Dokumentenmanagement Bildungsakademie der Bauwirtschaft BW

So wurde das Projekt für die Bildungsakademie der Bauwirtschaft Baden-Württemberg umgesetzt

Um in der zunehmend digitalisierten Welt auf dem richtigen Weg zu bleiben und vor allem ortsungebundene Transparenz sicherstellen zu können, entschied sich die Bildungsakademie der Bauwirtschaft für den Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS). Bislang arbeiteten alle 11 Bildungszentren noch mit sehr viel Papier und manuellen Ordnerstrukturen. Die Einführung eines DMS sollte die internen Prozesse papierfrei, übersichtlicher und einheitlicher gestalten, um somit Zeit zu sparen und einen weiteren Beitrag zum Umweltschutz zu leisten. Auch die Zusammenarbeit zwischen den Standorten sollte so vereinfacht werden. Ein weiteres wichtiges Detail für die Bildungsakademie bei der Suche nach einem DMS war eine Schnittstelle zu Uniplus, einem CRM- und ERP-System für Bildungseinrichtungen.

Mit über 25 Jahren Erfahrung im Dokumentenmanagement und daraus resultierender tiefer Projekt- und Sachexpertise gilt die Firma Steigauf als Spezialist im DMS-Bereich. Desweiteren verbindet DocuWare und Steigauf eine langjährige Partnerschaft mit vielen gemeinsamen, erfolgreichen Projekten. Zusätzlich dazu hat Steigauf die Möglichkeit, über das hauseigene Software Tool Innolink Service die Schnittstelle zu Uniplus flexibel und unkompliziert abzubilden. Aufgrund dieser Benefits und der reibungslosen Kommunikation im Vorfeld entschied sich die Bildungsakademie für Steigauf als Partner bei der Umsetzung ihres DMS.

Seit des Einsatzes von DocuWare in der Verwaltung der Bildungsakademie laufen die internen Prozesse zunehmend transparenter ab. Nun werden in einer digitalen Kursakte durch die Schnittstelle zu Uniplus sämtliche relevanten Dokumente zu Auszubildenden und Kursen in DocuWare abgelegt, ganz gleich, an welchem Standort die Auszubildenden eingeschrieben sind.
Alle An- und Abmeldungen, Abrechnungen, aber auch Zertifikate, Urkunden und Beurteilungen oder auch Abwesenheiten, Fahrtkostenanträge und viele weitere Belege werden im digtalen Dokumenten-Pool gesammelt und dem jeweiligen Auszubildenden zugeordnet. Durch ein Onlineportal von Uniplus und DocuWare im Hintergrund haben nun auch die Ausbildungsbetriebe sowie die Auszubildenden selbst von extern Einsicht in verschiedene Dokumente aus der Kursakte. Das manuelle Sammeln, Zuordnen und Ablegen der verschiedenen Belege gehört der Vergangenheit an. Sowohl intern als auch standortübergreifend vereinfacht nun ein reibungsloser Austausch die Zusammenarbeit, indem schnell und unkompliziert die benötigten Informationen zur Verfügung gestellt und bearbeitet werden können.

Für die Zukunft ist geplant, dass auch die Lehrer mit der digitalen Kursakte arbeiten sollen.