Dokumentenmanagement am Beispiel der GS SCHENK Firmengruppe

Die GS SCHENK Firmengruppe steht seit über einem Jahrhundert für umfassende Baukompetenz – von der klassischen Rohbau-Arbeit bis zum schlüsselfertigen Ausbau, inklusive Tiefbau, Landschaftsbau und Natursteinverarbeitung.
Als breit aufgestellte Baugruppe mit Standorten in Fürth, Nürnberg und München betreut die GS SCHENK Firmengruppe bayernweit anspruchsvolle Projekte — von der Projektentwicklung und Planung über Rohbau bis zur schlüsselfertigen Übergabe.
Gegründet im Jahr 1914 als handwerklicher Kleinbetrieb, hat sich die GS SCHENK Firmengruppe im Laufe der Jahrzehnte beständig weiterentwickelt und sich heute als modernes, familiengeführtes mittelständisches Bauunternehmen etabliert.
Mit der Vielseitigkeit — Beton- und Sichtbetonbau, Umbauten und Sanierungen im Bestand, Tief- und Landschaftsbau, Naturstein- und Denkmalpflege — deckt die GS SCHENK Firmengruppe nahezu das komplette Spektrum des Bauens ab und begleitet Kunden zuverlässig durch alle Phasen eines Projekts.
Tradition und Zukunft sind bei der GS SCHENK Firmengruppe eng verbunden: Mehr als 100 Jahre Erfahrung, solides Handwerk und eine starke Unternehmenskultur bilden das Fundament — ergänzt durch moderne Strukturen und ein Team, das mit Kompetenz und Einsatzbereitschaft für den reibungslosen Ablauf der Projekte seiner Kunden sorgt.

Ausgangslage

Die GS SCHENK Firmengruppe arbeitete vor der Einführung der neuen Lösung mit einem komplexen, nicht optimal auf die entsprechenden Anforderungen abgestimmten analogen Rechnungsworkflow. Die bestehenden Abläufe führten zu Intransparenz im Rechnungslauf, langen Bearbeitungszeiten und einem hohen manuellen Abstimmungsaufwand. Für die Mitarbeitenden bedeutete dies einen unübersichtlichen Prozess, der die tägliche Arbeit erschwerte und zunehmend z. B. durch entstehende Skontoverluste zu Unzufriedenheit führte. Entsprechend groß war der Bedarf nach einer klar strukturierten, transparenten und verlässlichen Lösung für die digitale Rechnungsprüfung.

Die Lösung

Im Rahmen des Projekts wurde der gesamte Rechnungsprüfprozess bei der GS SCHENK Firmengruppe in Zusammenarbeit mit Steigauf grundlegend überarbeitet.
Ziel des Projekts war es, den bestehenden Rechnungsworkflow klarer zu strukturieren. Gleichzeitig wurde der neue Prozess so aufgebaut, dass auch E-Rechnungsformate problemlos verarbeitet werden können – ein entscheidender Vorteil, denn dadurch war die GS SCHENK Firmengruppe frühzeitig bestens auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet und konnte diese direkt umsetzen.
Seit der Einführung läuft die Rechnungsprüfung nun strukturiert digital und effizient ab: Rechnungen treffen direkt im System ein – unabhängig davon, ob sie als PDF, ZUGFeRD oder XRechnung übermittelt werden.
Der zuständige Bauleiter erhält jede Rechnung übersichtlich im System angezeigt und kann erforderliche Änderungen, etwa bei Mengen oder Positionen, direkt im Arbeitsbereich vornehmen. Auch Preislisten werden eingelesen – via Positionsabgleich können alle angepassten Werte automatisch übernommen und Beträge sowie Summen unmittelbar aktualisiert werden. Auf dieser Basis erzeugt JobRouter ein fertig aufbereitetes Dokument mit allen korrigierten Angaben, das bei Bedarf automatisiert an den jeweiligen Lieferanten bzw. Nachunternehmer versandt werden kann.
Nach der Freigabe können die Daten in weitere nachgelagerte Programme einfließen. Originalrechnung und korrigierte Version werden revisionssicher archiviert.
Durch entsprechende Schulung von Steigauf konnte die GS SCHENK Firmengruppe bereits nach kurzer Zeit kleinere Anpassungen im Job- Router selbstständig umsetzen – ein Zeichen für die hohe Nutzerfreundlichkeit des Systems.