Dokumentenmanagement am Beispiel der Markus Späth GmbH
Über 40 Jahre Erfahrung in der Luft- und Klimatechnik geben der Markus Späth GmbH mit Sitz in Endingen, Kiechlinsbergen, Freiburg und Weingarten ein einmaliges Fachwissen, sei es in der Marktkompetenz, der Herstellung oder dem Vertrieb.
Das Erfolgsrezept: Ein Team voller Spezialisten, eine eigene Fertigung sowie ein komplettes Handelssortiment aller führenden Hersteller des HTH-Netzwerkes sorgen dafür, dass die Kunden ihre bestellte Ware dorthin geliefert bekommen, wo sie diese haben wollen - just in time und bundesweit, egal ob Groß- oder Kleinbestellung.
Um die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern, setzt die Markus Späth GmbH auch auf eine moderne und leistungsfähige Organisation im Unternehmen: Seit August 2010 vereinfacht ein Dokumentenmanagement-System der Steigauf Daten Systeme GmbH jegliche Arbeitsabläufe im Rechnungswesen sowie in der Verwaltung.
Das Dokumentenmanagement-Projekt auf einen Blick
Die Einführung eines DMS bei Markus Späth
Ausgangslage
Dank einer guten Auftragslage ging täglich eine Flut von Dokumenten durch das Unternehmen. Je nach Dokument wurden diese teilweise intern bearbeitet, teilweise an Kunden oder auch Lieferanten versendet oder von diesen empfangen. Vor allem durch die verschiedenen Standorte erhöhte sich der Aufwand für das Papier-Handling: Beispielsweise wurde bestellte Ware in einer Niederlassung angeliefert; die Rechnung der Bestellung wurde an die Zentrale gesandt. Von dort aus wurde diese zur Prüfung an die jeweilige Niederlassung geleitet, um dann zur Aufbewahrung zurück zur Case Study Markus Späth GmbH Zentrale zu gelangen. Der Zeitbedarf für die Prüfung der Eingangsrechnungen war demnach sehr hoch und durch die verschiedenen Standorte zudem fehleranfällig. Desweiteren ging bei der Prüfung und Suche nach verschiedensten Dokumenten täglich unnötig viel Arbeitszeit verloren.
Die Lösung
Nach gründlicher Recherche nach einer Lösung fiel in 2010 dann die Wahl auf das Dokumentenmanagement-System DocuWare inklusive des Moduls Connect to Navision.
Alle internen und ausgehenden Dokumente sowie unterschriebene Lieferscheine werden nun vollautomatisch archiviert und eingehende Rechnungen über einen einfachen Workflow elektronisch verteilt. Der personelle Aufwand für die althergebrachte Ablage ist fast auf Null zurückgegangen und die Eingangsrechnungen verschwinden nicht mehr unter Papierstapeln.
Skonti können nun regelmäßig ausgeschöpft werden. Vor allem der standortübergreifende Workflow zur Rechnungsprüfung erleichtert und beschleunigt die tägliche Arbeit sehr: Rechnungen werden schnell bearbeitet und automatisch an den nächsten Verantwortlichen weitergegeben. Jeder Beteiligte hat durch das digitale Zentralarchiv Einsicht in den aktuellen Status und den Verbleib der Belege.
„Die Einführung des DMS DocuWare mit dem Partner Steigauf war für uns ein entscheidender Schritt in Richtung Innovation, welcher durch eine erhebliche Zeiteinsparung sowie eine Optimierung der Qualität der Durchlaufgeschwindigkeiten unsere internen Prozesse stark verbessert hat.“
Ulrike Späth, Kaufmännische Leiterin
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