Dokumentenmanagement am Beispiel von Magnetbau Schramme

Seit mehr als 30 Jahren ist das Unternehmen Magnetbau Schramme GmbH & Co. KG mit Sitz in Deggenhausertal erfolgreich im Entwicklungs- sowie Produktionsbereich von Elektromagneten. Eine führende Kompetenz besitzt Schramme im Bereich der Proportionalmagnete für Hydraulik- und Pneumatikventile. Seit Jahrzehnten als zuverlässiger Partner der Automobilzulieferer sowie vieler Branchen der Industrie und der Medizintechnik bekannt und selbstverständlich nach ISO/TS 16949 ff und ISO 9001 ff zertifiziert, sind Qualität und Service das höchste Unternehmensziel. Den Maßstab setzt der Kunde, sein Urteil ist ausschlaggebend. Eine hohe Qualität sichert die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens. Diese Qualität ist erreichbar mit zufriedenen Mitarbeitern, Fehlervermeidung sowie einem guten Kommunikationsfluss, weiß Schramme.

Ausgangslage

Immens wachsende Papierberge und Aktenordner sowie mangelnder Informationsfluss – um dies zu vermeiden, entschied sich Magnetbau Schramme bereits im Jahr 2000 für eine DocuWare-Installation, um Personalunterlagen sowie auch Belege und Lieferscheine digital zu archivieren. Aufgrund von dynamischem Unternehmenswachstum und guter Auftragslage ist das Papiervolumen weiterhin gestiegen, sodass das jährliche Dokumentenaufkommen etwa bei 100.000 lag. Im Jahr 2010 entschied sich das Unternehmen daher für das Erweitern der bereits vorhandenen DocuWare-Installation: Die Dokumentenablage sollte weiter vereinheitlicht werden, die bis dato noch manuell durchgeführte Dokumentenerfassung sollte automatisch verschlagwortet werden, weiterhin wurden abteilungsübergreifende Workflows geplant, um die Geschäftsabläufe transparenter gestalten zu können. Zudem war den Mitarbeitern sowie Marcello Ficht (Assistant EDV/ IT) eine Anbindung an das ERP-System SAP Business One wichtig, damit bei der täglichen Arbeit nicht mehr zwischen DocuWare und SBO hin und her gewechselt werden muss.

Die Lösung

Seit Anfang 2011 gehören nun aufwändige manuelle Datenerfassungen der Vergangenheit an. Lieferscheine, Rechnungen oder Ablieferbestätigungen werden nun mit einem Barcode versehen, welcher im ERP-System SAP Business One erstellt wird. Hierdurch werden die Belege automatisch indexiert und benötigte Daten sofort von der kaufmännischen Lösung ausgelesen. Parallel dazu startet ein DocuWare- Workflow, der alle Lieferscheine in der Wareneingangskontrolle anzeigt. Die Mitarbeiter prüfen die Dokumente, versehen sie mit Stempeln, Textfeldern etc., um zu garantieren, dass die gelieferte Ware den Qualitätsrichtlinien von Magnetbau Schramme entspricht. Dank DocuWare stehen nun jedem Mitarbeiter alle einem Vorgang zugehörigen Dokumente per Knopfdruck zur Verfügung und Kopien sowie umständliches Suchen sind vorbei. Die Mitarbeiter werden erheblich entlastet und müssen ihre gewohnte Arbeitsumgebung nicht verlassen.