Dokumentenmanagement am Beispiel der Thermomess AG
Im Mittelpunkt steht stets der Kunde - unter dieser Philosophie agiert die Thermomess Wärmemessdienst AG seit 1964 in der Wärmedienstbranche. Gegründet als konzernunabhängiges Familienunternehmen hat Thermomess sich heute zu einem innovativen, führenden Mittelständler entwickelt und legt großen Wert auf kontinuierliche Weiterentwicklung sowie effektiven Rundum-Service für ihre Kunden: Von der Pünktlichkeit der Monteure über die den gesetzlichen Vorgaben entsprechenden, übersichtlichen Abrechnungen bishin zu einem wegweisenden Online-Portal garantiert Thermomess die Zufriedenheit ihrer Kunden. „Service mit Gesicht“ - rund 200 kompetente und motivierte Mitarbeiter fungieren als direkte Ansprechpartner an den vielen, deutschlandweiten Niederlassungen und Service-Stellen und bieten individuelle Lösungen für jedes Problem.
Das Dokumentenmanagement-Projekt auf einen Blick
Die Einführung eines DMS bei der Thermomess AG
Ausgangslage
Ein stetig anwachsendes Papierarchiv und das dadurch entstandene Suchen nach benötigten Akten bzw. der aufwändige Belegversand per E-Mail schränkte die tägliche Arbeit der Mitarbeiter sehr ein und schuf langwierige Bearbeitungsprozesse und einen unübersichtlichen Beleglauf, in welchem es immer schwieriger wurde, den Verbleib eines Dokuments nachvollziehen zu können. Auch der Papierverbrauch stieg immer weiter an und verursachte höhere Kosten. Durch die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems sollte das große Papierarchiv aufgelöst und ein zentrales Datenarchiv eingerichtet werden, auf welches jede Niederlassung jederzeit schnellen Zugriff hat.Erhofft wurde sich dadurch ein effektiverer und transparenter Arbeitsablauf.
Die Lösung
Im Jahr 2009 entschied sich Thermomess für den Einbau von DocuWare: Das DMS wurde in der Abrechnungszentrale von Thermomess eingesetzt, sowie deutschlandweit in allen Service-Büros. Durch den Einsatz von DocuWare sowie der Steigauf-eigenen Module InnoLink Service und InnoScan konnte das Papierarchiv nahezu aufgelöst werden. Der Beleglauf im Unternehmen gestaltet sich nun in einer übersichtlichen und transparenten Weise. Vor allem der Service konnte nochmalig verbessert werden: Auf Kundenanfragen/-wünsche kann nun schneller eingegangen werden, da alle Informationen, die benötigt werden, sofort im digitalen Archiv abrufbar sind. Dadurch und auch durch die eingesetzte Schnittstelle zum Thermomess-Warenwirtschaftssystem können die Mitarbeiter strukturierter arbeiten, da nun alle Prozesse transparent einsehbar sind und sich viele Nachfragen bei Kollegen erübrigen. Nicht zuletzt kann Thermomess nun große Einsparungen vorweisen, was Büromaterial sowie Arbeitszeiten betrifft. Die Mitarbeiter haben wieder Zeit für ihre wesentlichen Aufgaben und können sich ganz dem Kunden widmen. Geplant ist die Erweiterung des DMS in den Finanzdienstleistungen, der Buchhaltung sowie in der IT-Abteilung.
„Das DMS hat unser Geschäftsmodell deutlich verändert, die Abläufe sind schlanker, schneller und transparenter geworden. Dadurch ist es heute möglich, wesentlich mehr Anlagen in der gleichen Zeit abzurechnen – oder anders ausgedrückt: die kontinuierlichen Zuwächse können mit kaum gestiegenden Personalaufwand bewältigt werden.“
Stephan Busch, DMS-Beauftragter
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