Dokumentenmanagement am Beispiel der MOBA AG

1972 als Ingenieurbüro gegründet, hat sich die MOBA Automation AG mittlerweile zu einem weltweit anerkannten Experten in der mobilen Automation entwickelt. Dank des beeindruckenden Unternehmenswachstums gehören neben dem Hauptsitz in Limburg heute 17 internationale Tochtergesellschaften zur MOBA Gruppe. Doch mit der Unternehmensgröße wuchs gleichzeitig auch das Dokumentenaufkommen. Vor allem im Bereich des Rechnungswesens gerieten teilweise Bearbeitungsprozesse ins Stocken und auch das Papierarchiv wurde immer größer. Gesucht wurde daraufhin eine zukunftsorientierte Dokumentenmanagement-Lösung, mit deren Hilfe das Papierarchiv abgebaut und die Effizienz der Verwaltungsprozesse der dynamischen Unternehmensentwicklung angepasst werden sollte.

MOBA Mobile Automation AG

Branche: Elektroindustrie

Einsatzbereiche: Rechnungswesen, Auftragssachbearbeitung, Administration

Dokumentarten: Ein- und Ausgangsrechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Packlisten, administrative Geschäftsdokumente (Berichte, Analysen, Protokolle usw.)

 

Das Dokumentenmanagement-Projekt auf einen Blick

Die Aufgaben
  • Konzeption von Archiv- und Ablagestrukturen
  • Digitalisierung von Altdokumenten
  • Definition von digitalen Workflows
  • Integration des DMS in vorhandene Applikationen
Eingesetzte Module
Die Vorteile
  • Reduzierung des Papieraufkommens
  • Beschleunigung von Bearbeitungsprozessen
  • Hohe Prozesstransparenz, verbesserte Auskunftsfähigkeit
  • Revisionssichere Dokumentenablage

Darum fiel die Entscheidung auf DocuWare

"Die Funktionalität und Skalierbarkeit der Lösung und ihre weitgehend selbsterklärende Bedienoberfläche haben uns überzeugt, dass DocuWare die richtige Dokumentenmanagentsoftware für uns ist."

MOBA Mobile Automation AG

 

So wurde das Dokumentenmanagement für MOBA umgesetzt

Vor allem die etwa 1.200 Lieferscheine pro Monat sorgten für ein besonders hohes Papieraufkommen. Deshalb wurde im März 2015 mit deren Digitalisierung gestartet. Um bei der automatischen Indexierung von DocuWare bereits von Anfang an eine hohe Trefferquote zu erzielen, wurden im Vorfeld alle Lieferscheine aus 2014 gescannt und so das Programm trainiert. Ab 2016 wurden im nächsten Schritt auch alle Eingangsrechnungen digitalisiert und gemeinsam mit den Fachabteilungen die Bearbeitungsprozesse analysiert und daran anknüpfend digitale Workflows definiert. Außerdem wurde das Warenwirtschaftssystem Microsoft Dynamics AX und Microsoft Outlook per Schnittstelle mit dem digitalen Archiv verbunden. Seither werden auch Ausgangsrechnungen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen und E-Mails archiviert.

Nutzen

Nach Angaben von Judith Schweizer, die die DMS-Einführung als Projektverantwortliche leitete, konnten dank der Digitalisierung von Lieferscheinen und Eingangsrechnungen die Bearbeitung des Wareneingangs merklich beschleunigt werden. Außerdem profitieren die Mitarbeiter und Abteilungsleiter von einer erhöhten Transparenz im Tagesgeschäft. Dank des DMS können sie sich jederzeit mit nur einem Klick einen Überblick beispielsweise über offene Posten, Rechnungseingänge oder aufgegebene Bestellungen informieren, womit auch die Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden und Liferanten verbessert wurde. Darüber hinaus werden alle Dokumente revisionssicher im digitalen Archiv abgelegt. Eine zusätzliche Aufbewahrung in Papierform ist somit nicht mehr notwendig und das Papierarchiv kann sukzessiv abgebaut werden.

Fazit

Heute arbeiten ca. 70 MOBA-Mitarbeiter mit DocuWare und das bestehende Papierarchiv konnte nach und nach reduziert werden. Geschäftsunterlagen aus der Vorstandsarbeit wie Berichte, Analysen oder Besprechungsprotokolle werden heute schon mit DocuWare archiviert. Als nächster Schritt ist geplant auch Vertraulichkeitsvereinbarungen mit Kunden oder Verträge digital zu archivieren. Eine weitere positive Auswirkung ist die verbesserte Auskunftsfähigkeit gegenüber Partnern und Lieferanten, da in dem digitalen Archiv alle Dokumente mit einem Mausklick auffindbar sind.

 

Kundenzitat:

„Die intuitive Bedienung der Software steigert nicht nur die Benutzerakzeptanz, sie wirkt sich zudem positiv auf den ROI aus.“

Judith Schweitzer, Assistentin des Vorstands und DMS-Projektleiterin

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