Datenschutzmanagement mit DMS

Mit einem Dokumentenmanagement-System die DSGVO umsetzen

Obwohl die Datenschutzgrundverordnung (kurz DSGVO) bereits am 25. Mai 2018 in Kraft getreten ist, herrscht bei Unternehmen zuweilen immer noch Unsicherheit wie die vielen neuen Auflagen korrekt umgesetzt werden können. Nicht zuletzt wegen der hohen Strafen besteht hier jedoch dringender Handlungsbedarf.
Zu den neuen Pflichten gehört unter anderem, dass für jede Verarbeitung personenbezogener Daten eine Einwilligung eingeholt werden muss oder bei einer Betroffenenanfrage Auskunft über die gespeicherten Daten gegeben werden muss.

Leider gibt es keine Software mit der Sie alle Vorgaben gleichzeitig erfüllen können, allerdings decken Sie mit einem Dokumentenmanagement-System einen Großteil ab. Sowohl DocuWare als auch JobRouter sind so konzipiert, dass personenbezogene Daten vertraulich abgespeichert werden, immer wieder leicht auffindbar sind und ggf. rechtskonform gelöscht werden können (Privacy by Design).

Gerne unterstützen wir Sie bei der Einrichtung eines Dokumentenmanagement-Systems und unterstützen Sie somit bei der Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung.

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Vorteile eines DMS für Datenschutzmanagement

schnelles Auffinden personenbezogener Daten
Privacy by Design
Schutz vor unberechtigtem Zugriff
Protokollierung der Betroffenenanfragen
Möglichkeit zur Automatisierung
Einhaltung der Fristen zur Datenlöschung

Ja, ich will von diesen Vorteilen profitieren und kostenlos beraten werden

Einsatzmöglichkeiten eines DMS für Datenschutzmanagement

Überblick über sämtliche Daten

Mithilfe eines Dokumentenmanagement-Systems werden sämtliche Dokumente digitalisiert und in einem zentralen Archiv gespeichert. Für den Fall, dass jemand bei Ihnen anfragt welche Daten Sie speichern, sind dort alle Informationen auf einen Klick verfügbar. Dank Schnittstellen können die Daten sogar auch aus anderen Unternehmenssoftwares abgerufen werden. Unternehmen, die noch mit Papierdokumenten hantieren brauchen alleine für die Ermittlung der gespeicherten Daten wesentlich länger, da diese erst von unterschiedlichsten Stellen manuell zusammengetragen werden müssen.

Schutz vor unbefugtem Zugriff

In einem DMS sorgen Zugriffskontrollen und Berechtigungsmanagement dafür, dass nur autorisierte Mitarbeiter auf vertrauliche Informationen zugreifen können. Darüber hinaus können alle Dokumente mit personenbezogenen Daten verschlüsselt werden und die Archive lassen sich so einrichten, dass Dokumente nicht heruntergeladen, weitergeleitet oder gedruckt werden können. Um nachweisen zu können, dass es keine unautorisierten Zugriffe gab, bietet das System außerdem einen Audit-Trail. Zusätzlich werden Änderungen an Dokumenten dokumentiert, um zeigen zu können, wer wann was geändert hat.

Automatisierte Datenlöschung

Unternehmen dürfen personenbezogene Daten nicht länger als notwendig speichern, allerding variiert die Frist zur Datenlöschung je nach Sachverhalt oft stark. Darüber hinaus liegen Daten nicht immer zentral ab, sondern befinden sich beispielsweise in den E-Mail-Postfächern der Mitarbeiter oder in Aktenordnern. Für Firmen ist es daher eine Herausforderung dieser Löschpflicht nachzukommen. Mithilfe eines DMS werden sämtliche Daten und Dokumente zentral verwaltet und hinterlegte Löschfristen sorgen für eine automatisierte Datenlöschung nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht.

Workflows für Betroffenen-Anfragen

Laut DSGVO steht Betroffenen jetzt eine Recht auf Auskunft bzw. Datenlöschung zu. Vielen Unternehmen graut vor derlei Anfragen, doch mithilfe eines Dokumentenmanagement-System können Workflows eingerichtet werden, die Sie bei der Abwicklung unterstützen. So kann die Anfrage direkt an die relevanten Stellen im Unternehmen weitergeleitet werden, wo die gespeicherten Daten zusammengetragen werden. Im Anschluss daran erhält der Betroffene eine Nachricht mit den Infos. Für den Fall, dass er eine Datenlöschung wünscht, kann diese automatisiert durchgeführt werden, falls die Anfrage berechtigt ist.

Umsetzung von Datenschutzmanagement am Beispiel JobRouter

Sehen Sie in diesem Video, wie einfach Sie mithilfe des JobRouters auf Betroffenenanfragen reagieren und die geforderten Daten zusammentragen können.

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Ihr Ron Simon

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