Digitaler Rechnungseingang mit Steigauf
Der Rechnungseingang muss kein Flaschenhals mehr sein. Wenn Sie Ihre Eingangsrechnungen digitalisieren, gewinnen Sie mehr als nur Zeit: Sie schaffen Durchblick, vermeiden Fehler – und bringen Ordnung ins tägliche Rechnungschaos.
Denn jede korrekt verarbeitete Rechnung spart nicht nur Aufwand, sondern verbessert auch Ihre Entscheidungsgrundlage. Und je früher Sie Zahlungsläufe, Skontofristen oder Budgetabweichungen im Blick haben, desto souveräner handeln Sie.
Rechnungseingang – digital und automatisiert
Mit der Digitalisierung des Rechnungseingangs automatisieren Sie diesen komplexen Prozess – vom Erfassen bis zur Archivierung. Egal ob Papierbeleg, E-Mail-Anhang oder strukturierte E-Rechnung: Ein intelligenter Workflow übernimmt für Sie. Daten werden erkannt, zugeordnet und geprüft. Die Freigabe läuft digital – schnell, transparent und nachvollziehbar. Am Ende liegt alles dort, wo es hingehört: im System, im Archiv, im Griff.
Wie funktioniert der digitale Rechnungseingang?
Zentraler Rechnungseingang für alle Formate
PDF, X-Rechnung, ZUGFeRD-Rechnung oder Papier– alles landet automatisiert im System und wird korrekt zugeordnet.
Intelligente Datenerkennung (OCR mit KI + Indexierung)
Kopf-, Fuß- oder Positionsdaten, Beträge, Fälligkeitsdaten: Alle relevanten Infos werden automatisch erkannt und verarbeitet.
Workflow für Prüfung & Freigabe
Klare Regeln, definierte Prozesse, flexible Vertretungsfunktionen – mit automatischer Dokumentation aller Schritte.
Nahtlose Integration in ERP & FiBu
Keine Medienbrüche: Alle Daten landen direkt dort, wo sie gebraucht werden – z. B. in DATEV, Business Central und SAP.
Digitale Archivierung & GoBD-Konformität
Rechnungen digital ablegen, strukturiert verwalten und rechtssicher archivieren – vollständig durchsuchbar und jederzeit abrufbar.
Auswertungen & Dashboards
Behalten Sie Zahlungsziele, Skontofristen und offene Beträge im Blick – für mehr Kontrolle und bessere Entscheidungen.
Welche Lösung passt zu Ihnen?
Mit unserem Steigauf Schnittstellenmanagement sowie der Anbindung an DocuWare und JobRouter zählen wir zu den führenden Anbietern für digitales Dokumentenmanagement und Workflow-Automatisierung. Wir schaffen Schnittstellen zu Ihren IT-Anwendungen und unterstützen Sie dabei, Ihre Dokumente sicher zu archivieren. Welche Lösung am besten zu Ihren Anforderungen passt, erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen.
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Das sagen unsere Kunden
Rechnungen sicher und schnell verbuchen – mit Steigauf
Vereinfachen Sie Ihre Prozesse und sparen Sie Geld und Zeit. Mit der Digitalisierung Ihres Rechnungseingangs beginnen Sie ein neues Zeitalter ohne physische Papierstapel und manuelle Freigaben.
Ob E-Rechnung verarbeiten und erstellen, Eingangsrechnungen digitalisieren oder Rechnungen digital archivieren – wir unterstützen Sie dabei, Ihre Buchhaltungsabläufe nachhaltig zu verbessern.
Elektronischer Rechnungseingang einfach erklärt
Da die Strukturen und Abläufe in jedem Unternehmen anders aussehen, gibt es hier nicht die eine Musterlösung. Mit Hilfe unserer Software DocuWare und JobRouter können wir den Prozess des elektronischen Rechnungseingangs individuell auf Ihre Bedürfnisse anpassen.
Der erste Schritt ist meist die automatische Belegerkennung mit Unterstützung von intelligenter OCR-Technologie und KI-Assistenz. Rechnungen, die postalisch eingehen, müssen dafür zunächst gescannt werden. Bei E-Rechnungen entfällt der Schritt der Belegerkennung, da sie strukturierte Rechnungsdaten enthalten, die sofort weiterverarbeitet werden können.
Nachdem Ihre Rechnungen entsprechend verschlagwortet und im digitalen Archiv angelegt sind, startet ein automatischer Workflow zur Rechungsbearbeitung und –freigabe. Vor allem der Freigabeprozess unterscheidet sich in der Regel von Unternehmen zu Unternehmen. Eine formelle, sachliche und rechnerische Prüfung sollte allerdings immer stattfinden. Sofern die Rechnung korrekt ist, kann diese sofort kontiert und an die Fibu übergeben werden, die dann alle weiteren Schritte des Zahlungsprozesses übernimmt.
Das Finanzamt akzeptiert die digitale Aufbewahrung von Dokumenten nicht nur, sondern verlangt sie in bestimmten Fällen sogar. Die GoBD (kurz für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) schreibt allen Gewerbetreibenden – also nicht nur buchführungspflichtigen Unternehmen sondern auch Freiberuflern, Selbstständigen und Kleinunternehmern – vor, dass alle steuerrelevanten Dokumente im Original, lückenlos, sofort verfügbar, unveränderbar sowie vor Verlust geschützt aufbewahrt werden müssen. Für Papierbelege besteht somit keine Pflicht mit einem Dokumentenmanagement-System zu arbeiten, jedoch erleichtert es erheblich die Anforderungen zu erfüllen. Probleme mit dem Finanzamt gibt es dabei auch nicht, da die GoBD das ersetzende Scannen ausdrücklich erlaubt, wenn genannte Kriterien erfüllt sind.
Anders sieht es bei elektronischen Belegen aus, wie z.B. Rechnungen, die per E-Mail eintreffen. Da auch diese im Original aufbewahrt werden müssen, reicht es nicht diese auszudrucken und abzuheften. Sie müssen in elektronischer Form abgelegt werden. Hierbei kann Ihnen nur eine Software zu Mailarchivierung bzw. ein Dokumentenmanagement-System helfen. Die Vorteile eines DMS sind, dass sie damit noch weitaus mehr machen können, als lediglich Ihre Mails revisionssicher abzulegen. Beispielsweise können wiederkehrende Aufgaben damit automatisiert werden und Workflows eingerichtet werden.
In DocuWare werden Bearbeitungsschritte mithilfe von digitalen Stempeln dokumentiert. Dies wird zum Beispiel im digitalen Rechnungseingang deutlich. Die einzelnen Rechnungen werden von unterschiedlichen Mitarbeitern bearbeitet. Verschiedene Verantwortliche müssen nacheinander die Dokumente prüfen und weitergeben. Damit keine Rechnung verloren geht oder übersehen wird, werden diese mit DocuWare im Archiv abgelegt und ein digitaler Workflow zur Prüfung und Bearbeitung gestartet. Über digitale Stempelsetzung können die verschiedenen Bearbeitungsschritte auf der Rechnung dokumentiert und festgehalten werden. So weiß jeder, wie der aktuelle Bearbeitungsstand ist.
Im JobRouter werden keine digitalen Stempel eingesetzt, der Bearbeitungsstatus wird hier über eine Art Protokoll nachvollzogen.
Digitale Archivierung, ein Dokumenten-Pool, der für alle Mitarbeiter zugänglich ist, kein Papierchaos mehr – das klingt für die meisten Unternehmen verlockend. Doch wie geht das Finanzamt mit digitalen Daten um?
Solange die elektronische Archivierung nicht im Ausland erfolgt, besteht den Ämtern gegenüber keine Informationspflicht bezüglich des digitalen Archivierens für Sie. Für den Fall, dass Ihr digitales Archiv nicht in Deutschland liegt, müssen Sie vorher das zuständige Finanzamt informieren. Das trifft beispielsweise dann zu, wenn Sie die DocuWare Cloud verwenden.
Mit DocuWare ist es möglich, von der in Ihrem Unternehmen eingesetzten Software aus auf die archivierten Belege in DocuWare zuzugreifen bzw. Dokumente aus diesen heraus abzulegen. Hierfür wurden eine Vielzahl an Schnittstellen zu gängigen Software-Paketen (z.B. Datev, Navision, Business Central, etc.) entwickelt, welche es Ihnen ermöglichen, in Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung weiterzuarbeiten und trotzdem auf den digitalen Dokumentenpool Zugriff zu haben. Mit unserem eigens entwickelten Schnittstellentool ILS können wir darüber hinaus auch Schnittstellen zu vielen weiteren Programmen anbieten.
Jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet, bestimmte Dokumentenarten bestimmte Zeitspannen lang aufzubewahren. Je nach Dokumentenart handelt es sich um 6 oder 10 Jahre. Manche Dokumente müssen sogar länger als 10 Jahre archiviert werden.
Es ist wichtig, die genauen Fristen des Gesetzgebers zu kennen, um eine effektive und hilfreiche elektronische Ablage zu generieren. Ein Dokumentenmanagement-System hilft Ihnen durch einstellbare Routinen, Dokumente aufzubewahren und nach vorgegebener Zeit zu löschen.
Es erkennt anhand des Dokumententyps oder Erstelldatums, wann ein Dokument sein Verfalldatum erreicht hat und kann es dann eigenständig löchen. Alternativ kann dem Nutzer angezeigt werden, dass ein Verfalldatum erreicht ist, und er kann das Dokument manuell löschen. Auch können für Dokumente individuelle Verfallsdaten festgelegt werden, falls diese länger als 10 Jahre aufbewahrt werden müssen. Dies gilt z.B. für Dokumente, die zu einem schwebenden Verfahren gehören.