Dokumentenmanagement Lösungen im Einkauf

Mit Dokumentenmanagement mehr Zeit für das strategische Geschäft

Wie kann die Digitalisierung dem Unternehmen helfen, Einkaufspreise und Prozesskosten effektiv zu senken?

Der Zuständigkeitsbereich eines Einkäufers und die damit verbundenen Aufgaben in einem Unternehmen haben in den vergangenen Jahren einen großen einen Wandel erfahren. Begrenzten sich einst die Aufgaben darauf Produktionsmaterial, Gerätschaften sowie Arbeitsutensilien per Orderlisten bei Stammlieferanten zu bestellen, so verantwortet der Einkauf heute weit mehr Themen, die zum Unternehmenserfolg beitragen. Bei der Beschaffung externer Güter und Dienstleistungen analysieren die Mitarbeiter des Einkaufs Marktsituation, Transport, Lagerplatz, Lieferanten, Qualität und den Faktor Zeit.

Die Qualität dieser anspruchsvollen Aufgaben im Einkauf leidet durch aufwändige und zeitraubende Verwaltungsaufgaben. Die Dokumentation über Angebote, bisher gekaufte Waren und die ausgewählten Lieferanten ist oftmals unvollständig oder lagert in aufwändigen Ordnersystemen und Aktenschränken. Ein Angebotsvergleich erfordert langwierige Recherchen, bleibt lückenhaft und/oder ohne Ergebnis. Dezentrale Prozesse unterschiedlicher Fachabteilungen, abwesende Kollegen und verschleppte Kommunikation ziehen Kaufentscheidungen unnötig in die Länge. Infolge dessen entstehen zeitraubende Fehler, Skontofristen verstreichen - das strategische Konzept bleibt auf der Strecke, unnötige Kosten werden verursacht.

Der Einkauf und der Supply Chain Manager gehören zu den wichtigsten Abteilungen eines ( oder mittelständischer) Unternehmen. Mit einem Dokumentenmanagement-System geben Sie dem Einkauf ein Werkzeug in die Hand die Einkaufsprozesse zu digitalisieren - Verwaltungsaufgaben zu vereinfachen und Informationen zentral und kosteneffizient zu nutzen. Mit der Automatisierung von Beschaffungsprozessen und der lückenlosen Vernetzung von Lieferanten und Einkäufern, bleibt Ihr Unternehmen am Markt wettbewerbsfähig. Für die Umsetzung und die damit verbundenen technischen Fragen, stehen wir Ihnen mit unserem Team gerne zur Verfügung.

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Diese Vorteile bringt ein DMS im Einkauf

  • Einfache Integration in Fremdapplikationen z.B. ERP-Systeme
  • Angebotsvergleiche auf Klick
  • Alle Produktspezifikationen über Jahrzehnte im Zugriff
  • Beschleunigte Rechnungsfreigaben über verteilte Standorte
  • Schnelle Prozessabfolgen
  • Revisionssichere Archivierung aller Belege
  • Eskalationsmanagement
  • Automatisierte und vollständige Versionierung
  • Reduzierter Platzbedarf

Gewinnsteigerung durch automatisierte und vernetzte digitale Prozesse

In einem Dokumentenmanagement-System sind alle Informationen zentral zusammengefasst. Dieses zentrale Archiv ist ein bedeutender Vorteil für den Supply-Chain-Manager. Sämtliche Kommentare, Anmerkungen, E-Mails zu Verhandlungen, Rabattvereinbarungen, Preislisten, Verträge, Bemerkungen seitens der Fachabteilungen sind Teil des Informationspakets und eine Weiterleitung an eine zuständige Abteilung kostet einen Mausklick, statt Papier, Kopien oder Aktenordner.
Versionierung, Nachverfolgungen von Änderungen und Freigaben inklusive.

So kann auf jeden Hinweis, jede Preisveränderung oder Reklamation schnell und effektiv reagiert werden. Gleichzeitig archivieren Sie mit wenigen Klicks Kontobewegungen, Verträge und Rechnungen rechtskonform. Weitere Vorteile bieten Volltextsuche, Medienbruchfreiheit, automatisierte Freigabefunktionen und Schnittstellen zu anderen Systemen in Ihrem Unternehmen. Sprechen Sie uns dazu auf unser eigens entwickelten InnoLink Service an.

Mit einem Dokumentenmanagement-System wird der Einkauf von zeitraubenden und wenig wertschöpfenden Tätigkeiten befreit. Es wird mehr Zeit für strategische Entscheidungen geschaffen und eine profitablere Vorgehensweise folgt daraus.

 

 

So erleichtert ein DMS Ihre Arbeit im Einkauf:

Wachsende Wissensdatenbank

Ein DMS archiviert und synchronisiert alle Informationen, die es eingegeben bekommt. Angefangen bei Lieferanteninformationen, über Lieferscheine bis hin zu Rechnungen und Absprachen, alle Daten werden zum entsprechenden Vorgang zugewiesen. Für die darauffolgende Rechnungsprüfung sind alle Informationen bereits archiviert und miteinander verknüpft und der Freigabeprozess ist im Nu erledigt.

Ohne großes Zutun entsteht parallel, eine Dokumentendatenbank, die recherchierter ist und alle Korrespondenzen zu allen Vorgängen enthält, sowie alle dazugehörigen Belege, Lieferscheine, Rechnungen, Angebote und weitere Dokumentenarten. Das garantiert Kommunikation, auf schnellem und direktem Wege, was die Zusammenarbeit und somit die Arbeitsergebnisse der jeweiligen Fachabteilungen verbessert.

Schutz und Sicherheit

Mit einem DMS sind Ihre Unterlagen vor fremden Blicken und gegen Beschädigung geschützt. Feuer oder Wasserschäden haben so manch Unternehmen viel Geld gekostet. Dieses Risiko wird mit einem Dokumentenmanagement-System komplett ausgemerzt.
Die revisionssichere Ablage (nach GDPdu/GoBS) erfolgt automatisch via Archivierung. Ein weiterer Arbeitsschritt, also Zeit und Kosten, wird eingespart. Eine versehentliche Löschung oder Veränderung der revisionssicher archivierten Dokumente verhindert das DMS während der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist.

Einsparung

Statistiken zu Folge, kann der Einkauf bzw. ein CPO bis zu 70% der Betriebskosten verwalten. Mit einem DMS können Unternehmen ihre Prozesse um 60% steigern, in Form von Wartezeiten, Papierverwaltung, Freigaben und der Überwachung von Beständen. Durch Einsparungen von Papier, Archivierungsräumen und -Material und dem effektiveren Einkauf, werden weitere 15 -30 % an Ausgaben eingespart.

Papierlos

Papier war gestern. Für die Steuerung der Prozesse vom Eskalationsmanagement über die Zugangsüberwachung bis hin zur Projektverfolgung, ist Papier nicht mehr notwendig. Fehlerquellen wie verlegte Schreiben oder unbekannter Status von Freigaben, ist Schnee von gestern. In ihrem DMS ist alles erfasst und steuerbar, der Status ist für alle einsehbar und alles an seinem Platz, nämlich in Ihrem Dokumentenmanagement-System. Abgesehen vom Papier, senken Sie auch die Kosten für Drucker und Toner.

Erfolg

Papier ist geduldig und gibt keinen Hinweis, wenn es irgendwo liegt und auf die Weiterleitung wartet. Mit einem DMS-System eliminieren Sie umständliche Prozesse und vereinfachen die Kommunikation für alle Beteiligten. Vor allem die zeitfressenden Verwaltungsakte lassen nahezu komplett automatisieren, so daß wiederholende oder veraltete Arbeitswege ans Tageslicht gelangen und sich auflösen lassen. Dadurch daß immer einsehbar ist, in welchem Arbeitsschritt sich ein Prozess gerade befindet, kann gezielt darauf eingewirkt werden. Griffbereite Belege garantieren schnellere Rechnungsfreigaben, wahren Skontofristen und sparen dem Unternehmen Ausgabent. Mit der gewonnenen Zeit, bekommt der Einkauf die Möglichkeit sein Know-How für operative Geschäfte zu nutzen.

Zufriedenheit

Ein DMS System, spart Ihnen Kosten und sorgt für ein einheitliches System und optimale Kommunikation. Mit verbesserten Arbeitsabläufen geht die Reklamationsquote geht runter, die Erfolgsquote hoch. Aus diesen Faktoren resultiert eine verbesserte Servicequalität und das spiegelt sich auch in der Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten wider. Die Arbeitsmotivation steigt. Mit dem Einsatz von DMS, schenken Sie Ihren Mitarbeitern wertvolle Zeit für kreative und anspruchsvolle Tätigkeiten, die dem strategischen Tagesgeschäft zu Gute kommen.

DocuWare & JobRouter im Einkauf

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„Seit wir das DocuWare haben, kann ich Dinge mit dem Kunden viel schneller klären, da das Raussuchen von Aufträgen entfällt.“

Claudia Westphal, Verkauf
HABA PlattenService GmbH

„Trotz der Skepsis zu Beginn bei vielen Mitarbeitern kann ich nun von einem sehr positiven Ergebnis sprechen. Alle Abläufe sind transparent nachvollziehbar und auch schnell wieder zu finden. Durch das unternehmensweite Archiv haben auch alle Niederlassungen permanenten Zugriff auf alle wichtigen Dokumente.“

Dominik Henz, Bereichsleiter ICT
BKL GmbH

„Die Software zeigt sich als sehr gut strukturiert und ausgereift, sodass die Ausgaben enorm reduziert wurden und Anfragen ohne aufwändige Suchaktion sofort und direkt am Arbeitsplatz beantwortet werden können“

Christian Ascherl-Landauer, Geschäftsführer
Nürnberger Gewerbemüll Verwertung

 

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