Dokumentenmanagement am Beispiel der MOBA AG
1972 als Ingenieurbüro gegründet, hat sich die MOBA Automation AG mittlerweile zu einem weltweit anerkannten Experten in der mobilen Automation entwickelt. Dank des beeindruckenden Unternehmenswachstums gehören neben dem Hauptsitz in Limburg heute 17 internationale Tochtergesellschaften zur MOBA Gruppe. Doch mit der Unternehmensgröße wuchs gleichzeitig auch das Dokumentenaufkommen. Vor allem im Bereich des Rechnungswesens gerieten teilweise Bearbeitungsprozesse ins Stocken und auch das Papierarchiv wurde immer größer. Gesucht wurde daraufhin eine zukunftsorientierte Dokumentenmanagement-Lösung, mit deren Hilfe das Papierarchiv abgebaut und die Effizienz der Verwaltungsprozesse der dynamischen Unternehmensentwicklung angepasst werden sollte.
Das Dokumentenmanagement-Projekt auf einen Blick
So wurde das Dokumentenmanagement für MOBA umgesetzt
Vor allem die etwa 1.200 Lieferscheine pro Monat sorgten für ein besonders hohes Papieraufkommen. Deshalb wurde im März 2015 mit deren Digitalisierung gestartet. Um bei der automatischen Indexierung von DocuWare bereits von Anfang an eine hohe Trefferquote zu erzielen, wurden im Vorfeld alle Lieferscheine aus 2014 gescannt und so das Programm trainiert. Ab 2016 wurden im nächsten Schritt auch alle Eingangsrechnungen digitalisiert und gemeinsam mit den Fachabteilungen die Bearbeitungsprozesse analysiert und daran anknüpfend digitale Workflows definiert. Außerdem wurde das Warenwirtschaftssystem Microsoft Dynamics AX und Microsoft Outlook per Schnittstelle mit dem digitalen Archiv verbunden. Seither werden auch Ausgangsrechnungen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen und E-Mails archiviert.
Nutzen
Nach Angaben von Judith Schweizer, die die DMS-Einführung als Projektverantwortliche leitete, konnten dank der Digitalisierung von Lieferscheinen und Eingangsrechnungen die Bearbeitung des Wareneingangs merklich beschleunigt werden. Außerdem profitieren die Mitarbeiter und Abteilungsleiter von einer erhöhten Transparenz im Tagesgeschäft. Dank des DMS können sie sich jederzeit mit nur einem Klick einen Überblick beispielsweise über offene Posten, Rechnungseingänge oder aufgegebene Bestellungen informieren, womit auch die Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden und Liferanten verbessert wurde. Darüber hinaus werden alle Dokumente revisionssicher im digitalen Archiv abgelegt. Eine zusätzliche Aufbewahrung in Papierform ist somit nicht mehr notwendig und das Papierarchiv kann sukzessiv abgebaut werden.
Fazit
Heute arbeiten ca. 70 MOBA-Mitarbeiter mit DocuWare und das bestehende Papierarchiv konnte nach und nach reduziert werden. Geschäftsunterlagen aus der Vorstandsarbeit wie Berichte, Analysen oder Besprechungsprotokolle werden heute schon mit DocuWare archiviert. Als nächster Schritt ist geplant auch Vertraulichkeitsvereinbarungen mit Kunden oder Verträge digital zu archivieren. Eine weitere positive Auswirkung ist die verbesserte Auskunftsfähigkeit gegenüber Partnern und Lieferanten, da in dem digitalen Archiv alle Dokumente mit einem Mausklick auffindbar sind.
Kundenzitat:
„Die intuitive Bedienung der Software steigert nicht nur die Benutzerakzeptanz, sie wirkt sich zudem positiv auf den ROI aus. Mit DocuWare verfügen wir über ein zukunftssicheres System, das uns nicht zuletzt im Hinblick auf unsere weltweiten Geschäftsaktivitäten vielfältige Potentiale eröffnet.“
Judith Schweitzer, Assistentin des Vorstands und DMS-Projektleiterin
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