Dokumentenmanagement am Bsp. der Münchner Verlagsgruppe GmbH
Im Jahre 1997 von Christian Jund als FinanzBuch Verlag GmbH gegründet, versammelt die Münchner Verlagsgruppe GmbH heute sechs namhafte Buchverlage unter ihren Dach. Mit 62 engagierten Mitarbeitern und einem breit gefächerten Programmspektrum bietet die Münchner Verlagsgruppe das Richtige für jeden Geschmack. Der FinanzBuch Verlag veröffentlicht qualitativ hochwertige Sach- und Fachliteratur rund um das Thema Finanzen, Trading, Börse und Geldanlage. Das gesamte Spektrum der Wirtschaftsliteratur zu Themen wie Management & Unternehmensführung, Marketing & Verkauf, Beruf & Karriere sowie viele weitere decken der Redline Verlag und der Verlag mi-Wirtschaftsbuch ab. Die Lifestyle- und Ratgeber-Verlage riva und mvg veröffentlichen Bücher zu den Themen Sport, Fitness, Humor, Lifestyle, Lebenshilfe und True Crime und sind regelmäßig auf Bestsellerlisten. Abgerundet wird das Buchangebot durch den Belletristik-Verlag LAGO.
Das Dokumentenmanagement-Projekt auf einen Blick
Die Einführung eines DMS bei der MVG
Ausgangslage
Durch den großen Kundenkreis und die Vielzahl an eingehenden Bestellungen stieg die Anzahl der postalischen Rechnungen der Münchner Verlagsgruppe täglich. Zusätzlich dazu kamen auch immer mehr Rechnungen per E-Mail.
Bei der täglichen Bearbeitung dieser Vielzahl an Rechnungen schränkte die Mitarbeiter der Buchhaltung die mangelnde Transparenz der Freigabeprozesse stark ein.
Die manuelle Zurodnung der Rechnungen zu den jeweiligen Buchprojekten, langwierige Prüfprozesse und ein undurchsichtiger Dokumentenlauf verursachten weiter steigende Bearbeitungszeiten.
Durch die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems sollte ein zentrales Rechnungsarchiv geschaffen werden. Ein papierloser Workflow sollte die Rechnungsprüfung und -freigabe beschleunigen und die Zuordnung der Rechnungen zu Buchprojekten vereinfachen.
Die Lösung
Im Jahr 2014 entschied sich die Münchner Verlagsgruppe für den Einbau von DocuWare inklusive des Intelligent Indexing Service sowie des Steigauf-eigenen Moduls InnoLink Service: Das Dokumentenmanagement-System wurde unternehmensweit eingesetzt und erleichtert seither vor allem dem Buchhaltungsteam der Verlagsgruppe die alltägliche Arbeit. Durch die Einrichtung des zentralen Rechnungsarchivs können nun alle Mitarbeiter auf die für sie relevanten Rechnungen zugreifen und den aktuellen Bearbeitungsstatus einsehen. Der Freigabeprozess gestaltet sich nun als übersichtlich und transparent und jede Rechnung ist schnell aufzufinden und zuzuordnen.
Durch die für die Münchner Verlagsgruppe sehr wichtige Integration von DocuWare in die bestehende Verlagssoftware open.junixxFM sowie die Nutzung des DocuWare Viewers zur Rechnungsansicht können die Rechnungen nun auf schnelle und effektive Weise weiterverarbeitet werden, vor allem die Rechnungskopfdaten sowie weitere Inhalte.
So können die Mitarbeiter durch die Einführung von DocuWare eine deutliche Verbesserung ihrer Arbeitsabläufe verzeichnen.
„Dank der Einführung eines DMS konnten wir allen Mitarbeitern die Suche nach sowie die Prüfung und Freigabe von Rechnungen erheblich erleichtern. Seither kann unser kleines Buchhaltungsteam unser schnelles Wachstum besser verkraften und in allen Prozessen sehr viel effektiver arbeiten.“
Stefan Schörner, Kfm. Leiter der Münchner Verlagsgruppe GmbH
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