Dokumentenmanagement am Beispiel der BEGO Bremer Goldschlägerei

Erfindungsgeist und höchste Qualitätsstandards sind die Argumente, mit denen sich das traditionsreiche mittelständische Unternehmen BEGO auf dem internationalen Dentalmarkt gut behauptet. Ob Implantate, Kronen und Brücken oder CAD/CAM-Lösungen für Dentallabore – die Bremer Dentalfirma kann eine breite Palette von hervorragenden Produkten und Dienstleistungen bieten.
Großaufträge aus in- und aussereuropäischen Ländern garantieren BEGO gute Geschäfte mit weiteren Wachstumschancen für die Zukunft. Schon heute werden von jährlich circa 70 Millionen Euro Umsatz rund 60 Prozent im Ausland erwirtschaftet.

BEGO Bremer Goldschlägerei GmbH

Branche: Industrie/ Dentalfirma

Einsatzbereiche: Einkauf, Finanzbuchhaltung, Produktion und Vertrieb

Dokumentarten: Papierunterlagen, Rechnungen, Lieferscheine, elektronisch erzeugte Belege

 

Das Dokumentenmanagement Projekt auf einen Blick

Die Aufgaben

  • Abbau des Papierarchivs
  • Zentraler Dokumentenpool
  • Integration mit ERP-System Baan IV und MS Dynamics AX
Eingesetzte Module
Die Vorteile
  • Zeit- und Kostenersparnis
  • Besserer Service
  • Transparente Arbeitsabläufe
  • Weltweiter Archiv-Zugriff via Web Client

>> Darum fiel die Entscheidung auf DocuWare

Wichtigstes Entscheidungskriterium bei der DMS-Auswahl war die Integrationsfähigkeit in das ERP-System. "Mit DocuWare war eine gute Anbindung an unsere Warenwirtschaft gewährleistet." (Carol Smolawa)


 

So wurde das Dokumentenmanagement für BEGO umgesetzt:

Für die Wettbewerbsfähigkeit und damit auch für die Zukunftsfähigkeit müssen Unternehmen der Dentalindustrie Ihre Innovationskraft stets aufs Neue beweisen. Deshalb und auch aufgrund der umfangreichen Dokumentationspflichten dieser Branche hat sich die BEGO bereits im Jahr 2002 für die Einführung eines DMS entschieden. Bis dahin gehörten lange Such- und Bearbeitungszeiten sowie ein überfülltes Papierarchiv zur Tagesordnung.

Lösung

Für die Installation des DMS wurde die bereits vorhandene Server-Architektur genutzt, als zusätzliche Hardware wurden lediglich Scanner angeschafft. Zum Erfassen der eingehenden Papierbelege werden alle Dokumente mit einem Barcode versehen, gescannt und im Dokumenten-Pool abgelegt. Dank der Schnittstelle zum ERP übernimmt das System Lieferantennummer oder Adresse automatisch. Heute können die Mitarbeiter aus den Abteilungen Einkauf, Fibu, Produktion und Vertrieb direkt aus dem Warenwirtschaftssystem heraus auf DocuWare zugreifen. Dank der effizienten Suchfunktion wird auch bei speziellen Anfragen das zugehörige Dokument schnell gefunden. Ein weiterer großer Vorteil ist, dass sich die Handelspartner und Service-Stationen des Unternehmens, die weltweit verteilt sind, mithilfe des DocuWare Web Client auf den Dokumenten-Pool zugreifen können. Eine Softwareinstallation auf dem eigenen Rechner ist dazu nicht erforderlich und die dezidierte Rechtevergabe sorgt für die notwendige Sicherheit. In der Einkaufsabteilung konnte dank des DMS der Bestellvorgang deutlich beschleunigt werden.

Fazit

Die Investitionen für das DMS haben sich bei BEGO bereits nach 15 Monaten amortisiert - genau wie in der Wirtschaftlichkeitsrechnung vorausgesagt. Ein Plus ist, dass die Mitarbeiter dank effizienter Schnittstellen auch weiterhin aus ihrer gewohnten Arbeitsumgebung heraus auf das zentrale Archiv zugreifen können. Da Innovationskraft im Unternehmen groß geschrieben wird, ist für die Zukunft geplant die Einsatzmöglichkeiten des Dokumentenmanagement-Systems noch weiter auszubauen.

 

Kundenzitat:

„Die positiven Referenzen von Unternehmen unserer Größe waren gute Argumente für den Einsatz von DocuWare, aber auch die für einen Mittelständler angemessene Investitionshöhe. Das DMS hat sich wie in der Wirtschaftlichkeitsrechnung prognostiziert bereits nach 15 Monaten amortisiert."

Carol Smolawa, IT-Manager

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