Dokumentenmanagement am Beispiel der Duttenhofer GmbH & Co. KG

Als mittelständische Firmengruppe entwickelt Duttenhofer in der Distribution technischer Konsumgüter Lösungen für Hersteller und Kunden in Deutschland und Europa. Eine wichtige Basis für den Erfolg ist das verkehrsgünstig gelegene Logistikzentrum nahe Würzburg. Hier stehen über 40.000 Artikel internationaler Marken EDV-gestützt verwaltet für eine zügige Lieferung an Kunden in ganz Europa bereit.
Auch in der Organisation und Verwaltung des Unternehmens setzt die Duttenhofer Group auf schnelle Informationssysteme. Neben dem zentralen AS/400-Rechner als Plattform für die betriebswirtschaftliche Software ist seit Sommer 2017 das Dokumentenmanagement-System (DMS) DocuWare im Einsatz.

Duttenhofer GmbH & Co. KG

Branche: Versandhandel

Einsatzbereiche: Buchhaltung, Vertrieb, Einkauf, EDV, Personalabteilung, Geschäftsführung

Dokumentarten: Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Transportschäden, Schriftwechsel, E-Mails

 

Das Dokumentenmanagement Projekt auf einen Blick

Die Aufgaben
  • Abbau des Papierarchivs
  • Zentraler Dokumenten-Pool
  • Revisionssichere Archivierung
  • Eingangsrechnungsworkflow
Eingesetzte Module
Die Vorteile
  • Reduzierte Suchzeiten
  • Beschleunigte Arbeitsabläufe
  • Verbesserter Service
  • Überwachung der Aufbewahrungsfristen

>> Darum fiel die Entscheidung auf DocuWare

Die Entscheidung für DocuWare fiel nach der Präsentation. "Die Fachkompetenz des DocuWare-Partners hat uns überzeugt". (Karin Manning)


 

So wurde das Dokumentenmanagement für die Duttenhofer Group umgesetzt:

Schon seit Längerem wollte das Unternehmen zur Verbesserung der internen Arbeitsabläufe ein DMS einführen. Dazu wurden im Vorfeld im ganzen Haus Analysen durchgeführt, um herauszufinden, wo das größte Optimierungspotential ist. Die Analysen ergaben, dass vor allem in der Finanzbuchhaltung Handlungsbedarf bestand, da hier mehrere hunderten Rechnungen am Tag und ebenso viele Lieferscheine in der Woche ein Zeit- und Platzproblem verursachten. Für die Prüfung der Rechnungen mussten diese zunächst ausgedruckt und anschließend im Haus vertielt werden. Skontofristen waren so kaum einzuhalten und das Wiederfinden und Überwachen der Dokumente kostete viel Zeit. Außerdem nahme die Rechnungen im Papierarchiv so viel Platz ein, dass ältere Belege bereits ausgelagert werden mussten .

Die Lösung

Im ersten Schritt wurden alle Lieferscheine gescannt, verschlagwortet und in DocuWare archiviert. Da das DMS an das Fibu-System FBS via Schnittstelle angebunden ist, können Lieferatendaten automatisch übernommen werden.
Als nächstes wurde ein Eingangsrechnungs-Workflow aufgesetzt, mit dessen Hilfe alle Rechnungen heute elektronisch weitergeleitet und freigegeben werden. Dazu schicken Lieferanten Ihre Rechnungen an eine eigens dafür eingerichtete E-Mail-Adresse, die von einem Programm ausgelesen wird. Papierrechnungen werden zunächst gescannt, verschlagwortet und dann in den Prozess eingespeist. Dann startet automatisch der Workflow: Warenrechnungen werden sofort im Briefkorb zur Bearbeitung abgelegt und dort kontrolliert und freigegeben. Kostenrechnungen hingegen werden an die zuständige Fachabteilung weitergeleitet und dort geprüft und freigegeben. Mit der Buchung der Rechnung endet der Workflow und die Rechnung ist revisionssicher archiviert und Vorgänge im Workflow-Protokoll festgehalten.

Fazit

Dank der revisionsicheren Archivierung können Papierbelege vernichtet werden und das Platzproblem ist gelöst. Vor allem die Finanzbuchhaltung wurde durch die Einführung des DMS entlastet, da die Prozesse zur Rechnungsprüfung deutlicht verschlankt wurden und Suchzeiten reduziert wurden. Die intuitiven Bedienung von DocuWare hat einen höhen Anteil an der sehr guten Akzeptanz bei den Anwendern im Unternehmen. „Was mir am Einsatz von DocuWare jedoch besonders gefällt, ist die Vielzahl an Anwendungsmöglichkeiten, die uns noch offen stehen“, betont Karin Manning. Andere Abteilungen möchten von den Vorteilen von DocuWare in Zukunft ebenfalls profitieren, daher ist eine Ausweitung auf die Verwaltung und die Vertriebsabteilung geplant.

 

Kundenzitat:

„Durch den DMS-Einsatz haben wir unsere Eingangsrechnungsprozesse optimiert, das Papierhandling in der Finanzbuchhaltung sowie die Reibungsverluste im Workflow deutlich reduziert und die Belege schnell und zielsicher verfügbar gemacht.“

Karin Manning, Software-Entwicklung/ Projektleiterin DMS

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