Dokumentenmanagement am Beispiel der OVVD GmbH

Umweltbewusst und wirtschaftlich - unter dieser Philosophie agiert die Ostmecklenburgisch-Vorpommersche Verwertungs- und Deponie GmbH (kurz OVVD GmbH) seit 1991 in der Entsorgungsbranche. Als zertifizierter Entsorgungsfachbetrieb legt die OVVD GmbH großen Wert auf ein umweltbewusstes und effektives Entsorgungskonzept mit langfristiger Entsorgungssicherheit. Mit der Gründung der ABG GmbH als Betrieb für die Restabfallbehandlung erweiterte die OVVD GmbH ihr Dienstleistungsangebot und sorgt heute mit 91 engagierten Mitarbeitern für reibungslose Abläufe und verantwortungsvollen Service für ihre Kunden.

OVVD GmbH

Branche: Entsorgung

Einsatzbereiche: Verwaltung (technische und kaufmännische Abteilung, Sekretariat)

Dokumentarten: Schriftverkehr, Lieferscheine, Wiegescheine, Eingangs-/Ausgangsrechnungen

 

Das Dokumentenmanagement-Projekt auf einen Blick

Die Aufgaben
  • Abbau Papierarchiv
  • verbesserte Arbeitsabläufe

 

Eingesetzte Module
Die Vorteile
  • transparente Workflows
  • erhöhte Arbeitseffizienz
  • Kosteneinsparungen
  • Anbindung an Diamant/3 und david.net

 

Die Einführung eines DMS bei der OVVD

Ausgangslage

Dank einer Vielzahl an Aufträgen ging täglich eine Flut an Dokumenten durch das Unternehmen. Ein stetig anwachsendes Papierarchiv und aufwändige Suchen nach benötigten Unterlagen schränkte die tägliche Arbeit der Mitarbeiter sehr ein und schuf langwierige Bearbeitungsprozesse, in denen oft der aktuelle Bearbeitungsstatus eines Dokuments nur schwer nachvollziehbar war.
Durch die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems sollte das Papierarchiv aufgelöst und ein digitales Archiv eingerichtet werden, in welchem alle Dokumente von jedem berechtigten Mitarbeiter jederzeit eingesehen werden können. Erhofft wurde sich dadurch ebenso ein effizienterer und transparenter Arbeitsablauf.

Die Lösung

Im Jahr 2013 entschied sich die OVVD GmbH für die Implementierung des Dokumentenmanagement-Systems DocuWare, zusammen mit dem Steigauf-Modul InnoLink Service als Schnittstelle zum hauseigenen ERP-System david.net der Firma 2R software sowie zum Buchhaltungssystem Diamant/3. Das digitale Zentralarchiv schafft nun einen Dokumentenpool, auf den alle zuständigen Mitarbeiter jederzeit Zugriff haben.
Der Prozess von der Archivierung der Dokumente über deren digitale Bearbeitung bis hin zur Freigabe gestaltet sich nun in einer übersichtlichen und transparenten Weise. Auch durch die vorgangsbezogene E-Mail-Archivierung anhand des Moduls Connect to Outlook kann nun die tägliche E-Mail-Flut strukturiert bearbeitet werden. Durch die Integration von david.net sowie seit 2015 auch Diamant/3 mithilfe des InnoLink Service können die Mitarbeiter weiterhin in ihrer gewohnten Umgebung arbeiten. Sehr wichtig und arbeitserleichternd ist vor allem der Einsatz des Moduls Unterschriftenerfassung an 6 LKW-Waagen des Unternehmens: Bei Anlieferungen wird der LKW auf einer Waage gewogen. Der hier erzeugte Wiegeschein wird vom Wieger und Fahrer per Touchpad unterschrieben und mit automatischer Indexierung digital archiviert. Der Fahrer erhält das Dokument weiter in Papierform. Der interne Beleg steht sofort zur Weiterverarbeitung bereit. Vor allem hier kann die OVVD GmbH auch reduzierte Druck- und Papierkosten vorweisen, da insbesondere an den Waagen das Durchschlagpapier abgeschafft wurde. Hier wie auch in den anderen Bereichen können die Mitarbeiter durch die Einführung des Dokumentenmanagement-Systems eine deutlich höhere Effizienz der Arbeitsabläufe wahrnehmen.

 

Kundenzitat:

„Dank der Einführung eines DMS sind unsere Geschäftsabläufe insgesamt enorm verbessert worden. Durch transparente Workflows können wir die Rechnungsbearbeitung (Ein- und Ausgang) sowie auch das Beleghandling an unseren LKW-Waagen schneller und effizienter abwickeln. Hierdurch konnten wir unsere Kosten reduzieren und auch unseren Mitarbeitern die Arbeit erleichtern.“

E. Potreck, Geschäftsführer der OVVD GmbH

Überzeugt?
Schon über 300 Unternehmen haben uns ihr Vertrauen geschenkt. Wenn auch Sie Ihr Dokumentenmanagement-Projekt mit uns umsetzten möchten, dann rufen Sie uns einfach unter (089) 41 11 862 -10 an oder

Schreiben Sie uns

 
Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!
Ihr Steigauf-Team

Das könnte Sie auch interessieren...

 

Unsere Produkte

Mit Software im Bereich des Dokumenten- und Workflow-Managements decken wir mit unseren Produkten eine weitreichende Bandbreite von Einsatzmöglichkeiten ab. Zusätzlich dazu haben wir eigene Module entwickelt, welche unsere Partnerprodukte ergänzen.

Erfahren Sie mehr

Unsere Lösungen

Egal, ob Sie eine einfache Archivierungs-Möglichkeit suchen oder komplexe Geschäftsprozesse digitalisieren möchten – wir bieten Ihnen eine Komplettlösung aus einer Hand. Unsere Lösungen eignen sich für unterschiedlicheste Abteilungen, Branchen oder Unternehmensgrößen.

Finden Sie Ihre Lösung

Darum mit Steigauf

Wir blicken mittlerweile auf eine 20-jährige Erfahrung im Bereich Dokumentenmanagement zurück. In dieser Zeit haben wir uns uns nicht nur eine umfassende Expertise aufgebaut, sondern sind auch zu einem der erfolgreichsten DocuWare und JobRouter-Partnern geworden.

Überzeugen Sie sich

 

Zurück

Steigauf DMS Podcast