Dokumentenmanagement Lösungen im Personalwesen
Digitalisieren Sie Ihre Personalabteilung und bleiben Sie zukunftsfähig!
In der Personalabteilung steckt viel Potenzial, wenn es um das Thema Digitalisierung von Dokumenten und Unterlagen geht. Viele Unternehmen schöpfen diese Möglichkeiten nicht aus, und verpassen dabei Entwicklungen, die das Tempo und die Qualität der der heutigen Arbeitswelt bestimmen.
Wenn die Mitarbeiter der Personalabteilung durch analoge Verwaltungs- und Routineaufgaben von ihren fachlichen Tätigkeiten abgehalten werden, entgehen dem Unternehmen unter Umständen qualifizierte Bewerber und die Aufmerksamkeit gegenüber den eigenen Mitarbeitern und deren Anliegen leidet.
Um das zu vermeiden und um als Arbeitgeber am Markt wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es höchste Zeit in der Personalabteilung die Möglichkeiten der Digitalisierung und Automatisierung zu nutzen. Wo hierbei die meisten Potenziale liegen, erfahren Sie im Folgenden. Selbstverständlich beraten wir Sie auch gerne persönlich.
Diese Vorteile bringt ein DMS im Personal:
- effiziente HR-Prozesse
- sichere und datenschutzkonforme Aufbewahrung Ihrer Personaldokumente
- schnelle Auskunftsfähigkeit
- manuellen Aufwand auf ein Minimum reduzieren
- Transparenz für alle Beteiligten
- Zeit und damit Geld sparen
Anwendungsbeispiele von Dokumentenmanagement im Personal
1. Die digitale Personalakte
Das Thema Datenschutz wird immer wichtiger - gerade in der Personalabteilung, wo oft besonders sensible Daten bearbeitet werden. Ein Dokumenten-Management-System bietet die Möglichkeit Personalakten digital aufzubewahren und unterstützt Sie somit bei der Compliance-konformen Aufbewahrung. Dank individueller Zugriffsberechtigung, automatischen Löschfristen und integrierter Änderungsverfolgung sind Sie rechtlich auf der sicheren Seite. Gleichzeit erspart Ihnen das System auch noch viel manuelle Arbeit, denn Informationen sind auf Knopfdruck verfügbar und müssen nicht mehr in Papierakten gesucht werden.
2. Schnelles & transparentes Bewerbungsmanagement
Im "War for Talents" kommt es auf schnelle Reaktionszeiten und Professionalität im Bewerbungsprozess an. Ein DMS unterstützt Sie bei der Suche nach geeigneten Kandidaten. Zum einen können Sie für eine schnelle Kontaktaufnahme Bewerbungsformulare auf Ihrer Karriereseite einbinden. Alle eingehenden Bewerbungen werden dann in einem zentralen Dokumentenpool gespeichert. Per digitalem Workflow gelangt die Bewerbung im nächsten Schritt zu allen am Auswahlverfahren Beteiligten, die dann die Möglichkeit haben die Bewerbung zu kommentieren. Dies sorgt für Transparenz im Bearbeitungsprozess und Dokumente können nicht verloren gehen. Vertreterrregelungen und automatische E-Mail-Erinnerungen bei zu langen Reaktionszeiten sorgen außerdem dafür, dass Bewerber schnell eine Rückmeldung bekommen.
3. Dienstreiseabwicklung
Dienstreisen sind sehr verwaltungsintensiv, denn oft muss zuvor ein Dienstreiseantrag gestellt und genehmigt werden und im Anschluss müssen die Reisekosten abgerechnet werden. Ein Dokumenten-Mangement-System kann solche Prozesse zwar nicht ersetzen, jedoch kann es diese digitalisieren und dadurch so effizient wie möglich gestalten. Antragsformulare, die händisch von Abteilung zu Abteilung weitergereicht werden, gehören damit der Vergangenheit an. Und auch die anschließende Reiskostenabrechnung wird mithilfe eines DMS deutlich komfortabler gestaltet, beispielsweise durch die automatische Berechnung des Verpflegungsmehraufwandes.
4. Urlaubsanträge - unkompliziert & schnell
Urlaub auf unkomplizierte Weise beantragen - das wissen Mitarbeiter zu schätzen. Nehmen Sie daher Abschied von der Zettelwirtschaft und stellen Sie Ihrem Personal mithilfe eines DMS besser digitale Formulare zur Verfügung, die schnell ausgefüllt sind und nicht mehr verloren gehen können. Nachdem der Mitarbeiter den Antrag abgesendet hat, erhält der Vorgesetze eine Nachricht und kann ihn sofort freigeben oder ggf. auch ablehnen. Bei Freigabe geht die Urlaubsmeldung automatisch auch gleich an die Personalabteilung und wird im ERP-System vermerkt. Der digitale Urlaubsantrag sorgt somit nicht nur für erhöhte Transparenz sondern auch für kürzere Durchlaufzeiten und Arbeitserleichterung.
5. On-/Offboarding
Damit sich ein neuer Mitarbeiter von Anfang an gut aufgehoben fühlt, ist ein reibungsloser Onboarding-Prozess unerlässlich. Auch hierfür können Sie wieder auf die Möglichkeiten eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems zurückgreifen. Digitale Workflows gewährleisten, dass die Kommunikation zwischen Personal-, Fach- und IT-Abteilung reibungslos funktioniert und nichts vergessen wird. Große Arbeitserleichterung bieten auch die Webformulare, die der neue Mitarbeiter bequem am Bildschirm ausfüllt. So müssen Personaldaten nicht mehr manuell erfasst und wieder und wieder übertragen werden. Eine weitere hilfreiche Funktion sind die digitalen Mappen, in denen Informationen zu den gängigsten Fragen zusammengestellt und dem neuen Mitarbeiter am ersten Tag zu Verfügung gestellt werden können. Selbstverständlich können auch Workflows für den Offboarding-Prozess mithilfe eines DMS eingerichtet werden.
6. Gehaltsabrechnung - digital & vertraulich
Jeden Monat kostet es viel Geld und Zeit allen Mitarbeitern die Gehaltszettel in Papierform zukommen zu lassen. Die digitale Variante schont nicht nur die Umwelt sondern auch Ihre Ressourcen. Besonders komfortabel ist, dass die Lohnbuchhalter sich nicht auf ein anderes Programm umstellen müssen. Alle Abrechnungen werden weiterhin über das gewohnte ERP- bzw. Lohnprogramm erstellt und dann via Schnittstelle im Dokumentenmanagement-System bei der zugehörigen Personalakte abgelegt. Der Mitarbeiter erhält daraufhin eine automatisch generierte E-Mail mit einem Link, über den er dann die Abrechnung aufrufen kann. Passwortschutz und Verschlüsselung sorgen dabei für die notwendige Vertraulichkeit.
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FAQ
Eine Personalmanagement-Software und ein Dokumentenmanagement-System schließen sich nicht gegenseitig aus - im Gegenteil sie können einander ergänzen. Die meisten Unternehmen, die bereits eine Software im HR-Bereich einsetzen z.B. fürs Recruiting, suchen noch nach einer Möglichkeit die Personalakten digital aufzubewahren. Da sich ein Dokumentenmanagement-System nicht auf den Einsatz in der Personalabteilung beschränkt, sondern auch in anderen Unternehmensbereichen wie z.B. der Buchhaltung eingesetzt werden kann, wird beim Thema digitale Akten oft gerne auf ein DMS gesetzt. Beide Softwares können via Schnittstellen auch miteinander verknüpft werden und sich so optimal ergänzen.
Hingegen in kleineren Unternehmen, die noch keine Personalmanagement-Software benutzen, dafür aber bereits ein Dokumentenmanagement-System in der Buchhaltung im Einsatz haben, kann ein DMS auch die Dokumente und Prozesse in der HR-Abteilung digitalisieren. Eine eigene Personalmanagement-Software ist dann oftmals nicht mehr erforderlich.
Unsere Produkte sind alle mehrfach zertifiziert und bieten eine hohe Sicherheit für Ihre vertraulichen Dokumente. Dank eines filigranen Rechtesystems kann man sehr genau festlegen, wer auf welche Dokumente zugreifen kann. Besonders sensible Daten können sogar so verschlüsselt werden, dass auch Systemadministratoren nicht mehr darauf zugreifen können. Wenn Sie DocuWare in der Cloud betreiben, werden alle Dokumente automatisch mit dem AES-Verfahren (Advanced Encryption Standard) verschlüsselt. Dieser ist als Verschlüsselungsstandard von der US-Regierung für Dokumente mit der höchsten Geheimhaltungsstufe (Top Secret) zugelassen und bietet somit zuverlässigen Schutz.
Mehr Informationen erhalten Sie im Whitepaper Sicherheit und im Whitepaper Cloud.
Mit unserem eigens entwickelten Allrounder-Tool InnoLink Service können wir nahezu alles realisieren, das Sie benötigen, um reibungslos mit Ihre Software in Verbindung mit dem DMS im Alltag zu arbeiten. In der Vergangenheit haben wir bereits Schnittstellen zu Programmen wie z.B. Datev, SAP oder P&I LOGA geschaffen.
Hier erhalten Sie einen vollständigen Überblick unserer Schnittstellen. Schauen Sie doch gleich einmal nach, ob Ihr System bereits dabei ist.
Ihre Software ist nicht dabei? Kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne, ob eine Anbindung an Ihre Software möglich ist.
Diese Softwareprodukte verwenden wir für unsere DMS Lösungen
Um für Ihre Abteilung die passende Lösung zusammenzustellen arbeiten wir mit folgenden Softwareprodukten.
Im Bedarfsfall lassen sich auch beide Produkte miteinander kombinieren und ergänzen sich so oft zu einer optimalen Lösung.
>> DocuWare im Personalwesen
DocuWare ist Ihre digitale Plattform fürs Ablegen, Finden und Bearbeiten sämtlicher HR-Unterlagen. Der Archivierungsspezialist ist die erste Wahl, wenn es Ihnen vor allem darum geht Ihre Dokumente zentral und Compliance-konform abzulegen. Dank Zusatzmodulen wie dem Workflow Manager oder DocuWare Forms sind aber auch digitale Workflows und weitere Anwendungsmöglichkeiten denkbar. Erfahren Sie mehr in folgendem PDF:
>> JobRouter für die Personalabteilung
Der JobRouter ist die richtige Wahl für Sie, wenn es Ihnen vor allem darum geht Ihre HR-Prozesse zu optimieren. Mit dem Prozessmanagementprofi digitalisieren Sie Ihre Workflows und fördern ortsunabhängig die Kollaboration im Recruitingprozess. Selbstverständlich bietet auch der JobRouter mit JobArchiv die Möglichkeit Dokumente digital zu archivieren.
Sie sind unsicher welches Produkt am besten zu Ihnen passt?
Gerne beraten wir Sie. Rufen Sie uns dazu einfach unter (089) 41 11 862 -10 an oder schreiben Sie uns
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