Dokumentenmanagement am Beispiel der OVVD GmbH
Umweltbewusst und wirtschaftlich - unter dieser Philosophie agiert die Ostmecklenburgisch-Vorpommersche Verwertungs- und Deponie GmbH (kurz OVVD GmbH) seit 1991 in der Entsorgungsbranche. Als zertifizierter Entsorgungsfachbetrieb legt die OVVD GmbH großen Wert auf ein umweltbewusstes und effektives Entsorgungskonzept mit langfristiger Entsorgungssicherheit. Mit der Gründung der ABG GmbH als Betrieb für die Restabfallbehandlung erweiterte die OVVD GmbH ihr Dienstleistungsangebot und sorgt heute mit 91 engagierten Mitarbeitern für reibungslose Abläufe und verantwortungsvollen Service für ihre Kunden.
Das Dokumentenmanagement-Projekt auf einen Blick
Die Einführung eines DMS bei der OVVD
Ausgangslage
Dank einer Vielzahl an Aufträgen ging täglich eine Flut an Dokumenten durch das Unternehmen. Ein stetig anwachsendes Papierarchiv und aufwändige Suchen nach benötigten Unterlagen schränkte die tägliche Arbeit der Mitarbeiter sehr ein und schuf langwierige Bearbeitungsprozesse, in denen oft der aktuelle Bearbeitungsstatus eines Dokuments nur schwer nachvollziehbar war.
Durch die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems sollte das Papierarchiv aufgelöst und ein digitales Archiv eingerichtet werden, in welchem alle Dokumente von jedem berechtigten Mitarbeiter jederzeit eingesehen werden können. Erhofft wurde sich dadurch ebenso ein effizienterer und transparenter Arbeitsablauf.
Die Lösung
Im Jahr 2013 entschied sich die OVVD GmbH für die Implementierung des Dokumentenmanagement-Systems DocuWare, zusammen mit dem Steigauf-Modul InnoLink Service als Schnittstelle zum hauseigenen ERP-System david.net der Firma 2R software sowie zum Buchhaltungssystem Diamant/3. Das digitale Zentralarchiv schafft nun einen Dokumentenpool, auf den alle zuständigen Mitarbeiter jederzeit Zugriff haben.
Der Prozess von der Archivierung der Dokumente über deren digitale Bearbeitung bis hin zur Freigabe gestaltet sich nun in einer übersichtlichen und transparenten Weise. Auch durch die vorgangsbezogene E-Mail-Archivierung anhand des Moduls Connect to Outlook kann nun die tägliche E-Mail-Flut strukturiert bearbeitet werden. Durch die Integration von david.net sowie seit 2015 auch Diamant/3 mithilfe des InnoLink Service können die Mitarbeiter weiterhin in ihrer gewohnten Umgebung arbeiten. Sehr wichtig und arbeitserleichternd ist vor allem der Einsatz des Moduls Unterschriftenerfassung an 6 LKW-Waagen des Unternehmens: Bei Anlieferungen wird der LKW auf einer Waage gewogen. Der hier erzeugte Wiegeschein wird vom Wieger und Fahrer per Touchpad unterschrieben und mit automatischer Indexierung digital archiviert. Der Fahrer erhält das Dokument weiter in Papierform. Der interne Beleg steht sofort zur Weiterverarbeitung bereit. Vor allem hier kann die OVVD GmbH auch reduzierte Druck- und Papierkosten vorweisen, da insbesondere an den Waagen das Durchschlagpapier abgeschafft wurde. Hier wie auch in den anderen Bereichen können die Mitarbeiter durch die Einführung des Dokumentenmanagement-Systems eine deutlich höhere Effizienz der Arbeitsabläufe wahrnehmen.
„Dank der Einführung eines DMS sind unsere Geschäftsabläufe insgesamt enorm verbessert worden. Durch transparente Workflows können wir die Rechnungsbearbeitung (Ein- und Ausgang) sowie auch das Beleghandling an unseren LKW-Waagen schneller und effizienter abwickeln. Hierdurch konnten wir unsere Kosten reduzieren und auch unseren Mitarbeitern die Arbeit erleichtern.“
E. Potreck, Geschäftsführer der OVVD GmbH
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