DMS Schnittstelle Navision für DocuWare

Ihre Navision Lösung für DocuWare

Wenn Sie bereits Navision in Ihrem Unternehmen einsetzen, wissen Sie von den Vorteilen, die ein ERP-System mit sich bringt. Ein Dokumentenmanagement-System in Kombination mit unserer Schnittstelle zu Navision hilft Ihnen dabei, noch mehr aus dem System herauszuholen und Ihnen die tägliche Arbeit zu erleichtern.

Durch unsere Schnittstelle zwischen Microsoft Dynamics NAV (neuerdings Dynamics 365 Business Central) - kurz Navision - und DocuWare können Sie von allen gewünschten Stellen in Navision auf Ihr Archiv zugreifen und alle dort archivierten Informationen und Belege abrufen, ohne dabei Ihre gewohnte Arbeitsumgebung zu verlassen.

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Wir sorgen dafür, dass Ihr Navision-System reibungslos an das DMS angebunden wird.

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Der einfache Weg zu Ihrer DMS Schnittstelle für Navision:

Ihre Vorteile

  • direkte Beleganzeige aus der gewohnten Navision-Umgebung heraus
  • Vorgangshistorie ist lückenlos nachvollziehbar
  • garantierte Erfüllung der Aufbewahrungspflichten
  • automatische Archivierung aller Navision-Dokumente
  • Dokumente und E-Mails mit Vorgängen in Navision verknüpfen
  • Rechnungen im Archiv automatisch als bezahlt markieren
  • Zeitersparnis dank automatischer Belegerkennung und Buchungsübergabe
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Das kann die Navision-Schnittstelle

Rechtssichere Archivierung

Unsere Schnittstelle ermöglicht es Ihnen, sämtliche in Navision erzeugten Dokumente beim Versand per E-Mail vollautomatisch in das DMS-Archiv zu übernehmen. Das hat den Vorteil, dass nicht vergessen werden kann, archivierungspflichtige Dokumente abzulegen und somit Gefahr zu laufen, einen Rechtsverstoß zu begehen. Außerdem entfällt die manuelle Ablage, was Zeit und Geld spart. Zusätzlich können Dokumente über die Druckfunktion archiviert werden. Darüber hinaus werden eingehende Belege rechts- und revisionssicher im Archiv abgelegt.

Verknüpfung von Vorgängen und Dokumenten

Vorgänge und Dokumente können auf unterschiedliche Weise miteinander verküpft werden. Eine Möglichkeit ist via Barcode, der auf dem Dokument aufgebracht wird. Dadurch ordnet das System das Dokument beim anschließenden Scannen automatisch einem bestimmten Vorgang zu. E-Mails und andere elektronische Dokumente können ganz einfach per Drag & Drop auf den Vorgang in Navision gezogen werden. Damit wird die Datei bzw. die E-Mail im Archiv abgelegt und gleichzeitig mit dem Vorgang verknüpft. Eine dritte Möglichkeit ist die automatische Verknüpfung, die immer dann stattfindet, wenn eine Buchungsübergabe aus dem DMS an Navision erfolgt. Der dazugehörige Beleg wird dann automatisch dem Vorgang zugeordnet.

Beleganzeige und -recherche

Navision-Anwender besitzen direkten Zugriff auf alle im Archiv abgelegten Dokumente, vorausgesetzt sie haben die entsprechende Berechtigung dafür. Das Abfragefenster zur Dokumenten-Anzeige lässt sich in alle Navision-Masken integrieren. Somit gewinnen Sie bei jeder Suche einen sofortigen Überblick über alle vorgangsrelevanten Dokumente. Der große Vorteil davon ist, dass die Nutzer ihre gewohnte Arbeitsumgebung nicht verlassen müssen. Das sorgt für eine hohe Benutzerakzeptanz und erfordert nur einen geringen Schulungsaufwand.

Datensynchronisation zwischen DMS und Navision

Bei einer frühen Archivierung werden Rechnungen gleich nach Eingang gescannt, indexiert und im DMS archiviert. Damit der Buchhalter die Daten nicht nochmals händisch eingeben muss, können Rechnungsdaten per automatischer Buchungsübergabe an Navision übergeben werden.
Umgekehrt funktioniert der Datenaustausch selbstverständlich genauso. Daten lassen sich auch von Navision an DocuWare übergeben. Beispielsweise können Buchungsbelege beim Buchen automatisch mit einem „Gebucht-Stempel“ in DocuWare versehen werden. Ergänzend dazu können OPOS vom System „überwacht“ werden. Damit ist es möglich, beim Ausgleich die entsprechende Rechnung vollautomatisch mit „bezahlt“ stempeln zu lassen. Somit entsprechen Ihre Belege immer dem aktuellen Stand und der Status ist für alle Beteiligten transparent.

 


Verschaffen Sie sich einen Einblick in die Lösung:

Nach dem Klick auf den in Navision integrierten Button "archivierte Belege suchen" öffnet sich die Suchmaske. Dort kann man die gewünschten Parameter anwählen und im nächsten Schritt öffnet sich DocuWare. Das Angebot 1016 wurde einmal verändert, daher ist es zwei Mal im Archiv abgelegt und die geänderten Posten sind nachvollziehbar.

Zum Navision-Vorgang gehörige Dokumente können direkt aus dem System heraus in DocuWare gesucht und angezeigt werden.

Dokumente können einfach per Drag&Drop einem Vorgang in Navision zugeordnet und im Dokumentenmanagement-System archiviert werden.

In Navision erstellte Dokumente, die über den Button "Per E-Mail senden" verschickt werden, werden bei Versand automatisch ins DMS-Archiv übernommen.

Rechnungen, die in Navision als bezahlt markiert sind, werden automatisch auch im DocuWare Archiv mit einem Bezahlt-Stempel versehen.

Papierbelege lassen sich über Barcodes gleich beim Scannen dem Vorgang zuordnen. Dazu einfach über "Barcode-Label drucken" einen Barcode erzeugen, auf die Papierrechnung kleben und einscannen.

 

Anwendungsszenarien: So erleichtert unsere DMS-Lösung für Navision Ihre tägliche Arbeit

Sie können jeden Vorgang lückenlos nachvollziehen

Vor allem im Vertrieb ist es essentiell, dass Sie auf Kundenanfragen souverän reagieren können, auch wenn der zuständige Bearbeiter gerade einmal nicht im Haus ist. Ruft ein Kunde bei Ihnen an und hat eine Nachfrage zu einem Angebot, das Ihr Kollege letzte Woche verschickt hat, werden Sie vermutlich Navision öffnen und sich das Angebot ansehen. Da Angebote im System aber jedes Mal neu erzeugt werden, sehen Sie zwar die letzte Version, die aber nicht zwingend mit der übereinstimmt, die der Kunde erhalten hat. Der Kollege könnte nämlich noch Änderungen vorgenommen haben, nachdem er es an den Kunden verschickt hat. Navision in Kombination mit DocuWare bzw. JobRouter bietet hier den entscheidenden Vorteil, dass sämtliche Korrespondenz beim Versand aus dem System automatisch unveränderbar archiviert wird und sie somit genau das sehen, was der Kunde erhalten hat.
Darüber hinaus sehen Sie im DMS auch andere vorgangsrelevante Dokumente, da sämtliche Korrespondenz - sogar Papiernotizen - sich dort ganz einfach ablegen lassen.
Dies ist nicht nur im Vertrieb praktisch, denn auch in anderen Abteilungen wie z.B. im Einkauf, der Personalabteilung oder der Buchhaltung ist Transparenz und eine lückenlose Historie ein etwaiger Vorteil im Wettbewerb.

 

Sie archivieren sämtliche Dokumente rechtskonform

Neben mangelnder Transparenz besteht ohne den Einsatz eines DMS zudem die Gefahr, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nicht zu erfüllen. Diese besagen, dass alle geschäftsrelevanten Dokumente für die Dauer der gesetzlich festgelegten Frist unveränderbar aufbewahrt werden müssen. Wie bereits erwähnt, werden in Navision erzeugte Dokumente wie beispielsweise Angebote bei jedem Aufruf neu generiert. Damit sind Änderungen nicht nachvollziehbar, es ist nicht gewährleistet, dass das generierte Angebot dem entspricht, das dem jeweiligen Kunden tatsächlich vorliegt. Hinzu kommt, dass ein Angebot nur abrufbar ist, solange es nicht in einen Auftrag umgewandelt wurde.
Mit unserer Lösung sind Sie rechtlich auf der sicheren Seite, denn im Dokumentenmanagement Archiv werden alle relevanten Dokumente revisionssicher archiviert. Die Schnittstelle sorgt dafür, dass Sie Ihre Dokumente mit nur einem Klick ablegen können. Alles, was Sie aus Navision heraus per E-Mail versenden, wird sogar automatisch ins digitale Archiv übernommen.

 

Sie können Eingangsrechnungen schneller bearbeiten

Eingangsrechnungen haben oft eine lange Bearbeitungszeit, vor allem dann, wenn noch Freigaben erforderlich sind. Aber auch hier schafft ein DMS Abhilfe, denn mit einem Dokumentenmanagement-System scannen Sie Ihre Rechnung und dank Belegerkennungssoftware werden die wichtigsten Daten wie z.B. Lieferantenname, Rechnungsnummer oder Beträge automatisch ausgelesen. Im Anschluss daran folgt ein Workflow zur Rechnungsfreigabe. Dabei erhält der Bearbeiter eine E-Mail, dass ein freizugebendes Dokument vorliegt. Er lässt sich die Rechnung im System anzeigen und gibt diese per Mausklick frei. Die im DMS gesammelten Daten werden nun per Buchungsübergabe an Navision überstellt und der zuständige Buchhalter kann im Buchblatt nochmal alle Daten überprüfen und abschließend buchen. Die zugehörige Rechnung wird im DMS danach automatisch mit einem „Gebucht-Stempel“ versehen. Somit ist der aktuelle Status für alle Beteiligten transparent und Rechnungen können in Zukunft schneller bearbeitet werden.

 

 

Lernen Sie zwei Kunden kennen, die unsere Schnittstelle bereits einsetzen:

„Die Einführung des DMS DocuWare mit dem Partner Steigauf war für uns ein entscheidender Schritt in Richtung Innovation, welcher durch eine erhebliche Zeiteinsparung sowie eine Optimierung der Qualität der Durchlaufgeschwindigkeiten unsere internen Prozesse stark verbessert hat.“

Ulrike Späth, Kaufmännische Leiterin
Markus Späth GmbH
 

„Endlich hat die aufwendige Ablage und das lange Suchen ein Ende. Durch die Einführung von DocuWare wurden zahlreiche Prozesse wie Bestellwesen, Archivierung der Fertigungsaufträge und Rechnungsfreigabe optimiert und vereinfacht.“

Franz Olbrich, Betriebsleitung
HABA PlattenService GmbH

>> Zum Referenzbericht

 

FAQ

Hier haben wir einige der häufigsten Kundenfragen zum Thema Navision Schnittstelle zusammengestellt:
Welche DocuWare bzw. Navision Versionen werden unterstützt?

Die Schnittstelle ist auf DocuWare ab der Version 6.7 zugeschnitten und arbeitet mit Navision ab Version 2013 bis 2018. Die DocuWare Cloud wird ebenfalls unterstützt. An der Schnittstelle zu Microsoft Dynamics 365 Business Central arbeiten wir gerade.

Welche sonstigen Systemvoraussetzungen gibt es?

Die notwendigen Objekte von Microsoft sind in der Schnittstelle enthalten. Am Besten wird diese auf dem DocuWare-Server mit installiert. Optimalerweise steht auf diesem ein eigener Service-Tier zur Verfügung, in welchen die Schnittstellen-Komponenten integriert werden. Seitens DocuWare benötigen Sie je nach Nutzung der Schnittstelle u.U. DocuWare-Import, Barcode&Forms sowie AutoIndex. Kunden von Steigauf oder Steigauf Partnern nutzen alternativ den DocuMatic Reader oder den InnoLink-Service.

Weitere Antworten erhalten Sie auch in unserem FAQ-Bereich
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Ihre Sibylle von Liliencron
Vertrieb
 

 

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