Dokumentenmanagement Lösungen für die Buchhaltung

Steigern Sie die Effizienz Ihrer Buchhaltung mithilfe eines DMS

Die Buchhaltung ist die Abteilung im Unternehmen, die mit das höchste Dokumentenaufkommen hat. Rechnungen, Bilanzen und Jahresabschlüsse - das alles unterliegt einer langjährigen Aufbewahrungsfrist. Da kommt mit den Jahren einiges zusammen und das Papierarchiv platzt aus allen Nähten. Auch die Arbeitszeit, die für bearbeiten, ablegen und ggf. wieder heraussuchen dieser Dokumente notwendig ist, darf man nicht unterschätzen.

Mithilfe eines Dokumentenmanagement-System können Sie Ihr Papierarchiv abbauen und die Abläufe innerhalb der Buchhaltung effizienter gestalten. Wir stehen Ihnen dabei gerne beratend zur Seite und planen gemeinsam mit Ihnen die Einführung.

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Vorteile eines DMS für die Buchhaltung

  • Abbau des Papierarchivs
  • GoBD-konforme Langzeitarchivierung
  • durchgängige Nachweisbarkeit eines Vorgangs
  • schnelles Erfassen und Genehmigen von Rechnungen
  • Informationsverknüpfung durch zentrale Ablage & Schnittstellen zum ERP
  • mühelose Recherche nach Belegen
Ja, ich will von diesen Vorteilen profitieren und kostenlos beraten werden

 

So erleichtert ein DMS Ihre Arbeit in der Buchhaltung:

 

1. Elektronischer Rechnungseingang

Rechnungen elektronisch freigeben

Die Rechnungsbearbeitung nimmt in der Buchhaltung viel Zeit in Anspruch. Die Belege müssen erfasst, zur Freigabe weitergeleitet und anschließend kontiert, gebucht und bezahlt werden. Mithilfe eines Dokumentenmanagement-System können Sie Ihre Rechnungen in Zukunft automatisch erfassen und archivieren. Dank effizienter Workflows werden die Rechnungen im Anschluss an die richtigen Mitarbeiter zur Freigabe weitergeleitet, welche diese dann direkt am Rechner oder auch von unterwegs aus freigeben können. Der Freigabeprozesse wird dadurch erheblich beschleunigt und für alle Beteiligten transparenter.

Mehr zum Elektronischen Rechnungseingang

2. Optimale Vorbereitung auf die Finanzprüfung

Bei einer Betriebsprüfung achtet der Prüfer vor allem darauf, ob Ihre Buchhaltung vollständig, transparent und nachvollziehbar ist. Kein Problem mithilfe eines Dokumentenmanagement-Systems. In Ihrem digitalen Archiv werden nämlich nicht nur sämtliche Belege revisionssicher abgelegt sondern auch die dazugehörigen E-Mails, Verträge und sonstigen Korrespondenzen. Über eine Suchmaske ist alles jederzeit wieder bequem auffindbar. Außerdem sind vom digitalen Eingangsstempel bis hin zum Zahlungsvermerk alle Bearbeitungsschritte direkt am Beleg dokumentiert. Wenn der Prüfer Einsicht verlangt, können Sie entweder einen Archivzugang mit den notwendigen eingeschränkten Zugriffsberechtigungen einrichten oder alternativ ein eigenständiges mobiles Archiv einrichten, welches Sie dem Prüfer übergeben können.

3. Schnelles & effizientes Forderungsmanagement

Ein Dokumentenmanagement-System ermöglicht es der Debitorenbuchhaltung Rechnungen schneller zu stellen und bei Kundennachfragen besser Auskunft geben zu können. Beispielsweise kann die Rechnungsstellung mit Freigabeworkflows kombiniert werden, wenn z.B. noch Rabatte durch den Vertrieb genehmigt werden müssen. Dank Schnittstellen zu FiBu und ERP-Programmen kann auf Leistungsnachweise, Sondervereinbarungen etc. zugegriffen werden. Somit werden Rückfragen überflüssig und Rechnungen können schnell gestellt werden. Eine besondere Arbeitserleichterung ist der elektronische Rechnungsversand, bei dem nach dem E-Mail-Versand die Rechnung automatisch im Archiv abgelegt wird. Bei Rückfragen sind dort sämtliche Infos für alle Berechtigten verfügbar und dem Kunden kann schnell und kompetent weitergeholfen werden.

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Gerne können wir einen unverbindlichen Termin für eine Webpräsentation oder einen Besuch bei Ihnen vor Ort vereinbaren. Nehmen Sie dazu einfach Kontakt mit mir auf:

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Ihre Sibylle von Liliencron
Vertrieb
 

 

Das sagen unsere Kunden

„Durch den DMS-Einsatz haben wir unsere Eingangsrechnungsprozesse optimiert, das Papierhandling in der Finanzbuchhaltung sowie die Reibungsverluste im Workflow deutlich reduziert und die Belege schnell und zielsicher verfügbar gemacht.“

Karin Manning, Software-Entwicklung/ Projektleiterin DMS
Duttenhofer Group

„Der abteilungsübergreifende Workflow zur Rechnungsprüfung reduziert die Durchlaufzeiten der Belege von drei bis vier auf nur noch ein bis zwei Tage. Wir konnten dadurch nicht nur Zeit und Geld sparen, sondern unseren Mitarbeitern auch die Arbeit erleichtern.“

Andreas Seider, verantwortlicher DMS-Projektleiter
Peter Fink GmbH

Weitere Referenzen

 

Die Softwareprodukte für unsere DMS Lösungen

Um für Ihre Abteilung die passende Lösung zusammenzustellen arbeiten wir mit folgenden Softwareprodukten.
Im Bedarfsfall lassen sich auch beide Produkte miteinander kombinieren und ergänzen sich so oft zu einer optimalen Lösung.

>> DocuWare für die Buchhaltung

DocuWare ist Ihre digitale Plattform für die revisionssichere Archivierung Ihrer Buchhaltungsbelege. Der Archivierungsspezialist ist die erste Wahl, wenn es Ihnen vor allem darum geht Ihre Dokumente zentral und Compliance-konform abzulegen. Dank zahlreicher Zusatzmodulen sind aber auch andere Anwendungsmöglichkeiten denkbar, wie z.B. mit dem Workflow Manager mit dessen Hilfe Ihre Arbeitsabläufe automatisiert werden. Erfahren Sie mehr in folgendem PDF:

>> JobRouter in der Buchhaltung

Der JobRouter ist die richtige Wahl für Sie, wenn es Ihnen vor allem darum geht Ihre Buchhaltungsprozesse zu optimieren. Mit dem Prozessmanagementprofi digitalisieren Sie Ihre Workflows und sorgen somit für kürzere Durchlaufzeiten. Selbstverständlich bietet auch der JobRouter mit JobArchiv die Möglichkeit Belege digital zu archivieren.

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Greifen Sie zum Telefon und rufen Sie uns dazu einfach unter (089) 41 11 862 -10 an oder schreiben Sie uns. Wir beraten Sie gerne ausführlich!

FAQ

Hier haben wir einige der häufigsten Kundenfragen zum Thema Dokumentenmanagement in der Buchhaltung zusammengestellt:
Ist ein Dokumentenmanagement-System revisions- & rechtssicher?

Was genau meint der Gesetzgeber überhaupt mit "revisionssicher"?
Im Sinne der Compliance Richtlinien bedeutet Revisionssicherheit, dass die Daten vor Manipulation sicher sind. GoBD-konforme Speicherung heißt, dass die Dokumente im Original, lückenlos und sofort verfügbar, unverlierbar, unveränderbar und maschinell auswertbar sein müssen.

Ein Dokumentenmanagement-System hilft Ihnen, den Zugriff auf sensible Informationen zu kontrollieren und verlässliche Sicherheitsstrukturen für Ihre Dokumente einzuführen. Außerdem sind Ihre Dokumente digital viel sicherer abgelegt als im abschließbaren Aktenschrank oder großen Kellerarchiven. Mit unserer Software garantieren wir eine revisionssichere Ablage sowie Einhaltung der Compliance-Richtlinien.
DocuWare als auch JobRouter sind dahingehend zertifiziert und erfüllen alle Anforderungen an die revisionssichere Langzeitarchivierung nach HGB/AO und GoBD. Beide haben zusätzlich noch eine Vielzahl weiterer Zertifizierungen zu den Themen Qualitätsmanagement, Informationssicherheitsmanagement etc.

Kann man Dokumente nach dem Archivieren vernichten?

Unternehmen haben bei ihren Aufbewahrungsverpflichtungen nach Handels- und Steuerrecht eine Vielzahl von Kriterien zu beachten. Das Buch "Aufbewahrungspflichten und -fristen nach Handels- und Steuerrecht" der AVW (ISBN 9783503166206) erklärt auf verständliche Art und Weise
- wer nach Handels- und Steuerrecht aufbewahrungspflichtig ist
- welche Art von Dokumenten/Daten man nach aktuellem Stand aufbewahren muss
- wie, wie lang und wo genau diese Daten aufbewahrt werden müssen

Die GoBD erlaubt das ersetzende Scannen. Wichtig ist hier, die Dokumente nach den Kriterien „zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Daten­zugriff“ (GoBD) zu archivieren. Sie müssen mindestens genauso sicher aufbewahrt sein wie zuvor in Papierform. Datensicherung, Firewalls und Antivirenprogramme müssen aktuell sein.
Sind diese Kriterien erfüllt, können vor allem kaufmännische Belege in den meisten Fällen nach der Archivierung vernichtet werden. Es gibt nur wenige Dokumente, die in Papierform aufbewahrt werden müssen. Dazu gehören z.B. Bilanzen, Zoll-Dokumente, Bürgschaftserklärungen, notarielle Beglaubigungen und Gerichtsurteile und wenige mehr.

Wichtig im Rahmen der revisionssicheren Archivierung ist sicherlich ein entsprechendes Testat, wichtiger als das ist eine Verfahrensdokumentation, deren Erstellung wir im Rahmen eines Projekts mit anbieten können. Natürlich werden DocuWare und JobRouter so konfiguriert, dass die GoBD eingehalten wird.

Welche Finanzsoftware kann an das DMS angebunden werden?

Wir bieten eine Vielzahl an Schnittstellen zu Fibu-, ERP- und vielen weiteren Unternehmenssoftwares. Mit unserem eigens entwickelten Allrounder-Tool InnoLink Service können wir nahezu alles realisieren, das Sie benötigen, um reibungslos mit Ihre Software in Verbindung mit dem DMS im Alltag zu arbeiten. In der Vergangenheit haben wir bereits Schnittstellen zu Fibu-Programmen wie z.B. Datev, Microsoft Dynamics Navision, FibuNet oder Syska geschaffen.
Hier erhalten Sie einen vollständigen Überblick unserer Schnittstellen. Schauen Sie doch gleich einmal nach, ob Ihr System bereits dabei ist.

Ihre Software ist nicht dabei? Kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne, ob eine Anbindung an Ihre Software möglich ist.

Muss man dem Finanzamt mitteilen, dass man digital archiviert?

Digitale Archivierung, ein Dokumenten-Pool, der für alle Mitarbeiter zugänglich ist, kein Papierchaos mehr - das klingt für die meisten Unternehmen verlockend. Doch was passiert, wenn eine Betriebsprüfung ansteht? Wie geht das Finanzamt mit digitalen Daten um?

Nur unter Einhaltung aller gesetzlichen Richtlinien und mit Hilfe eines GoBD-konformen Archivierungsprogramms gelingt Ihnen eine revisionssichere Archivierung, die keinerlei Steuerprüfung noch Betriebsprüfung fürchten muss. Im Rahmen einer Betriebsprüfung hat das Finanzamt das Recht, Einsicht in Ihr elektronisches Archiv zu nehmen. Im Falle digitaler Rechnungen oder Belege darf der Betriebsprüfer auf Verlangen diese bei Ihnen einsehen. Er darf also Ihre EDV uneingeschränkt zur Prüfung nutzen.
Solange die elektronische Archivierung nicht im Ausland erfolgt, besteht aber den Ämtern gegenüber keine Informationspflicht bezüglich des digitalen Archivierens für Sie. Für den Fall, dass Ihr digitales Archiv nicht in Deutschland liegt, müssen Sie vorher das zuständige Finanzamt informieren. Das trifft beispielsweise dann zu, wenn Sie die DocuWare Cloud verwenden. Dieser Vorgang ist jedoch nicht kompliziert, es gibt dafür sogar einen Vordruck der Bitkom, den Sie hier finden.

Wie geht man richtig mit digitalen Eingangsrechnungen um?

Heutzutage ist es gängige Praxis, dass Rechnungen elektronisch z.B. per Mail versendet werden. Vielen Unternehmen drucken diese Rechnungen dann aus und heften sie ab und sind sich dabei gar nicht im Klaren darüber, dass sie damit gegen die GoBD verstoßen. Denn seit dem 01.01.2017 ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass elektronische Rechnungen auch elektronisch aufbewahrt werden müssen. Die Aufbewahrung in Papierform stellt somit eine Ordnungswidrigkeit dar und kann zum Verlust des Vorsteuerabzugs führen.
Wer Rechnungen per E-Mail erhält, braucht also ein revisionssicheres Archivierungssystem, in dem er die Dokumente in elektronischer Form ablegen kann. Ein Dokumentenmanagement-System ist hierfür eine gute Lösung, da es nicht nur der rechtskonformen Aufbewahrung von Rechnungen dient, sondern auch noch viele weitere Vorteile bietet wie beispielsweise die Möglichkeit Freigabeprozesse zu automatisieren oder Löschfristen festzulegen. Mehr über die Vorteile von Dokumentenmanagement erfahren Sie hier.

Wie bereite ich mein Dokumentenmanagement-System für die Finanzprüfung vor?

In fast allen Unternehmen sind Betriebsprüfungen nicht sehr beliebt. Was passiert, wenn der Steuerprüfer nach Dokumenten und Unterlagen sucht, die nicht mehr aufzufinden sind? Was, wenn diese irgendwo im Archiv verschollen sind?

Ein Dokumentenmanagement-System hilft dabei, Ihre Unterlagen rechts- und revisionssicher digital abzulegen, sodass alle wichtigen Dokumente lückenlos zur Verfügung stehen, auch wenn eine Betriebsprüfung ansteht. Es unterstützt Sie außerdem darin, Ihre internen Prozesse zu optimieren und transparent darzustellen. Darüber hinaus hilft es Ihnen die Anforderungen der GoBD zu erfüllen, denn schon seit mehreren Jahren müssen elektronische Belege, die für die Steuer relevant sind, auch elektronisch archiviert und der Steuerprüfung zur Verfügung gestellt werden.

Ein Finanzprüfer kann direkten Zugriff auf die Daten verlangen. Dazu muss in Ihrem Dokumentenmanagement-System ein Zugang mit speziellen Berechtigungen eingerichtet werden, damit der Püfer nur das Gewünschte sehen kann. Alternativ kann man mit den gewünschten Dokumenten ein eigenständiges mobiles Archiv einrichten, welches man dem Prüfer übergeben kann. Und schon kann eine Betriebsprüfung kommen, ohne die bekannte Panik zu verbreiten.

Können mit einem Dokumentenmanagement auch automatische Löschfristen hinterlegt werden?

Jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet, bestimmte Dokumentenarten bestimmte Zeitspannen lang aufzubewahren. Je nach Dokumentenart handelt es sich um 6 oder 10 Jahre. Manche Dokumente müssen sogar länger als 10 Jahre archiviert werden.

Es ist wichtig, die genauen Fristen des Gesetzgebers zu kennen, um eine effektive und hilfreiche elektronische Ablage zu generieren. Ein Dokumentenmanagement-System hilft Ihnen durch einstellbare Routinen, Dokumente aufzubewahren und nach vorgegebener Zeit zu löschen.
Es erkennt anhand des Dokumententyps oder Erstelldatums, wann ein Dokument sein Verfalldatum erreicht hat und kann es dann eigenständig löchen. Dies ist vor allem sinnvoll für Dokumente, die einer gesetzlichen Löschungspflicht unterliegen, z.B. im Personalbereich. Alternativ kann dem Nutzer angezeigt werden, dass ein Verfalldatum erreicht ist, und er kann das Dokument manuell löschen. Auch können für Dokumente individuelle Verfallsdaten festgelegt werden, falls diese länger als 10 Jahre aufbewahrt werden müssen. Dies gilt z.B. für Dokumente, die zu einem schwebenden Verfahren gehören.

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