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Dokumentenmanagement mit DocuWare

Seit der Unternehmensgründung in 1988 hat DocuWare mit Erfahrung aus mehreren zehntausend KundenprojektenTechnologien für das Enterprise Content Management entwickelt, die heute weltweit führend sind. Innovation, Architektur, Sicherheit, Integration, Skalierbarkeit sind maßgeblich für Technologieführerschaft in diesem Bereich.

Als langjähriger DocuWare PlatinumPartner sind wir von Steigauf heute ein erfolgreicher Teil des rasant wachsenden Marktes. Mit Software im Bereich des Dokumentenmanagement und Workflow sowie eigenen Modulen bieten wir Ihnen eine Vielzahl an Lösungen, welche eine weitreichende Bandbreite von Einsatzmöglichkeiten abdecken.

Innovation

Heute nutzen Anwender von Dokumentenmanagement-Systemen ganz selbstverständlich Browser-Technologien, Cloud-Lösungen, automatische Verschlagwortung und modernste mobile Applikationen für ihren eigenen Wettbewerbsvorteil. Als DocuWare Platinum Partner sind wir von Steigauf heute ein erfolgreicher Teil des rasant wachsenden Marktes.

Ihre Vorteile

  • 100% Browser-Technologie
  • Vollständige Cloud-Lösung
  • Intelligent Indexing
  • Mobile Scan-Apps

Architektur

Echte Mandantenfähigkeit, Service-orientierte Struktur und modernste Schnittstellen für Web- und mobile Anwendungen zeichnen unsere Software-Architektur aus. Dadurch verwenden wir für unsere On-Premise und Cloud-Lösung die gleichen Komponenten und erreichen maximale Flexibilität für künftige Anforderungen.

Ihre Vorteile

  • Gleiche On-Premise- & Cloud Lösung
  • REST-Plattform für Web- & mobile Anwendungen
  • HTML5-Client für beste User Experience

Sicherheit

Unsere Erfahrungen aus einem viertel Jahrhundert DocuWare-Software sind die Basis für die ausgefeilten Techniken, die unsere Anwender vor Daten- und Dokumentverlust schützen, Missbrauch sensibler Informationen verhindern und gleichzeitig garantieren, dass nur genau die Benutzer Zugriff auf die wertvollen Informationen erhalten, die dazu berechtigt sind.

Ihre Vorteile

  • Filigranes Rechtesystem
  • Hochsicherheitsmodus, Verschlüsselung
  • Belege & zugehörige Daten separat gesichert

Integrationsfähigkeit

DocuWare integriert sich und seine Dokumente außergewöhnlich flexibel in nahezu jedes andere Programm, ob per einfachster menügeführter Konfiguration oder über das umfangreiche Software-Developer-Kit. Mit unserem InnoLink Service können wir Ihnen zusätzlich eine Vielzahl unterschiedlicher Schnittstellen bieten, welche das DMS in Ihre gewohnte EDV-Umgebung integriert.

Ihre Vorteile

  • Flexible Integration in nahezu jedes Programm
  • Individuelle Anpassungen
  • ILS mit konfigurierbarer Oberfläche

Skalierbarkeit

Unsere Lösungen wachsen mit unseren Kunden: Von der Einzelplatzlösung bis zum System mit mehreren Organisationen, tausenden Anwendern und vielen Millionen Dokumenten verwenden wir dieselben Technologien. Das System passt sich flexibel an, aufwändige Umstellungen und mühsames Umlernen erübrigen sich.

Ihre Vorteile

  • Einfaches Clustering
  • High Performance und Fail-Over Security
  • Kein Umlernen bei Erweiterungen des Systems

 

FAQ

Die Fragen unserer Kunden zum Thema Dokumentenmanagement sind genauso individuell wie die entsprechenden Lösungen.
Hier haben wir einige der häufigsten IT-spezifischen Kundenfragen zusammengestellt:

Kann man auch Auf MAC OS und Linux mit DocuWare arbeiten?

Um mit DocuWare auf archivierte Dokumente zugreifen zu können, muss auf Ihrem Rechner nicht mehr als ein aktueller Browser installiert sein. Das Betriebssystem spielt für den Einsatz von DocuWare in diesem Fall keine Rolle. Sollten Sie allerdings den DocuWare Desktop benötigen, da Sie auch selbst Dokumente archivieren oder bearbeiten möchten, muss Ihr Rechner unter Windows laufen. Folgende Anwendungen funktionieren ausschließlich unter Windows:

  • Connect to Outlook
  • Edit & Send (bearbeiten von Dokumenten und Senden von Dokumenten per Mail)
  • Import (Tool zum automatischen Importieren von Dateien)
  • Printer (Windows-Drucker)
  • Scan
  • Smart Connect
  • Windows Explorer Client
Was für einen Server benötigt man für DocuWare?

Grundsätzlich benötigt DocuWare ein aktuelles Windows-Server Betriebssystem. Die Empfehlung ist für DocuWare einen eigenen Server zu stellen, welcher virtualisiert ist. Als Datenbank empfehlen wir einen Microsoft MySQL Server.

Kann das DMS auf bestehenden Servern mit installiert werden?

Grundsätzlich ja, die Empfehlung ist allerdings ein gesonderter Server.

Was ist der Unterschied zu einem SharePoint-Server?

DocuWare ist eine fertige Applikation für die Archivierung. Share Point Lösungen müssen meist aufwändig erstellt werden und eigenen sich eher zum Erstellen von Dokumenten.

Bietet Steigauf auch Hardware im Serverbereich an?

Steigauf bietet keine Server an. Im Hardware Bereich werden auf Wunsch Scanner und spezielle Speichersysteme angeboten.

Ist die Lösung Terminalserver/ Citrix Server getestet?

Ja, beides wird unterstützt.

Muss ich das DMS über einen IIS laufen lassen oder ginge auch Linux (Tomcat) /eigener Web Hoster?

Nein, ein Windows-Server mit IIS (Internet Information Server) ist zwingende Voraussetzung.

Läuft das System auf VMware oder einer anderen virtuellen Sever-Umgebung?

Ja, die Nutzung auf einer virtuellen Umgebung wird sogar empfohlen.

Wie viel Speicherplatz benötige ich auf meinen Festplatten für ein Dokumentenmanagement-System?

Der Speicherplatz, der benötigt wird, ist bei jedem Kunden individuell, da er vom Dokumentenaufkommen des jeweiligen Unternehmens abhängt. Grundsätzlich kann man folgende Formel heranziehen:

Datengröße Altbestand + neue Dokumente pro Jahr ˣ n-Jahre* + Puffer

* die Anzahl der Jahre hängt davon ab, für wie viele Jahre man vorausplanen möchte.

Was ist der Unterschied/Vorteil/Nachteil zu einem herkömmlichen NAS System und der damit verbundenen Ordnerstruktur?

Ein DMS bietet eine Schlagwortsuche und v.a. eine Volltextsuche, welche oftmals unterschiedliche Suchgewohnheiten verschiedener Abteilungen berücksichtigt und somit eine bessere Auffindbarkeit aller Dokumente gewährleistet.

Mit welchem Browser kann/muss man arbeiten?

DocuWare benötigt einen HTML5-fähigen Browser. Man kann somit mit allen gängigen Browsern wie Firefox, Safari, Chrome, Edge und dem Internet Explorer (ab Version 10) arbeiten.

Gibt es eine Office Integration?

Es gibt eine Integration für Outlook (Connect to Outlook) und dem Windows-Explorer. Aufgrund der Windows-Explorer Funktion kann jede Applikation über Öffnen/Speichern mit DocuWare zusammenarbeiten.

Kann DocuWare mit Open Office arbeiten?

DocuWare kann neben Microsoft Office Dokumenten auch Open Office Dokumente öffnen und speichern.

Wo befinden sich die Dokumente nach der Archivierung?

Die Dokumente liegen verschlüsselt (in der Cloud immer, OnPremise je nach Lizenz) in einem File-System auf dem Server. In der Datenbank befinden sich nur die Systeminformationen von DocuWare und die Verschlagwortung der Dokumente.

Ist die Software LDAP/AD fähig?

Ja, Docuware synchronisiert sich mit der LDAP/AD bzw. greifen direkt darauf zu.

Kann ich mehrere Archive erstellen?

In DocuWare können beliebig viele Archive erstellt werden.

Weitere Fragen

 

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Ihre Sibylle von Liliencron
Vertrieb
 

Mehr Infos für Sie

 

Wissen sammeln

In den DocuWare-Whitepapers finden Sie weitere Infos zu den oben genannten Themen:
 
Weiterhin finden Sie hier Infos zu den Systemvoraussetzungen der aktuellen DocuWare Version:

 

Wissen erweitern

Die DocuWare Academy bietet ab sofort Kurse für DocuWare Administratoren an. Dieser Kurs wendet sich an all diejenigen,
die bei unseren Kunden für einen reibungslosen Betrieb von DocuWare verantwortlich sind und dafür mehr Hintergrundwissen zu DocuWare aufbauen wollen.

Inhalte:

  • Die Architektur eines DocuWare Systems
  • Das DocuWare Berechtigungskonzept
  • Planung und Erstellung neuer Archive
  • DocuWare Zusatzmodule und deren Konfiguration

Hier finden Sie aktuelle Termine.