Dokumentenmanagement am Beispiel von Vossius & Partner
„Ideen haben Rechte“ - unter diesem Motto betreut die international tätige Full-Service-Kanzlei Vossius & Partner mit Stammsitz in München und weiteren Sitzen in Düsseldorf, Berlin und Basel ihre Kunden. Technisch-naturwissenschaftliches Know-How und juristische Kompetenz gehen Hand in Hand: 55 erfahrene Patentanwälte sowie 17 hochspezialisierte Rechtsanwälte betreuen große und mittelständische Unternehmen, akademische und wissenschaftliche Institutionen sowie Start-ups.
Mit der Gründung in 1961 hat Vossius & Partner sich durch individuelle Beratungen, Erarbeitung von persönlichen Strategien und ein weltweites Netzwerk von Partnerkanzleien zu einer europaweit führenden Full-Service-Kanzlei entwickelt. Das hohe Maß an Erfahrung, Know-How und exzellentem Kundenservice belegen auch die Auszeichnung IP Firm of the year 2013 sowie der JUV Award 2012.
Das Dokumentenmanagement-Projekt auf einen Blick
Die Einführung eines DMS bei Vossius & Partner
Ausgangslage
Aufgrund einer sehr guten Auftragslage hatten die Mitarbeiter der Kanzlei täglich eine große Menge an Dokumenten zu bearbeiten, welche per E-Mail, Fax oder Post eintrafen. Durch die Vielzahl an unterschiedlichen Dokumenten und Eingangsmöglichkeiten war es schwer, eine strukturierte Ablage durchzuführen, woraus oftmals lange Suchen nach den benötigten Informationen resultierten.
Die dadurch entstehenden undurchsichtigen und langen Bearbeitungszeiten schränkten die täglichen Aufgaben sehr ein und schufen Zeitverlust. Mit der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems sollten durch ein zentrales und digitales Archiv die langen Suchen nach benötigten Dokumenten wegfallen und die Arbeitsprozesse effektiver und transparenter gestaltet werden.
Die Lösung
Im Jahr 2008 entschied sich Vossius & Partner für den Einsatz von DocuWare in Verbindung mit dem Modul InnoLink Service von Steigauf. Eingesetzt wurde das DMS in allen Abteilungen der Kanzlei und zeigte bereits nach kurzer Zeit enorme Verbesserungen der internen Prozesse.
Durch das digitale und zentrale Archiv haben nun alle Mitarbeiter die Möglichkeit, die benötigten Dokumente und deren aktuelle Bearbeitungsstatus einzusehen. Eine strukturierte Ablage aller eingehenden und erstellten Dokumente ermöglicht nun schlanke und effektive Bearbeitungsabläufe und Transparenz in den täglichen Aufgaben. Anhand der eingesetzten Volltextsuche hat jeder Mitarbeiter einen schnellen Zugriff auf die Dokumente und lange, aufwändige Suchen entfallen. Vor allem die durch den InnoLink Service ermöglichte Schnittstelle zur Kanzlei-Software WiNPAT lässt DocuWare im Hintergrund laufen und bietet für jeden weiterhin die gewohnte Arbeitsumgebung bei der Ausführung der täglichen Aufgaben.
Auch lässt sich eine enorme Reduzierung der Kosten für die bisher benötigte Hardware feststellen: Der Speicher der Kanzlei-Software wird aufgrund der Archivierung in DocuWare stark entlastet. Schlussendlich kann Vossius & Partner eine enorm gestiegene Arbeitseffizienz verzeichnen.
„Aufgrund der Einführung von DocuWare konnten wir unsere Kanzleisoftware WiNPAT mit der Ablage der Dokumente entlasten und haben dank der Volltextsuche einen schnellen Zugriff auf die erstellten und abgelegten Dokumente.“
EDV-/IT-Abteilung, Vossius & Partner
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