Dokumentenmanagement am Beispiel der Adolf Krämer GmbH & Co.KG
Flexibler und individueller Kundenservice, zukunftsorientierte Arbeitsweise und modernste Bearbeitungsmethoden - die Adolf Krämer GmbH und Co. KG mit Sitz in Ulm bietet das Rundumpaket im Bereich der Metallveredlung. Nach dem Motto „Galvanisieren mit System“ beraten kompetente Mitarbeiter die Kunden bei oberflächentechnischen Problemen, führen Pilottests für neue Prozesse sowie Prüf- und Messverfahren durch und bieten engagierten Service für Bearbeitung, Sortieren und Verpacken der Produkte bis hin zur Mobilität und Flexibilität durch einen eigenen Fuhrpark. Eine Vielzahl an Zertifizierungen belegen die hohen Qualitätsanforderungen und das große Umweltbewusstsein des Unternehmens.
Das Dokumentenmanagement-Projekt auf einen Blick
Die Einführung eines DMS bei der Adolf Krämer GmbH & Co. KG
Ausgangslage
Dank einer großen Kundenanzahl gehen bei der Adolf Krämer GmbH und Co. KG täglich die unterschiedlichsten Belegarten durch das Unternehmen: von Bestellungen über Lieferscheine und Rechnungen bishin zu Arbeitspapieren und Protokollen. Durch diese große Dokumentenanzahl wuchs das Papierarchiv stetig an und erschwerte dadurch das Auffinden von benötigten Dokumenten sehr. Lange Wege bis zum Archiv und langes Suchen in den Aktenordnern waren das Ergebnis. Undurchsichtige und langsame Arbeitsabläufe und daraus resultierende langwierige Bearbeitungszeiten der Aufträge schränkten die täglichen Aufgaben der Mitarbeiter sehr ein. Dazu kam letztendlich der durch das große Papierarchiv entstandene Platzmangel.
Durch die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems sollte das Papierarchiv aufgelöst und ein zentraler Dokumentenpool geschaffen werden, auf welchen jeder Mitarbeiter von jedem Arbeitsplatz aus Zugriff hat. Die internen Geschäftsprozesse sollten dadurch beschleunigt werden, damit das tägliche Geschäft, vor allem in der Bestellabwicklung, schneller und effektiver vonstatten gehen konnte.
Die Lösung
Im Jahr 2012 entschied sich die Adolf Krämer GmbH und Co. KG für die Umsetzung und Implementierung von DocuWare mit dem Partner Steigauf. Eingesetzt wird die Software in der Arbeitsvorbereitung, im Versand, in der Qualitätssicherung, Produktion, im Einkauf, Vertrieb sowie in der Fakturierung. Seit der Einführung von DocuWare hat sich das tägliche Geschäft von Krämer erfolgreich verbessert. Durch den zentralen Dokumentenpool können Aufträge schneller bearbeitet und abgewickelt werden. Als Resultat daraus konnte ebenso der Kundenservice noch optimiert werden, da schnellere Reaktionen der Mitarbeiter auf Kundenanfragen und eine schnellere Bestellabwicklung möglich sind. Die internen Prozesse laufen nun auf eine effizientere und transparente Art und Weise ab, schnellere Kommunikations- und weniger Laufwege erleichtern die tägliche Arbeit sehr. Vor allem die Anbindung an die ERP-Software von Krämer ermöglicht es den Mitarbeitern, weiterhin ihre gewohnte Arbeitsumgebung zu nutzen.
Stets am Puls der Zeit zu sein und innovative Wege gehen - das ist auch in Zukunft weiterhin das Ziel der Adolf Krämer GmbH und Co. KG. Mit der Einführung des Dokumentenmanagement-Systems ist hier ein erfolgreicher weiterer Schritt getätigt worden.
„Es hat ein bisschen gedauert, bis jedem der Nutzen des Archivierungssystems klar wurde. Aber jetzt möchte keiner mehr ohne das Dokumentenmanagement-System arbeiten. Die Anfragen nach zusätzlichen digitalen Archiven steigen und steigen.“
Heiko Hellmann, Leiter Arbeitsvorbereitung
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