Dokumentenmanagement Lösungen im Einkauf

Mit einem DMS sind Ihre Unterlagen vor fremden Blicken und gegen Beschädigung geschützt. Feuer oder Wasserschäden haben so manch Unternehmen viel Geld gekostet. Dieses Risiko wird mit einem Dokumentenmanagement-System komplett ausgemerzt.
Die revisionssichere Ablage (nach GDPdu/GoBS) erfolgt automatisch via Archivierung. Ein weiterer Arbeitsschritt, also Zeit und Kosten, wird eingespart. Eine versehentliche Löschung oder Veränderung der revisionssicher archivierten Dokumente verhindert das DMS während der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist.

Statistiken zu Folge, kann der Einkauf bzw. ein CPO bis zu 70% der Betriebskosten verwalten. Mit einem DMS können Unternehmen ihre Prozesse um 60% steigern, in Form von Wartezeiten, Papierverwaltung, Freigaben und der Überwachung von Beständen. Durch Einsparungen von Papier, Archivierungsräumen und -Material und dem effektiveren Einkauf, werden weitere 15 -30 % an Ausgaben eingespart.

Papier war gestern. Für die Steuerung der Prozesse vom Eskalationsmanagement über die Zugangsüberwachung bis hin zur Projektverfolgung, ist Papier nicht mehr notwendig. Fehlerquellen wie verlegte Schreiben oder unbekannter Status von Freigaben, ist Schnee von gestern. In ihrem DMS ist alles erfasst und steuerbar, der Status ist für alle einsehbar und alles an seinem Platz, nämlich in Ihrem Dokumentenmanagement-System. Abgesehen vom Papier, senken Sie auch die Kosten für Drucker und Toner.

Papier ist geduldig und gibt keinen Hinweis, wenn es irgendwo liegt und auf die Weiterleitung wartet. Mit einem DMS-System eliminieren Sie umständliche Prozesse und vereinfachen die Kommunikation für alle Beteiligten. Vor allem die zeitfressenden Verwaltungsakte lassen nahezu komplett automatisieren, so daß wiederholende oder veraltete Arbeitswege ans Tageslicht gelangen und sich auflösen lassen. Dadurch daß immer einsehbar ist, in welchem Arbeitsschritt sich ein Prozess gerade befindet, kann gezielt darauf eingewirkt werden. Griffbereite Belege garantieren schnellere Rechnungsfreigaben, wahren Skontofristen und sparen dem Unternehmen Ausgabent. Mit der gewonnenen Zeit, bekommt der Einkauf die Möglichkeit sein Know-How für operative Geschäfte zu nutzen.

Ein DMS System, spart Ihnen Kosten und sorgt für ein einheitliches System und optimale Kommunikation. Mit verbesserten Arbeitsabläufen geht die Reklamationsquote geht runter, die Erfolgsquote hoch. Aus diesen Faktoren resultiert eine verbesserte Servicequalität und das spiegelt sich auch in der Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten wider. Die Arbeitsmotivation steigt. Mit dem Einsatz von DMS, schenken Sie Ihren Mitarbeitern wertvolle Zeit für kreative und anspruchsvolle Tätigkeiten, die dem strategischen Tagesgeschäft zu Gute kommen.