Dokumentenmanagement Lösungen für Ihr Unternehmen

Ihre Komplettlösung für Dokumentenmanagement und digitale Workflows

Ein Dokumentenmanagement-System einzuführen bedeutet nicht nur, dass Ihre Dokumente elektronisch archiviert werden. Dokumentenmanagement ist weit mehr als das, deshalb ist der Begriff Informationsmanagement eigentlich passender, um zu erklären, welche verschiedenenen und individuellen Lösungsansätze Dokumentenmanagement für Sie bereithält:

  • Ihre Inhalte sind schnell und überall verfügbar
  • alle Inhalte zu einem Projekt oder Thema sind gebündelt auffindbar
  • jeder Verantwortliche kann effektiv mit den Inhalten arbeiten und diese modifizieren
  • immer wiederkehrende Prozesse laufen automatisch und im Hintergrund ab

 

Workflow- & Dokumentenmanagement - wir bieten die passende Lösung!

Unsere Abteilungslösungen

Jede Abteilung im Unternehmen verfügt über unterschiedliche Anforderungen an ein DMS-Projekt. Während es in der Buchhaltung z.B. mehr um einen Eingangsrechnungsworkflow und die revisionssichere Ablage von Rechnungen geht, steht im Personal z.B. die digitale Personalakte im Vordergrund. Dank unserer langjährigen Erfahrung kennen wir die verschiedenen Bedürfnisse genau und helfen Ihnen, das Optimum aus Ihrem DMS herauszuholen.

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Unsere Branchenlösungen

Jede Branche hat ganz unterschiedliche Anforderungen bei der Arbeit mit einem Dokumentenmanagement-System. Im Folgenden möchten wir Ihnen zeigen, wie es uns gelingt, das DMS an die Bedürfnisse von verschiedensten Branchen ideal anzupassen um so das maximale Potential auszuschöpfen. Hier erfahren Sie auch, wie andere Unternehmen unsere Branchenlösungen bereits erfolgreich einsetzen und welche Erfahrungen sie damit gemacht haben.

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Unsere Unternehmenslösungen

Es gibt Dinge, die jedes Unternehmen und jede Abteilung gleichermaßen betreffen, ganz gleich, welcher Abteilung oder Branche man angehört. Dazu gehört, dass fast jeder archivierungspflichtige E-Mails empfängt, Teil einer Prozesskette ist oder Vertragsfristen im Auge behalten muss. Informieren Sie sich hier über unsere unternehmensweiten Lösungen und welche Unternehmen diese bereits erfolgreich einsetzen.
  

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Dokumentenmanagement unterstützt auf zwei Arten:

Bündelung aller Dokumente in einem Dokumentenpool

Für Ihr Unternehmen ist Wissen von unschätzbarem Wert. Um diesen Schatz zu bergen, wenn man ihn nutzen möchte, muss man jedoch oftmals lange auf die Suche gehen, denn die Informationen sind verteilt auf E-Mail Server, PCs und Aktenschränke im Keller. Viele Informationen sind mehrfach abgelegt und der aktuelle Status eines Vorgangs nicht mehr einsehbar.
Durch ein Dokumentenmanagement-System erhalten Sie neben der elektronischen Archivierung ein zentrales, digitales Archiv, auf welches alle Mitarbeiter von überall her flexiblen Zugriff haben. All Ihre Belege werden im Zusammenspiel mit den anderen Systemen Ihrer Unternehmens-IT (zum Beispiel Ihr E-Mail- oder ERP-System) dorthin eingescannt, strukturiert und geordnet abgelegt und den verschiedenen Vorgängen automatisch zugeordnet. Durch Suchschlagworte und einer Einteilung in Kategorien können Sie die benötigten Dokumente schnell und einfach wiederfinden. Innerhalb weniger Sekunden haben Ihre Mitarbeiter alle Belege zu einem Projekt oder Kunden vorliegen und sind über den aktuellen Stand informiert. Das Chaos durch unterschiedliche Dokumenten-Versionen und die langen Suchen bleiben Vergangenheit. Zusätzlich dazu werden die Aufbewahrungsfristen automatisiert und die rechtlichen Anforderungen für die Aufbewahrung von Dokumenten eingehalten.

Prozesse mithilfe digitaler Workflows optimieren

Sämtliche Prozesse und internen Arbeitsabläufe eines Unternehmens werden als Workflows bezeichnet. Ab einer bestimmten Anzahl an Workflow-Schritten kann es für ein Unternehmen schwierig werden, die Kontrolle über den Prozess zu behalten und dafür zu sorgen, dass die Zusammenarbeit reibungslos verläuft. Ihre Geschäftsprozesse digital abzubilden und zu steuern, bedeutet nicht nur, dass Sie schneller und kostengünstiger arbeiten können, sondern auch, dass Ihre Mitarbeiter lästige und immer wiederkehrende Tätigkeiten dem Dokumentenmanagement-System überlassen können. Dokumente werden auf elektronischem Wege bearbeitet und zur Ansicht, zur Weiterbearbeitung, Kontrolle und Freigabe einfach digital zu den verantwortlichen Kollegen weitergeleitet. Von der Rechnungsbearbeitung über Vertragsverwaltung und Posteingang bis zur Bearbeitung von Personalthemen wie Urlaubsanträge etc. können Sie so eine korrekte und pünktliche Bearbeitung sicherstellen. Jeder Ablauf und jede Entscheidung werden nachvollziehbar protokolliert und der Informationsaustausch zwischen Ihren Kollegen, Stellvertretern, anderen Abteilungen und externen Standorten wird deutlich verbessert.

 

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Ihre Sibylle von Liliencron
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Produktinfo DocuWare

Das DocuWare-System optimiert den Umgang mit Geschäftsunterlagen und macht sie jederzeit genau dort verfügbar, wo Sie sie benötigen – im Büro, weltweit, unterwegs und zuhause. Es automatisiert alle dokumentbasierten Unternehmensprozesse und legt Dokumente jeglichen Formats und aus allen Quellen in digitalen Archiven innerhalb eines zentralen Dokumenten-Pools ab.

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Produktinfo JobRouter

JobRouter® ist eine branchenübergreifende Digitalisierungsplattform, die alle Prozesse, Daten und Dokumente umfassend digitalisiert und automatisiert. Dies schließt unter anderem die Funktionalität von einfacher Prozess-Automatisierung, ausgezeichnetem Workflow-Management, intelligenter Belegerkennung, agilem Dokumentenmanagement sowie revisionssicherer Archivierung ein.

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Unsere Schnittstellen

Wir bieten Ihnen eine Vielzahl an eigenen Schnittstellen, welche sich nahtlos in Ihr ERP-System integrieren und Ihnen eine automatische und im Hintergrund ablaufende Archivierung ermöglichen sowie ein problemloses und schnelles Wiederfinden Ihrer Dokumente bieten. Durch die Schnittstellen können Sie auf Ihr Archiv zugreifen, ohne Ihre gewohnte Arbeitsumgebung verlassen zu müssen.

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