Dokumentenmanagement am Beispiel von Gealan
Mit Verantwortung, Integrität und Nachhaltigkeit die Zukunft gestalten - dies ist die Intention der Gealan Formteile GmbH mit Hauptsitz in Oberkotzau. Seit der Gründung in 1985 hat sich das Unternehmen auf die Entwicklung und Fertigung von technischen Spritzgußteilen und Baugruppen spezialisiert. Mit weiteren Standorten in Tschechien sowie Ungarn ist Gealan erfolgreich am Weltmarkt positioniert.
558 engagierte und motivierte Mitarbeiter arbeiten für die Zufriedenheit der Kunden und zeigen, dass exzellente Qualität und guter Service die Basis ihrer täglichen Arbeit sind. Tradition und Innovation gehen Hand in Hand - dies bestätigen das stetige Wachstum des Unternehmens sowie namhafte Zertifizierungen durch ISO/TS 16949:2009 und ISO9001:2008.
Das Dokumentenmanagement-Projekt auf einen Blick
Die Einführung eines DMS bei Gealan
Ausgangslage
Durch die Vielzahl an zufriedenen Kunden und das daraus entstandene stetige Wachstum des Unternehmens wurde es für die Mitarbeiter von Gealan zunehmend schwerer, die gute Auftragslage zeitnah zu bewältigen und der damit verbundenen Menge an Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheinen etc. Herr zu werden.
Ein hoher Lager- und Organisationsaufwand in der Verwaltung war das Resultat. Zudem schufen das hohe Papieraufkommen sowie die langwierigen und undurchsichtigen Bearbeitungszeiten der Rechnungen und Bestellungen steigende Kosten. Die Entscheidung fiel, ein Dokumentenmanagement einzuführen, um die Geschäftsprozesse zu strukturieren und zu optimieren und gleichzeitig räumliche, zeitliche und finanzielle Ressourcen zu sparen. Die langen Recherchen nach benötigten Informationen sollten wegfallen und transparente Workflows eingerichtet werden.
Die Lösung
Im Jahr 2015 entschied sich Gealan für die Implementierung der Software DocuWare und JobRouter mit einem Einsatzbereich in der Finanzbuchhaltung. Bereits nach kurzer Einsatzzeit konnten enorme Verbesserungen wahrgenommen werden. Schritt für Schritt wurde das Papierarchiv abgebaut und die Dokumente digital in DocuWare archiviert. Durch das große Zentralarchiv hat nun jeder Mitarbeiter des Unternehmens Zugriff auf die benötigten Informationen. Umständliche und lange Belegsuchen gehören der Vergangenheit an. Durch effektive Workflows zur Rechnungsbearbeitung im JobRouter ist der Rechnungsdurchlauf nun für alle auf transparente Art und Weise darstellbar und jeder zuständige Mitarbeiter kann den Verbleib und aktuellen Status einer Rechnung einsehen.
Sehr wichtig sind für Gealan die für dieses Projekt entwickelten Schnittstellen zum eigenen ERP-System Sage Wincarat und zur FiBu-Software Mesonic Winline. Durch den InnoLink Service von Steigauf können die Belege aus dem ERP-System revisionssicher in DocuWare abgelegt werden. Die im JobRouter verarbeiteten Rechnungsdaten werden direkt an die Finanzbuchhaltungssoftware übermittelt. Zudem können die Mitarbeiter in ihrer alltäglichen Umgebung weiterarbeiten und die gewohnten Systeme weiterhin nutzen.
„Dank des Einsatzes von DocuWare und JobRouter können wir enorme Zeiteinsparung sowie Transparenz in unseren internen Geschäftsprozessen verzeichnen. Unsere Mitarbeiter können sehr viel effektiver arbeiten und durch die Schnittstellen zu unseren internen Softwares (Sage Wincarat (ERP) sowie Mesonic Winline (FiBu)) weiterhin ihre gewohnte Arbeitsumgebung nutzen.“
Gerd Neugebauer, Teamleiter IT
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