Dokumentenmanagement am Beispiel der Leipzig International School

Die Leipzig International School gGmbH (LIS) ist eine staatlich anerkannte Gesamtschule mit aktuell 950 Lernenden vom Kindergarten bis zur Allgemeinen Hochschulreife. Die Unterrichtssprache ist Englisch.
Seit 2014 gehört auch eine Kita mit Krippenplätzen zur LIS, in der schon die Allerkleinsten ab dem 1. Geburtstag in das interkulturelle Umfeld hineinwachsen können. Anders als staatliche Schulen agiert die LIS eher wie ein privates Unternehmen denn wie eine öffentliche Institution. Dies bringt viele Verpflichtungen mit sich, aber auch einige Freiheiten - über die Lehrmittelauswahl bis hin zur modernen technischen Ausstattung, die von einer schuleigenen IT-Abteilung betreut wird, kann die LIS frei entscheiden.

Leipzig International School gGmbH

Branche: Internationale Gesamtschule in freier Trägerschaft mit angeschlossener Kita und Krippe

Einsatzbereiche: Bestellprozess, Rechnungsprüfung

 

Das Projekt auf einen Blick

Die Aufgaben
  • Anbindung an DATEV
  • Digitalisierung des Beschaffungsprozesses
  • Einrichten eines Workflows für die Rechnungsprüfung
  • standortübergreifender Zugriff
Eingesetzte Module
Die Vorteile
  • nahtlose Anbindung ohne Unterbrechung des Workflows
  • Synchronisierung in beide Richtungen DATEV <-> JobRouter
  • ermöglicht Echtzeitkontrollen
  • Revisionssichere Archivierung
Darum fiel die Entscheidung auf JobRouter

„Mehrsprachigkeit, Online-Zugriff und die Synchronisation mit DATEV in beide Richtungen waren für uns ausschlaggebend.“

Stefan Kaudelka, Head of ICT

 

So wurde das Projekt für die Leipzig International School umgesetzt

Ausgangslage

Das Verwaltungsgebäude der LIS befindet sich in einem anderen Stadtteil wie die zur Einrichtung gehörende Kindertagesstätte. Da interne Prozesse wie z.B. die Materialbeschaffung oder die Rechnungskontrolle papiergebunden abliefen, entstand so ein hoher Verwaltungsaufwand an beiden Standorten. Darüber hinaus war oftmals auch der Bearbeitungsstatus nicht für alle Beteiligten transparent. Um dem entgegenzuwirken, suchte ein kleines Team aus IT-, Buchhaltungs- und Controlling-MitarbeiterInnen nach einer Möglichkeit zur Digitalisierung der Papiere und Prozesse. Da die Schule bereits seit Beginn an in der Buchhaltung mit der DATEV-Software arbeitet, war eine wichtige Anforderung an das neue System die Kompatibilität mit dem Fibusystem DATEV. Steigauf Daten Systeme ist auf das Schaffen von Schnittstellen spezialisiert und hat auch zuvor schon des Öfteren DATEV erfolgreich an ein DMS angebunden. „Für die Bestellabwicklung sollte kein Extraschritt notwendig sein, wie es bei einer anderen uns vorgestellten Software erforderlich gewesen wäre. Als wir gesehen haben, dass es mit JobRouter® möglich ist, ohne weitere Umwege in DATEV zu arbeiten oder auch von DATEV aus in JobRouter® nach Belegen zu suchen, war für uns klar, dass wir unsere Lösung gefunden hatten“, erinnert sich Stefan Kaudelka.

Die Lösung

Bei einem Kick-off Workshop im Mai, wurde als erster Projektschritt die Anbindung an DATEV und die Digitalisierung des Beschaffungsprozesses festgelegt. Da die LIS zu Beginn des neuen Schuljahres schon mit dem neuen System starten wollte, wurde das Go Live recht sportlich auf Anfang August festgelegt. Für Herrn Kaudelka gab es jedoch nie einen Zweifel, dass der Termin gehalten werden könnte. "Trotz des engen Terminplans gab es keinerlei Reibungsverluste. Wir haben uns mit Steigauf bereits im Mai gut abgestimmt und das hat von allen Seiten prozessual und kommunikativ richtig gut funktioniert.“ Und so startete die LIS dann auch wie geplant ins neue Schuljahr mit einem digitalisierten Bestellprozess und die neue Kollegin aus dem Bereich Bestellwesen konnte direkt im neuen Programm geschult werden.
Dank der einfachen und intuitiven Anwendung konnte das Unterrichtsmaterial bereits in den ersten Wochen mit wenig Rückfragen durch die Lehrer bestellt werden. Auch für das Controlling brachte das System erhebliche Erleichterung mit sich, u.a. da bei Bestellungen im Ausland Fremdwährungen direkt vom JobRouter in Euro umgerechnet werden. Darüber hinaus erweist sich auch die automatische Budgetkontrolle als sehr hilfreich. Pro Schuljahr dürfen LehrerInnen und ErzieherInnen frei über ein Budget verfügen, das sich nach dem Fach oder der Betreuungsform richtet. Sobald eine Bestellung aufgegeben wird, zeigt der JobRouter das restliche Budget an. Muss eine Bestellung abgelehnt werden, bekommt der Antragsteller nicht nur automatisch eine Rückmeldung sondern sieht auch wieder sein ursprüngliches Budget.

Um in einem zweiten Schritt die automatische Rechnungsprüfung einzuführen, wurden dieses Mal die Winterferien genutzt. Seitdem werden die jährlich rund 2.000 Rechnungen zunächst eingescannt, den Bestellvorgängen zugeordnet und über einen vordefinierten Freigabe-Workflow geprüft. Im Anschluss daran werden die Daten an DATEV übergeben und die Belege revisionssicher im JobArchiv archiviert.

Fazit & Ausblick

Anne Winkler aus dem Controlling zieht folgendes Fazit: „Diese Transparenz hatten wir früher nicht. Ein überschrittenes Budget ist erst aufgefallen, wenn die Ware bereits im Haus war und die Rechnung gebucht wurde. Heute können wir direkt beim Antrag reagieren und bei einem kritischen Budget zum Beispiel nach einem günstigeren Anbieter suchen.“ Auch in der Buchhaltung ist man zufrieden, denn der digitale Workflow trägt erheblich dazu bei, dass die Bearbeitungszeiten reduziert werden konnten v.a. da der JobRouter die zuständigen KollegInnen automatisch an zu prüfende Rechnungen erinnert. Außerdem hat die Buchhaltung jederzeit den vollen Überblick und kann Prozesse abbrechen bzw. Rechnungen anderen Personen zuweisen. Als nächstes Projekt sollen nun die Bestellungen im Beschaffungsprozess gebündelt werden, damit Einsparpotentiale besser erkannt werden können.

 

Kundenzitat:

„Insgesamt hatten wir viele Wünsche und freuen uns, dass am Ende wirklich alles umgesetzt werden konnte! Von den Lehrern erhalten wir durchweg positives Feedback.“

Stefan Kaudelka, Head of ICT

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