Dokumentenmanagement am Beispiel von Köln Connection
Die Köln Connection Veranstaltungs- und Hallenvermietungs GmbH bietet ihren Kunden einzigartige Locations für besondere Anlässe. Ob Firmenfeier oder Hochzeit, ob 20 Gäste oder Großveranstaltung - jedes Event wird individuell und professionell betreut. Die unterschiedlichen und vielseitigen Locations aus dem Portfolio der Köln Connection lassen jedes Event zu einem unvergesslichen Erlebnis werden. Dem Kunden steht ein breites Spektrum für die Wahl der für ihn passenden Location zur Verfügung - von Beach Club über ehemalige Industriehalle bis hin zu einem Restaurant im Stile einer Almhütte. Neben der Vermietung und Eventbetreuung sorgt die Köln Connection mit verschiedenen Catering-Angeboten auch für das leibliche Wohl der Gäste und organisiert auf Wunsch auch Technik, Dekoration und weitere Dienstleistungen. Die Köln Connection bietet somit nicht nur einzigartige Locations, sondern liefert das passende Rund-um-Paket gleich mit dazu.
Das Dokumentenmanagement-Projekt auf einen Blick
Die Einführung eines DMS bei Köln Connection
Ausgangslage
Dank einer guten Auftragslage ging täglich eine Flut von Dokumenten durch das Unternehmen. Aus diesem Dokumentenaufkommen resultierte für die Mitarbeiter vor allem langes Suchen nach den benötigten Unterlagen. Außerdem wurde der Freigabeprozess für Rechnungen vor Einführung des Dokumentenmanagement-Systems postalisch erledigt, was eine sehr lange Bearbeitungszeit und den Verlust von Skontofristen nach sich zog. Durch die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems sollten der interne Freigabeprozess beschleunigt sowie Kosten eingespart werden. Es sollte ein zentraler Zugriff geschaffen werden, durch welchen alle Mitarbeiter immer und überall Zugriff auf die benötigten Dokumente haben und langes Suchen damit der Vergangenheit angehört.
Die Lösung
Im Jahr 2016 entschied sich die Köln Connection dann für die Umsetzung und Implementierung eines Dokumentenmanagement-Systems mit Steigauf als Partner. Durch Schnittstellen wurde die Software ohne Probleme in das firmeninterne Warenwirtschaftssystem ROP-8 eingebunden. Sowohl die Geschäftsführung als auch die Mitarbeiter in der Buchhaltung erfuhren eine große Arbeitserleichterung durch die zentrale Verfügbarkeit aller Unterlagen. Skonti können nun regelmäßig ausgeschöpft werden. Heute muss sich niemand mehr auf die lange Suche nach einem benötigten Dokument machen. Durch die transparente Darstellung der ablaufenden Prozesse sind alle Geschäftsvorgänge nachvollziehbar dokumentiert und sorgen für eine erhöhte Arbeitseffizienz. Für die Mitarbeiter der Köln Connection bedeutet das Dokumentenmanagement-System eine große Unterstützung in ihrer täglichen Arbeit.
„Dank der Einführung eines DMS sind unsere Geschäftsprozessen an die modernen Möglichkeiten und an das dritte Jahrtausend angepasst worden.“
Michael Staunau, Geschäftsführung
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