Dokumentenmanagement am Beispiel der Ritter GmbH
Als Produzent von hochwertigen Kunststoffprodukten für den weltweiten Markt bietet die Ritter GmbH individuelle Komplettlösungen für ihre Kunden. Das 1965 gegründete Familienunternehmen mit Sitz in Schwabmünchen legt großen Wert auf exklusiven Service und nachhaltige Produktion und ist hierfür durch den LEW Innovationspreis 2013 ausgezeichnet worden.
Auch die Zertifizierungen nach ISO 9001:2008 sowie ISO 50001:2011 bezeugen das große Umweltbewusstsein des Mittelständlers. Mit 295 motivierten Mitarbeitern entwickelt die Ritter GmbH Lösungen nach Kundenbedarf anhand eines Konzepts, welches sich auf eine eigene Abteilung für innovative Produktentwicklung und Konstruktion sowie auf einen eigenen Werkzeugbau stützen kann.
Das Dokumentenmanagement-Projekt auf einen Blick
Die Einführung eines DMS bei der Ritter GmbH
Ausgangslage
Dank einer Vielzahl an Aufträgen und Bestellungen ging täglich eine Flut an Dokumenten durch das Unternehmen. Durch das stetig wachsende Papierarchiv wurde die Arbeit der Mitarbeiter stark eingeschränkt und verlangsamt, da das Auffinden benötigter Dokumente sehr schwer und mit langen Suchen verbunden war.
Daraus resultierten unübersichtliche Arbeitsabläufe sowie lange Bearbeitungszeiten der Aufträge und Bestellungen. Desweiteren schuf die Vielzahl an Dokumenten immer weiter steigende Druck-Kosten.
Durch die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems sollte das Papierarchiv aufgelöst und ein zentrales und digitales Archiv eingerichtet werden, sodass das Ziel eines nahezu papierlosen Büros erreicht werden konnte. Weiterhin sollten die internen Arbeitzsprozesse effektiver gestaltet und durch automatisierte Abläufe transparent gehalten werden, sodass benötigte Dokumente und Informationen einfacher und schneller gefunden werden.
Die Lösung
Im Jahr 1998 entschied sich die Ritter GmbH zur Implementierung eines DMS in Form der Software DocuWare für die Archivierung aller Dokumente sowie JobRouter für die internen Workflows. Durch das Steigauf-eigene Modul InnoLink Service konnte eine Schnittstelle zu dem ERP-System der Ritter GmbH realisiert werden. Einsatzbereich des DMS waren nahezu alle Abteilungen: von der Arbeitsvorbereitung, der Fibu und des Controllings über den Vertrieb bis hin zur Produktion. Bereits nach kurzer Einsatzzeit konnten enorme Verbesserungen wahrgenommen werden: Durch die Entscheidung für DocuWare konnte das Papierarchiv weitgehend abgebaut werden und durch das digitale Zentralarchiv hat nun jeder Mitarbeiter sofortigen und jederzeit möglichen Zugriff auf die benötigten Dokumente. Anhand von automatischer Indexierung sind benötigte Informationen vollständig und gebündelt aufzufinden. Auch die internen Arbeitsabläufe zur Bearbeitung der eingehenden Aufträge, Bestellungen, Rechnungen etc. sind durch JobRouter mit festgelegten, automatisierten Workflow-Schritten transparent durchführbar und können schneller abgeschlossen werden - von der Bearbeitung über die Prüfung bis hin zur Freigabe. Durch die Anbindung an das eigene ERP-System können die Mitarbeiter weiterhin ihre gewohnte Arbeitsumgebung nutzen und haben daher keinerlei Anpassungsschwierigkeiten. Auch für die Zukunft und die gute steigende Auftragslage ist die Ritter GmbH durch das DMS bestens gerüstet.
„Durch die Einführung eines DMS konnten wir Arbeitsabläufe vereinfachen, digitalisieren und sicherer gestalten (Zugriffsberechtigungen und Vollständigkeit unserer Dokumente).“
Thomas Frommelt, EDV/IT
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