bei uns zählt jede Stimme.
Das sagen unsere Kunden
Was unsere Produkte besonders macht
Mit den Lösungen von DocuWare und JobRouter bringen Sie nicht nur Struktur in Ihr digitales Dokumentenmanagement, sondern erfüllen gesetzliche Anforderungen mühelos durch eine sichere, transparente digitale Archivierung. Hier sind sieben starke Gründe, warum sich die Digitalisierung Ihres Workflow- und Dokumentenmanagements mit uns auszahlt.
Digitales Dokumentenmanagement
Alle Informationen an einem Ort – revisionssicher, durchsuchbar, strukturiert.
Intelligentes Schnittstellenmanagement
Wir sorgen dafür, dass Ihre Softwarelösungen miteinander sprechen – abteilungsübergreifend und stabil.
Digitale Archivierung
Revisionssicher, transparent, zukunftsfähig – ab sofort erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen zur digitalen Archivierung mühelos.
DSGVO-konforme Verarbeitung
Ihre Daten sind bei uns in sicheren Händen – mit nachvollziehbaren Prozessen, klaren Rollen und rechtssicherer Dokumentation.
E-Rechnung leicht gemacht
Rechtskonform, strukturiert, automatisiert – wir integrieren E-Rechnungsprozesse nahtlos in Ihre Abläufe.
Digitale Signaturen
Digital unterschreiben, rechtssicher handeln – mit digitalen Signaturen vereinfachen Sie Freigaben und machen Workflows papierlos.
KI, die mitdenkt
KI-Tools übernehmen für Sie eine smarte Automatisierung, Dokumentenextraktion (mit Handschrift), -Klassifizierung oder Dokumententrennung.
Schulungen und Seminare
Ob Grundlagenwissen oder tieferes Know-how – wir machen Ihre Teams fit im Umgang mit Dokumentenmanagement und digitalen Prozessen.
Dokumentenmanagement & DMS einfach erklärt
Diese Abkürzung steht für Dokumentenmanagement-System. Ein Dokumentenmanagement-System beinhaltet eine datenbankgestützte Archivierung und Verwaltung aller in Ihrem Unternehmen anfallenden Dokumente. In Papierform vorliegende Dokumente werden eingescannt und mit den bereits elektronisch vorliegenden Dokumenten nach einheitlichen Kriterien in einem digitalen Archiv abgelegt.
Das digitale Archiv ist unternehmensweit zugänglich, sodass jeder Mitarbeiter die benötigten Dokumente mittels effektiver Verschlagwortung schnell wiederfinden und bearbeiten kann. Durch die standardisierte Bearbeitung und Speicherung der Dokumente und die schnelle unternehmensweite sowie standortübergreifende Zugriffsmöglichkeit hat ein Unternehmen seine Daten im Griff und kann Zeit und Geld sparen.
Ein DMS ist flexibel und passt sich seinen Nutzern an. Es kann weiterentwickelt, optimiert und vergrößert werden. Es passt sich an die IT und die gängigen Prozesse in einem Unternehmen an und kann somit über alle Abteilungen hinaus genutzt werden. Durch automatische Workflows können Dokumente und E-Mails neben der Ablage auch durch das Unternehmen geleitet und in die Unternehmensabläufe integriert werden.
So oft, wie diese Frage gestellt wurde, genauso oft wurde sie auch unterschiedlich beantwortet, denn es ist schwierig eine allgemeingültige Definition zu finden. Das rührt daher, dass sich der Begriff über die Zeit immer wieder wandelt, und dass es auch regionale Unterschiede je nach Land gibt. Somit kommt es darauf an, auf welche Bedeutung man sich stützt.
Die einen verstehen unter Dokumentenmanagement lediglich eine datenbankgestützte Verwaltung sämtlicher Unternehmensdokumente die ggf. digitalisiert, verschlagwortet und anschließend an zentraler Stelle archiviert werden. Zusätzliche Funktionen, wie die Versionierung von Dokumenten zur Änderungsverfolgung sowie die Dokumentensuche anhand von Metadaten gehören hier ebenfalls hinzu.
Die anderen verstehen unter Dokumentenmanagement jedoch noch weitaus mehr. Bei dieser Betrachtungsweise kommen zur reinen Dokumentenverwaltung noch andere Aspekte, wie z.B. das Workflowmanagement, die revisionssichere Langzeitarchivierung oder eine Groupwarefunktion hinzu. Unserer Meinung nach, deckt nur diese Definition das Einsatzspektrum eines DMS vollständig ab, denn wer das System nur zur Dokumentenablage nutzt, schöpft das Leistungspotential nicht komplett aus.
Die häufigsten Gründe für die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems sind in den meisten Unternehmen folgende:
- Abbau des Papierarchivs
- der Wunsch nach einem zentralen Dokumenten-Pool
- Beschleunigung von Bearbeitungszeiten, Dokumentenrecherche, Informationsfluss etc.
- Revisionssichere Archivierung von Dokumenten
- Kosteneinsparungen z.B. durch besseres Ausnutzen von Skonti
- Automatisierung wiederkehrender Prozesse
- Verbesserung der internen Transparenz in Bezug auf Arbeitsabläufe und deren Bearbeitungsstatus
Falls Sie hierzu genauere Informationen suchen, lesen Sie gerne unsere Referenzberichte. Dort erzählen unsere Kunden ausführlich, wie die Situationen in ihrem Unternehmen vor Einführung eines DMS war und warum sie sich für die Lösung entschieden haben.
Diese Abkürzung steht für Enterprise Content Management. Ziel eines ECM ist es, alle Informationen eines Unternehmens zentral zu sammeln und sie zur rechten Zeit am rechten Ort zur Verfügung zu stellen. Ein ECM ist mittlerweile mit einem DMS gleichstellbar. Vor einigen Jahren noch galt ein DMS nur zur digitalen Ablage aller Unternehmensdokumente. Ein ECM dagegen dient nicht nur zur digitalen Ablage von Dokumenten, sondern auch zur Bearbeitung der Dokumente sowie zur Integration aller digitalen Inhalte in die alltäglichen Geschäftsprozesse. Es integriert sich nahtlos in die im Unternehmen genutzten ERP-Systeme.
Demnach kann ein DMS als Teil eines ECM verstanden werden, in welchem es nur um die Dokumente und nicht um alle Inhalte eines Unternehmens geht.
Heute ist aber ein DMS mittels Schnittstellen und automatisierter Workflows auch dahingehend erweiterbar, sich in die Unternehmens-IT zu integrieren und die ablaufenden Prozesse eines Unternehmens zu unterstützen, weshalb in Deutschland beide Begriffe synonym verwendet werden können.
EIM (Enterprise Information Management) ist das neue Wort für ECM, das sich entwickelt hat, um die Kollaboration und die Kommunikation noch stärker hervorzuheben und die Information an sich unabhängig von einem Trägermedium herausstellt. Welche der beiden Begriffe man verwenden möchte, bleibt also jedem selbst überlassen.
Die elektronische Archivierung ist eine der Hauptkomponenten von Dokumentenmanagement und somit hat auch jedes gute Dokumentenmanagement-System eine integrierte Archivierungssoftware für die Langzeitarchivierung. Allerdings verschenkt man wertvolles Potential, wenn man sein DMS lediglich dafür einsetzt. Bei der Archivierung geht es darum Dokumente nach der Bearbeitung für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist digital, revisionssicher und schnell auffindbar abzulegen. Dokumentenmanagement geht da viel weiter, denn dabei geht es darum die sich um das Dokument drehenden Abläufe und Prozesse zu steuern, Zugriffe zu regeln, Versionsänderungen zu protokollieren und vieles mehr. Das DMS ist also eine zentrale Ablage für alle laufenden Prozesse und das Archiv eine Ablage für Dokumente nach ihrem aktiven Leben.
Ein Workflow beschreibt einen ablaufenden Geschäftsprozess mit seinen einzelnen Prozessschritten und den daran beteiligten Kollegen in Ihrem Unternehmen.
Bei sämtlichen Geschäftsprozessen fallen in der Regel Dokumente wie z.B. Auftragsbestätigungen, Rechnungen etc. an. Diese müssen dann von einem oder mehreren Mitarbeitern bearbeitet werden. Viele Dokumente stehen also mit sich anschließenden Workflows in Verbindung, weshalb Dokumentenmanagement und Workflowmanagement auch unweigerlich miteinander verbunden sind. Digitales Workflowmanagement bilden Ihre Geschäftsprozesse elektronisch ab und jeder Prozessschritt bzw. jede Aufgabe kann festgelegt und automatisch gesteuert werden. Vorteil ist, dass allen Beteiligten ab sofort dieselben Informationen zur Verfügung stehen, und es nicht mehr zu Verzögerungen und Unübersichtlichkeit kommt.
Ein gutes Dokumentenmanagement-System archiviert Ihre Geschäftspapiere digital und bietet darüber hinaus im Bereich der Workflowsteuerung und -automatisierung noch zahlreiche Möglichkeit
Lernen Sie unsere beiden Dokumenten- und Workflow-Management-Systeme DocuWare und JobRouter mit all ihren Vorteilen kennen.