Dokumentenmanagement am Beispiel von BayernBankett
Leistungsstark im Service und Perfektion in allen Segmenten - dies ist die oberste Priorität der Bayern Bankett Gastronomie GmbH mit Hauptsitz in München. Als eine 100%- ige Tochtergesellschaft der Bayrischen Landesbank steht die Bayern Bankett Gastronomie GmbH für hohe Servicestandards im Bereich der Systemgastronomie und Catering- Dienstleistungen.
Rund 250 engagierte Mitarbeiter an diversen Standorten von Nürnberg bis Bad Reichenhall sorgen täglich für das leibliche Wohl ihrer Gäste. Auch auf dem Gebiet der Tagungs- & Erholungsmöglichkeiten bietet die Bayern Bankett Gastronomie GmbH eine Vielfalt an Möglichkeiten im Münchener Raum und sorgt für ein Wohlfühl-Ambiente sowie Rund-um-Betreuung ihrer Gäste - ob privates Entspannungsvergnügen oder Seminar- und Konferenzbesuche. Qualität, Nachhaltigkeit und die Zufriedenheit der Gäste sind hier sowie auch an allen anderen Standorten das oberste Gebot.
Das Dokumentenmanagement-Projekt auf einen Blick
Die Einführung eines DMS bei BayernBankett
Ausgangslage
Durch die Vielfalt an Rechnungen, Lieferscheinen sowie Bewirtungsbelegen entstanden immer weiter anwachsende Papierberge, welche starken Platzmangel schufen. Durch das Ansammeln der Dokumentenmengen in verschiedenen Archivräumen wurde die Suche nach benötigten Unterlagen immer zeitaufwändiger und belastete die tägliche Arbeit der Mitarbeiter sehr. Durch die Einführung eines Dokumentenmanagement- Systems sollte das Papierarchiv verringert sowie die intern ablaufenden Prozesse optimiert werden. Es sollte ein digitaler Dokumenten-Pool geschaffen werden, durch welchen alle Mitarbeiter immer und überall Zugriff auf die benötigten Dokumente haben und die Bearbeitungsstatus transparent dargestellt werden können.
Die Lösung
Eingeführt wurde nach langer Planung dann im Jahr 2015 die Software DocuWare und das von Steigauf entwickelte Modul DocuMatic InnoLink Service. Durch Schnittstellen wurde die Software ohne Probleme in firmeninterne Warenwirtschaftssysteme eingebunden. In der Geschäftsführung, in der Buchhaltung, im Controlling, im Einkauf sowie im Personalwesen erfuhren die Mitarbeiter eine große Arbeitserleichterung durch die zentrale Verfügbarkeit aller Unterlagen.
Heute muss sich niemand mehr auf die lange Suche nach einem benötigten Dokument machen. Durch die transparente Darstellung der ablaufenden Prozesse sind alle Geschäftsvorgänge nachvollziehbar dokumentiert und sorgen für eine erhöhte Arbeitseffizienz. Für die Mitarbeiter der Bayern Bankett Gastronomie GmbH bedeutet das Dokumentenmanagement-System eine große Unterstützung in ihrer täglichen Arbeit.
„Bereits bei der nächsten Wirtschaftsprüfung konnten wir die positiven Effekte von DocuWare spüren.“
Michael Chaussy, Controlling/EDV
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