Dokumentenmanagement am Beispiel von Holz Kogler
Unter dem Motto „Die Holzprofis mit Tradition und Leidenschaft“ agiert die Firma Holz Kogler seit 1889 in der Holzbranche. Ein Baumsterben, ausgelöst durch Käferbefall, war auschlaggebend für den Landwirt Johann Kogler, ein Sägewerk in Oberhaching zu gründen. Seit der Übernahme durch den Ururenkel des Gründers (Klaus Widmann) im Jahr 1995 hat sich das Unternehmen von einem reinen Sägewerk hin zu einem Holzgroßhandel entwickelt, welcher seine Ursprünge jedoch immer bewahrt hat. Die Energieeinsparverordnung aus dem Jahr 2002 und die damit gestiegenen Anforderungen an energieeffizientes Bauen hat das Geschäft von Holz Kogler weiter befeuert. 2014 erlitt die Firma jedoch einen herben Rückschlag, als sich ein Großbrand im Werk entfachte. Trotz dieser widrigen Umstände hat Holz Kogler es geschafft, seine Marktposition auszubauen. Heute ist das Unternehmen ein kompetenter Partner für das Handwerk in Sachen Neubau, Umbau und Renovierung mit einer breiten Produktpalette für den Holz- sowie Hoch- und Tiefbau.
Das Dokumentenmanagement-Projekt auf einen Blick
Die Einführung eines DMS bei Holz Kogler
Ausgangslage
Ein stetig wachsendes Papierarchiv schuf großen Platzmangel und erschwerte das Auffinden der zu bearbeitenden Dokumente. Hinzu kam, dass viele Dokumente dezentral in persönlichen Mailverzeichnissen und diversen Dateiverzeichnissen abgelegt wurden. Dies schränkte die tägliche Arbeit der Mitarbeiter sehr ein und schuf langwierige Bearbeitungsprozesse und einen unübersichtlichen Beleglauf.
Durch die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems sollte das Papierarchiv abgebaut werden und die internen Abläufe beschleunigt und für alle transparenter gemacht werden. Darüber hinaus sollte ein zentrales Archiv geschaffen werden, durch welches alle Mitarbeiter immer und überall Zugriff auf die benötigten Dokumente haben und langes Suchen der Vergangenheit angehört.
Die Lösung
Im Jahr 2018 entschied sich Holz Kogler für den Einsatz von DocuWare in Verbindung mit zusätzlichen Modulen für die Mailarchivierung, automatische Indexierung und Aufgabenbearbeitung. Die Entscheidung fiel auf DocuWare, weil der Aufbau des Programms genau den Anforderungen entsprach. Mithilfe des InnoLink Service Tools von Steigauf wurde auch eine Schnittstelle zum firmeninternen Warenwirtschaftssystem Holzmanager geschaffen. Heute findet dank des zentralen Archivs die Ablage viel strukturierter statt und langes Suchen gehört der Vergangenheit an. Durch die transparente Darstellung der Geschäftsprozesse sind alle Vorgänge nachvollziehbar dokumentiert und die Arbeitseffizienz hat sich erhöht. Außerdem erfuhren die Geschäftsführung sowie die Mitarbeiter in der Buchhaltung eine große Arbeitserleichterung bei der Rechnungsprüfung und -freigabe. Auf Wunsch des Kunden wurde auch die Übergabe von Belegen aus DocuWare zur externen Buchung eingerichtet. Laut Aussage von Herrn Widmann war DocuWare mit die beste Investition, die das Unternehmen in den letzten Jahren getätigt hat.
„Die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems war für uns DER entscheidende Schritt für die weitere Digitalisierung unserer Abläufe.“
Klaus Widmann, Geschäftsführung
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