Dokumentenmanagement am Beispiel der NGV GmbH
Die Nürnberger Gewerbemüll Verwertung GmbH ist der erste Ansprechpartner bei Fragen und Aufträgen rund um die Entsorgung von gewerblichen Abfällen im Raum Nürnberg. Das 1992 gegründete Unternehmen zählt zu den modernsten Recycling-Betrieben in Deutschland und ist Partner des Dualen-Systems-Deutschland. Nach der Philosophie „Wiederverwenden statt Entsorgen“ verwertet die NGV rund 120.000 Tonnen Gewerbeabfall pro Jahr und investiert in innovative Verfahren und moderne Anlagen. Die ca. 50 Mitarbeiter setzen sich täglich mit langjähriger Erfahrung und hohem Verantwortungsbewusstsein dafür ein, dem hohen Anspruch an Ökonomie und Ökologie gerecht zu werden.
Das Dokumentenmanagement-Projekt auf einen Blick
Die Einführung eines DMS bei NGV
Ausgangslage
Im Laufe eines Jahres wurden bei der NGV in etwa 120.000 Lieferscheine, Rechnungen und Verwerterscheine in Ordnern gesammelt und für Nachfragen bereit gehalten. Durch gesetzlich vorgeschriebene Standards musste für jede Dienstleistung ein aufwändiges Begleit-, Übernahme- und Wiegescheinwesen unterhalten werden. Zusätzlich hierzu fielen Rechnungen und Lieferscheine an. Dies barg einen hohen manuellen Aufwand von der Suche nach benötigten Dokumenten über deren Sortierung bishin zur Archivierung. Um der Papierflut zu entkommen, wurden daher bei der NGV am Jahresende alle Dokumente auf Mikrofiche verfilmt, was sich aber als kostenintensiv und wenig arbeitserleichternd herausstellte. Daher entschloss man sich zur Einführung eines Dokumenten-Management-Systems, welches an drei Standorten des Unternehmens zum Einsatz kommen sollte: zwei Wiegestandorte und die Verwaltung.
Die Lösung
Durch DocuWare werden nun alle ein- und ausgehenden Belege in einem digitalen Archiv abgelegt. Besonders arbeitserleichternd für die Mitarbeiter der NGV ist die digitale Archivierung der Lieferscheine. Bei jeder Anlieferung können nun Fahrer und NGV-Mitarbeiter vor der Buchung eines Belegs die Warenannahme via Touchpad direkt an der LKWWaage quittieren. Der interne Beleg wird sofort elektronisch an die Buchhaltung übermittelt und dort ins Warenwirtschaftssystem übernommen. So können auch Lieferscheine auf Kundenwunsch direkt an sein Warenwirtschaftssystem übermittelt werden. Rechnungen werden nun automatisch mit Indexbegriffen archiviert. Verwerterscheine werden mit Barcodes ausgezeichnet, gescannt und dann automatisch dem jeweiligen Vorgang zugeordnet. Dies bedeutet, dass alle zu einem Vorgang gehörenden Dokumente per Knopfdruck einsehbar sind. Somit gehören aufwändige Suchvorgänge, mangelnder Kundenservice und ein riesiges Papierarchiv der Vergangenheit an. Laut NGV sparen die Mitarbeiter in etwa 1.500 Stunden pro Jahr bei der Ablage der Dokumente; hinzu kommt noch der Entfall der Transportwege der Belege vom Wiegehaus zur Verwaltung. Auch für die Fahrer bedeutet die Einführung von DocuWare bei der NGV eine Arbeitserleichterung, da nun die Lieferscheine auf direktem Weg in das Warenwirtschaftssystem der Kunden übertragen werden.
„Die Software zeigte sich als sehr gut strukturiert und ausgereift, sodass die Ausgaben enorm reduziert wurden und Anfragen nun ohne aufwändige Suchaktion sofort und direkt am Arbeitsplatz beantwortet werden können.“
Christian Ascherl-Landauer, Geschäftsführer der NGV GmbH
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