Dokumentenmanagement Lösungen im Personalwesen

Digitalisieren Sie Ihre Personalabteilung und bleiben Sie zukunftsfähig!

In der Personalabteilung steckt viel Potenzial, wenn es um das Thema Digitalisierung geht. Viele Unternehmen schöpfen dieses Potenzial jedoch nicht aus, dabei ist dies unerlässlich, wenn man mit dem Tempo der heutigen Arbeitswelt Schritt halten möchte.

Wenn die Mitarbeiter der Personalabteilung durch Routinearbeiten von ihren eigentlichen Tätigkeiten abgehalten werden, entgehen dem Unternehmen möglicherweise qualifizierte Bewerber und auch die eigenen Mitarbeiter werden unzufrieden, wenn ihren Anliegen aus Zeitmangel nicht genügend Aufmerksam gewidmet werden kann.

Damit es dazu erst gar nicht kommt, sollten in der Personalabteilung die Möglichkeiten der Digitalisierung und Automatisierung genutzt werden. Wo hierbei die meisten Potenziale liegen, erfahren Sie im Folgenden. Selbstverständlich beraten wir Sie auch gerne persönlich.

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Diese Vorteile bringt ein DMS im Personal:

  • effiziente HR-Prozesse
  • sichere und datenschutzkonforme Aufbewahrung Ihrer Personaldokumente
  • schnelle Auskunftsfähigkeit
  • manuellen Aufwand auf ein Minimum reduzieren
  • Transparenz für alle Beteiligten
  • Zeit und damit Geld sparen
Ja, ich will von diesen Vorteilen profitieren und kostenlos beraten werden

 

Anwendungsbeispiele von Dokumentenmanagement im Personal

1. Die digitale Personalakte

Das Thema Datenschutz wird immer wichtiger - gerade in der Personalabteilung, wo oft besonders sensible Daten bearbeitet werden. Ein Dokumenten-Management-System bietet die Möglichkeit Personalakten digital aufzubewahren und unterstützt Sie somit bei der Compliance-konformen Aufbewahrung. Dank individueller Zugriffsberechtigung, automatischen Löschfristen und integrierter Änderungsverfolgung sind Sie rechtlich auf der sicheren Seite. Gleichzeit erspart Ihnen das System auch noch viel manuelle Arbeit, denn Informationen sind auf Knopfdruck verfügbar und müssen nicht mehr in Papierakten gesucht werden.

Mehr zur Digitalen Personalakte

2. Schnelles & transparentes Bewerbungsmanagement

Im "War for Talents" kommt es auf schnelle Reaktionszeiten und Professionalität im Bewerbungsprozess an. Ein DMS unterstützt Sie bei der Suche nach geeigneten Kandidaten. Zum einen können Sie für eine schnelle Kontaktaufnahme Bewerbungsformulare auf Ihrer Karriereseite einbinden. Alle eingehenden Bewerbungen werden dann in einem zentralen Dokumentenpool gespeichert. Per digitalem Workflow gelangt die Bewerbung im nächsten Schritt zu allen am Auswahlverfahren Beteiligten, die dann die Möglichkeit haben die Bewerbung zu kommentieren. Dies sorgt für Transparenz im Bearbeitungsprozess und Dokumente können nicht verloren gehen. Vertreterrregelungen und automatische E-Mail-Erinnerungen bei zu langen Reaktionszeiten sorgen außerdem dafür, dass Bewerber schnell eine Rückmeldung bekommen.

3. Dienstreiseabwicklung

Dienstreisen sind sehr verwaltungsintensiv, denn oft muss zuvor ein Dienstreiseantrag gestellt und genehmigt werden und im Anschluss müssen die Reisekosten abgerechnet werden. Ein Dokumenten-Mangement-System kann solche Prozesse zwar nicht ersetzen, jedoch kann es diese digitalisieren und dadurch so effizient wie möglich gestalten. Antragsformulare, die händisch von Abteilung zu Abteilung weitergereicht werden, gehören damit der Vergangenheit an. Und auch die anschließende Reiskostenabrechnung wird mithilfe eines DMS deutlich komfortabler gestaltet, beispielsweise durch die automatische Berechnung des Verpflegungsmehraufwandes.

4. Urlaubsanträge - unkompliziert & schnell

Urlaub auf unkomplizierte Weise beantragen - das wissen Mitarbeiter zu schätzen. Nehmen Sie daher Abschied von der Zettelwirtschaft und stellen Sie Ihrem Personal mithilfe eines DMS besser digitale Formulare zur Verfügung, die schnell ausgefüllt sind und nicht mehr verloren gehen können. Nachdem der Mitarbeiter den Antrag abgesendet hat, erhält der Vorgesetze eine Nachricht  und kann ihn sofort freigeben oder ggf. auch ablehnen. Bei Freigabe geht die Urlaubsmeldung automatisch auch gleich an die Personalabteilung und wird im ERP-System vermerkt. Der digitale Urlaubsantrag sorgt somit nicht nur für erhöhte Transparenz sondern auch für kürzere Durchlaufzeiten und Arbeitserleichterung.

5. On-/Offboarding

Damit sich ein neuer Mitarbeiter von Anfang an gut aufgehoben fühlt, ist ein reibungsloser Onboarding-Prozess unerlässlich.  Auch hierfür können Sie wieder auf die Möglichkeiten eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems zurückgreifen. Digitale Workflows gewährleisten, dass die Kommunikation zwischen Personal-, Fach- und IT-Abteilung reibungslos funktioniert und nichts vergessen wird. Große Arbeitserleichterung bieten auch die Webformulare, die der neue Mitarbeiter bequem am Bildschirm ausfüllt. So müssen Personaldaten nicht mehr manuell erfasst und wieder und wieder übertragen werden. Eine weitere hilfreiche Funktion sind die digitalen Mappen, in denen Informationen zu den gängigsten Fragen zusammengestellt und dem neuen Mitarbeiter am ersten Tag zu Verfügung gestellt werden können. Selbstverständlich können auch Workflows für den Offboarding-Prozess mithilfe eines DMS eingerichtet werden.

6. Gehaltsabrechnung - digital & vertraulich

Jeden Monat kostet es viel Geld und Zeit allen Mitarbeitern die Gehaltszettel in Papierform zukommen zu lassen. Die digitale Variante schont nicht nur die Umwelt sondern auch Ihre Ressourcen. Besonders komfortabel ist, dass die Lohnbuchhalter sich nicht auf ein anderes Programm umstellen müssen. Alle Abrechnungen werden weiterhin über das gewohnte ERP- bzw. Lohnprogramm erstellt und dann via Schnittstelle im Dokumentenmanagement-System bei der zugehörigen Personalakte abgelegt. Der Mitarbeiter erhält daraufhin eine automatisch generierte E-Mail mit einem Link, über den er dann die Abrechnung aufrufen kann. Passwortschutz und Verschlüsselung sorgen dabei für die notwendige Vertraulichkeit.

 

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FAQ

Hier haben wir einige der häufigsten Kundenfragen zum Thema Dokumentenmanagement im Personal zusammengestellt:
Wir setzen bereits eine Personalmanagement-Software ein. Wozu brauchen wir noch ein DMS?

Eine Personalmanagement-Software und ein Dokumentenmanagement-System schließen sich nicht gegenseitig aus - im Gegenteil sie können einander ergänzen. Die meisten Unternehmen, die bereits eine Software im HR-Bereich einsetzen z.B. fürs Recruiting, suchen noch nach einer Möglichkeit die Personalakten digital aufzubewahren. Da sich ein Dokumentenmanagement-System nicht auf den Einsatz in der Personalabteilung beschränkt, sondern auch in anderen Unternehmensbereichen wie z.B. der Buchhaltung eingesetzt werden kann, wird beim Thema digitale Akten oft gerne auf ein DMS gesetzt. Beide Softwares können via Schnittstellen auch miteinander verknüpft werden und sich so optimal ergänzen.

Hingegen in kleineren Unternehmen, die noch keine Personalmanagement-Software benutzen, dafür aber bereits ein Dokumentenmanagement-System in der Buchhaltung im Einsatz haben, kann ein DMS auch die Dokumente und Prozesse in der HR-Abteilung digitalisieren. Eine eigene Personalmanagement-Software ist dann oftmals nicht mehr erforderlich.

Sind die vertraulichen Personaldokumente auch sicher vor unberechtigten Zugriffen?

Unsere Produkte sind alle mehrfach zertifiziert und bieten eine hohe Sicherheit für Ihre vertraulichen Dokumente. Dank eines filigranen Rechtesystems kann man sehr genau festlegen, wer auf welche Dokumente zugreifen kann. Besonders sensible Daten können sogar so verschlüsselt werden, dass auch Systemadministratoren nicht mehr darauf zugreifen können. Wenn Sie DocuWare in der Cloud betreiben, werden alle Dokumente automatisch mit dem AES-Verfahren (Advanced Encryption Standard) verschlüsselt. Dieser ist als Verschlüsselungsstandard von der US-Regierung für Dokumente mit der höchsten Geheimhaltungsstufe (Top Secret) zugelassen und bietet somit zuverlässigen Schutz.

Mehr Informationen erhalten Sie im Whitepaper Sicherheit und im Whitepaper Cloud.

Welche Personalmanagement-Software kann an das DMS angebunden werden?

Mit unserem eigens entwickelten Allrounder-Tool InnoLink Service können wir nahezu alles realisieren, das Sie benötigen, um reibungslos mit Ihre Software in Verbindung mit dem DMS im Alltag zu arbeiten. In der Vergangenheit haben wir bereits Schnittstellen zu Programmen wie z.B. Datev, SAP oder P&I LOGA geschaffen.
Hier erhalten Sie einen vollständigen Überblick unserer Schnittstellen. Schauen Sie doch gleich einmal nach, ob Ihr System bereits dabei ist.

Ihre Software ist nicht dabei? Kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne, ob eine Anbindung an Ihre Software möglich ist.

Haben Sie weitere Fragen?

Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, wir beantworten sie Ihnen gerne!

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Diese Softwareprodukte verwenden wir für unsere DMS Lösungen

Um für Ihre Abteilung die passende Lösung zusammenzustellen arbeiten wir mit folgenden Softwareprodukten.
Im Bedarfsfall lassen sich auch beide Produkte miteinander kombinieren und ergänzen sich so oft zu einer optimalen Lösung.

>> DocuWare im Personalwesen

DocuWare ist Ihre digitale Plattform fürs Ablegen, Finden und Bearbeiten sämtlicher HR-Unterlagen. Der Archivierungsspezialist ist die erste Wahl, wenn es Ihnen vor allem darum geht Ihre Dokumente zentral und Compliance-konform abzulegen. Dank Zusatzmodulen wie dem Workflow Manager oder DocuWare Forms sind aber auch digitale Workflows und weitere Anwendungsmöglichkeiten denkbar. Erfahren Sie mehr in folgendem PDF:

>> JobRouter für die Personalabteilung

Der JobRouter ist die richtige Wahl für Sie, wenn es Ihnen vor allem darum geht Ihre HR-Prozesse zu optimieren. Mit dem Prozessmanagementprofi digitalisieren Sie Ihre Workflows und fördern ortsunabhängig die Kollaboration im Recruitingprozess. Selbstverständlich bietet auch der JobRouter mit JobArchiv die Möglichkeit Dokumente digital zu archivieren.

Sie sind unsicher welches Produkt am besten zu Ihnen passt?

Gerne beraten wir Sie. Rufen Sie uns dazu einfach unter (089) 41 11 862 -10 an oder schreiben Sie uns

 

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