Dokumentenmanagement am Beispiel von Peter Fink GmbH
Die Peter Fink GmbH ist ein privat geführtes, mittelständisches Unternehmen mit langjähriger Tradition (seit 1953) in Dachau. Der Fachbetrieb in der Entsorgungsbranche hat sich regional spezialisiert und bietet vor allem persönlichen Service und kompetente Beratung für die Kunden - Gewerbebetriebe, Kommunen sowie Privatpersonen.
Wichtig für das tägliche Geschäft ist der verantwortungsvolle Umgang mit Rohstoffen sowie eine gute Arbeitsqualität, da die in der Entsorgung tätigen Betriebe in Deutschland strengen gesetzlichen Regelungen unterliegen. Die ca. 60 engagierten und regelmäßig geschulten Mitarbeiter der Peter Fink GmbH sorgen täglich für reibungslose Abläufe. Das Unternehmen ist seit 1998 ein geprüfter Entsorgungsfachbetrieb.
Das Dokumentenmanagement-Projekt auf einen Blick
Die Einführung eines DMS bei Peter Fink
Ausgangslage
Immens wachsende Papierberge und nur redundante Ablagen in den einzelnen Abteilungen des Unternehmens schufen argen Platzmangel und erschwerten die tägliche Arbeit der Mitarbeiter sehr. Nach dem Auslagern der Papiermengen in gesonderte Archivräume wurde die Suche nach Unterlagen noch zeitaufwändiger.
Die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems sollte den immensen Papierberg abbauen und einen digitalen, zentralen Dokumenten-Pool schaffen, welcher für alle Mitarbeiter zugänglich ist. In der Vergangenheit war es zudem oftmals schwierig, den Verbleib einer Rechnung nachzuvollziehen sowie die verschiedenen Rechnungen den zuständigen Mitarbeitern zu schicken. Hierfür sollte ein digitaler Rechnugsprüfungsworkflow verwirklicht werden, um die Rechnungen und deren Bearbeitungsstatus für alle zuständigen Mitarbeiter transparent halten zu können.
Die Lösung
Die Entscheidung fiel auf DocuWare, da das Unternehmen eine Integration in das täglich genutzte Warenwirtschaftssystem CANDIS.OT benötigte. Vor allem die digitale Liefernschein- Ablage ermöglichte den Mitarbeitern eine große Arbeitserleichterung: Ein im Warenwirtschaftssystem erzeugter Lieferschein wird beim Ausdruck automatisch verschlagwortet und digital archiviert.
Der LKW-Fahrer erhält den Lieferschein und holt sein Material. Bei Anlieferung von Abfall wird der LKW auf einer Waage gewogen. Hier wird ein Wiegeschein erzeugt, welcher von Wieger und Fahrer per Touchpad unterschrieben werden kann. Dieser wird dann mit dem Beleg verschmolzen und digital abgelegt. Fremdbelege werden mit Barcodes versehen und beim Scannen mit automatischer Indexierung archiviert. Wird nun eine Rechnung mit bestimmter Auftragsnummer gedruckt, können zugehörige Belege mit der Funktion „Belegartendruck“ angeheftet werden. Da nun auch die Rechnungsbearbeitung am Originaldokument anhand eines transparenten Workflows funktioniert, kann nichts mehr verloren gehen und alle Abläufe bleiben nachvollziehbar.
„Der abteilungsübergreifende Workflow zur Rechnungsprüfung reduziert die Durchlaufzeiten der Belege von drei bis vier auf nur noch ein bis zwei Tage. Wir konnten dadurch nicht nur Zeit und Geld sparen, sondern unseren Mitarbeitern auch die Arbeit erleichtern.“
Andreas Seider, verantwortlicher DMS-Projektleiter
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