Dokumentenmanagement am Beispiel von BKL
Verkauf, Vermietung und Service rund um Baukrane in Deutschland und Europa - alles aus einer Hand - das bietet BKL Baukran Logistik ihren Kunden. Alle Top-Kranhersteller Europas und deren stärkste Produktgruppen sind unter dem Dach der BKL vereint. Ob Transport, 24-Stunden-Service oder Unterstützung in Montage und Reparatur, der innovative Kranspezialist ist ein erfahrener und kompetenter Partner für die Bauvorhaben der Kunden - von der Planung über die Organisation bishin zur Durchführung der Projekte.
Mit der Gründung in 1969 hat die BKL sich zum Ziel gesetzt, uneingeschränkt die Wünsche der Kunden zu erfüllen und jederzeit mit Rat und Tat zur Verfügung zu stehen. Rund 200 engagierte Mitarbeiter werden regelmäßig geschult und sorgen am Hauptsitz in Forstinning bei München sowie an den Niederlassungen in Ingolstadt, Frankfurt a.M. und Hannover für das Wohl der Kunden.
Tradition und Innovation gehen Hand in Hand: Über 40 Jahre lange Erfahrung in der Branche sowie regelmäßige Optimierungen und Erweiterungen im Produktprogramm zeugen von höchster Kompentenz und Motivation.
Das Dokumentenmanagement-Projekt auf einen Blick
Die Einführung eines DMS bei BKL
Ausgangslage
Ein stetig anwachsendes Papierarchiv und das dadurch entstandene Suchen nach benötigten Dokumenten schränkte die tägliche Arbeit der Mitarbeiter sehr ein und schuf langwierige Bearbeitungsprozesse und einen unübersichtlichen Beleglauf. Durch den hohen Papierverbrauch und die langen Bearbeitungszeiten stiegen die Kosten und der Platzmangel. Optimierungsbedarf herrschte vor allem auch im Versand von Originaldokumenten zwischen den Niederlassungen. Mit der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems sollte das große Papierarchiv aufgelöst und ein zentrales Datenarchiv eingerichtet werden, auf welches jede Niederlassung jederzeit schnellen Zugriff hat.
Die Lösung
Im Jahr 2012 entschied sich die BKL Baukran Logistik GmbH für den Einsatz der Software DocuWare, JobRouter sowie des Moduls InnoLink Service von Steigauf. In den Bereichen Vertrieb, Vermietung, Reparatur, Kundendienst, Verwaltung sowie Buchhaltung konnten hierdurch schon zeitnah große Verbesserungen wahrgenommen werden:
Durch den Einsatz des DMS konnte das Papierarchiv nahezu aufgelöst werden. Die Mitarbeiter können ihre internen Arbeitsabläufe nun in übersichtlicher und transparenter Weise gestalten und den Verbleib und aktuellen Status der bearbeiteten Dokumente jederzeit im digitalen Archiv einsehen. Durch die nun rasche und strukturierte Bearbeitung der Belege können alle Skontofristen eingehalten werden. Vor allem die durch den InnoLink Service entwickelten Schnittstellen zu EPOS (ERP-System), CrefoScore (Software zur Bonitätsprüfung) und der Active Directory ermöglichen den Mitarbeitern die Weiterarbeit in den ihnen vertrauten Systemen.
Durch die Integration des JobRouters in alle Unternehmensbereiche können die Mitarbeiter mit digitalen, transparenten Workflows arbeiten. Alle Daten können nun aus dem Warenwirtschaftsystem übernommen und dahin übergeben werden. Belegprüfungen, Bestellprozesse, aber auch interne Formulare zur Urlaubs- und Zeiterfassung, Notizerfassung sowie weiteren diversen Vorgängen werden nun zeitnah freigegeben.
So können sich die Mitarbeiter mit voller Motivation ihren wesentlichen Aufgaben und ganz den Kunden widmen.
„Trotz der Skepsis zu Beginn bei vielen Mitarbeitern kann ich nun von einem sehr positiven Ergebnis sprechen. Alle Abläufe sind transparent nachvollziehbar und auch schnell wieder zu finden. Durch das unternehmensweite Archiv haben auch alle Niederlassungen permanenten Zugriff auf alle wichtigen Dokumente.“
Dominik Henz, Bereichsleiter ICT
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