Dokumentenmanagement am Beispiel des Rottolin-Werks
Als Produzent von Kunststoffformmassen auf Basis PVC/TPE legt das Rottolin-Werk Julius Rotter & Co. KG (kurz Rottolin) mit Sitz in Bayreuth seit 1865 großen Wert auf Qualitätsbewusstsein sowie erstklassigen Kundenservice. Getreu ihres Mottos „Die Chemie stimmt“ sorgen täglich 150 engagierte und regelmäßig geschulte Mitarbeiter für maßgeschneiderte Lösungen ganz nach Kundenwunsch. Tradition und Innovation gehen bei Rottolin Hand in Hand: Das seit Beginn an familiengeführte Unternehmen baut auf innovative Ausstattung und moderne Labore zur Produktentwicklung und Prüfung und ist DQS zertifiziert in den Bereichen QM und Energiemanagement.
Das Dokumentenmanagement-Projekt auf einen Blick
Die Einführung eines DMS bei Rottolin
Ausgangslage
Dank einer Vielzahl an Bestellungen ging täglich eine Flut an Dokumenten durch das Unternehmen. Ein stetig anwachsendes Papierarchiv erschwerte die tägliche Arbeit der Mitarbeiter sehr.
Dokumente waren schwer aufzufinden und man musste lange suchen, um benötigte Informationen zu finden. Undurchsichtige und langsame Arbeitsabläufe sowie lange Bearbeitungszeiten der Aufträge schränkten die täglichen Aufgaben sehr ein und schufen Zeitverlust und höhere Kosten.
Durch die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems sollte das Papierarchiv aufgelöst und ein zentrales und digitales Archiv eingerichtet werden. Die langen Suchen nach benötigten Dokumenten sollten wegfallen und die Arbeitzsprozesse effektiver und transparenter gestaltet werden.
Die Lösung
Im Jahr 2011 entschied sich Rottolin für die Nutzung von DocuWare mit einem Einsatzbereich in nahezu allen Abteilungen: vom Vertrieb über die Produktion bis hin zum Labor und Qualitätswesen. Bereits nach kurzer Einsatzzeit konnten enorme Verbesserungen wahrgenommen werden. Durch den Einsatz von DocuWare konnte das Papierarchiv weitgehend abgebaut werden; durch das digitale Zentralarchiv hat nun jeder Mitarbeiter Zugriff auf die benötigten Dokumente und kann aktuelle Bearbeitungsstatus einsehen. Auch die internen Arbeitsabläufe zur Bearbeitung der eingehenden Bestellungen, Wareneingänge, Rechnungen, Lieferscheine etc. sind schneller und transparenter geworden - vom Eingang über die Prüfung bis hin zur Freigabe der Dokumente. Vor allem die Anbindung an die vom Unternehmen genutzte GSE Waagensoftware sowie an das ERP-System eEvolution ist ein großer Vorteil: Die Mitarbeiter können strukturierter arbeiten und trotzdem weiterhin ihre gewohnte Arbeitsumgebung nutzen. Ausdrucke des Qualitätswesens von mehrere Jahrzehnte alten Extrudern werden nun direkt digital archiviert und stehen sofort zur Verfügung. Nicht zuletzt die Investition in eine neue Mischanlage, deren Anbindung an DocuWare nun alle nötigen Protokolle ebenfalls für alle betreffenden Personen zugänglich macht und sicher archiviert, war ein entscheidender Schritt in Richtung Innovation.
„Durch die Einführung des DMS konnten wir bereits nach kurzer Zeit große Erfolge und effizientere Arbeitsabläufe wahrnehmen. Auch die Akzeptanz der Mitarbeiter, in Zukunft weniger mit Papier zu arbeiten, war sehr gut. Unsere Mitarbeiter sind vom DMS begeistert, da alle Informationen für die tägliche Arbeit schnell und einfach gefunden werden können.“
Florian Krasser, Leiter EDV
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