Dokumentenmanagement am Beispiel von Dr. Niedermaier Pharma
Die Dr. Niedermaier Pharma GmbH in Hohenbrunn bei München ist ein Familienunternehmen mit Tradition, das mittlerweile weltweit für seine natürlichen, hocheffektiven Gesundheits- und Beauty-Produkte bekannt ist. Seit 1939 folgt das Unternehmen der Philosophie: Aus dem Leben – für das Leben und blickt zurück auf eine erstaunliche Erfolgsgeschichte. Es hat den Sprung von einem kleinen Familienbetrieb und Lohnhersteller zum Weltmarktführer im Bereich mehrfach fermentierte Nahrungsergänzungsmittel geschafft. Besonders stolz ist das Unternehmen auf die Erfindung des mittlerweile patentierten Herstellverfahrens der Kaskadenfermentation, auf dem auch der Bestseller des Unternehmens − die REGULATESSENZ ® beruht.
Das Dokumentenmanagement-Projekt auf einen Blick
Die Einführung eines DMS bei Dr. Niedermaier Pharma
Ausgangslage
Die Dr. Niedermaier Pharma GmbH hat schon früh die Sinnhaftigkeit eines zentralisierten Dokumentenmanagements erkannt. Deshalb wurde bereits vor 10 Jahren für den Bereich Qualitätsmanagement testweise eine SharePoint-Lösung eingeführt. Allerdings gab es mit der Schnittstelle viele technische Probleme und das Ablegen wurde somit nicht erleichtert, sondern eher zur Last. Dies hatte zur Folge, dass sich innerhalb der Belegschaft keine Akzeptanz für das System einstellte.
Nach dem Sammeln von zahlreichen Erfahrungen, insbesondere im Bereich der Prozessanalyse und einer Befragung der verschiedenen Fachabteilungen nach Anforderungen und Wünschen, hat sich die Dr. Niedermaier Pharma zu einem DMS-Relaunch und zum Abbruch des SharePoint Versuchs entschieden. Wichtig war dabei das im Unternehmen etablierte ERP-System eEvolution in dem neuen DMS zu integrieren und einen Eingangsrechnungsprozess aufzusetzen.
Die Lösung
Im Jahr 2018 entschied sich Dr. Niedermaier Pharma dann für DocuWare mit Steigauf als Partner. Heute leistet DocuWare in Kombination mit unserem InnoLink Service eine vollständige ERP-Integration, den geforderten Eingangsrechnungsprozess samt OCR Scanning, aber auch die Unterstützung des Qualitätsmanagements. Dort unterstützt DocuWare mit klassischen DMS-Funktionen wie Protokollierung und Versionierung. Außerdem wurde mithilfe des Task Managers eine Laufzeitüberwachung aller Dokumenten eingerichtet, die die Mitarbeiter nun bei Ablauf der Gültigkeit automatisch informiert. Die integrierte und hervorragend funktionierende Volltextsuche hat einen großen Anteil an der hohen Akzeptanz in der Belegschaft, da so auch weniger gut verschlagwortete Dokumente immer gefunden werden können. Unkomfortables Ablegen hat ein Ende und die Mitarbeiter von Dr. Niedermaier Pharma müssen sich nicht mehr auf lange Suchen nach verschollenen Dokumenten begeben. Dank der Einführung des DMS ist das Unternehmen einen wichtigen Schritt auf dem Digitalisierungsweg vorangekommen.
„Die Einführung eines DMS war ein entscheidender Schritt in Richtung Finden statt Suchen. Alles an einem Ort zu haben beschleunigt unsere sehr heterogenen Prozesse, und bringt ein großes Maß an zusätzlicher Sicherheit. Ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung.“
Dr. Cordula Niedermaier-May, Geschäftsführung
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