Dokumentenmanagement im Qualitätsmanagement

QM-Dokumente einfach verwalten

In Branchen wie der Automobilindustrie, Medizintechnik, Luft- und Raumfahrt, Arznei- und Lebensmittelherstellung sowie in Arztpraxen, Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen, ist ein nachweisbares Qualitätsmanagement schon lange Pflicht. Aber auch in anderen Sparten setzen immer mehr Unternehmen freiwillig auf Qualitätsmanagement, da dies einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil ausmachen kann.

Qualitätsmanagement bringt jedoch auch einiges an Dokumentationspflichten mit sich, vor allem wenn man es gemäß DIN EN ISO 9001 zertifizieren lassen möchte. Ein Dokumentenmanagement-System unterstützt Sie mit seinen vielfältigen Funktionen dabei diese Pflichten zu erfüllen und sorgt dafür, dass Sie nicht den Überblick über die vielen Dokumente verlieren.

Die Vorteile eines DMS auf einen Blick:

  • lückenlose Dokumentation
  • Reduzierung der Aktenbestände
  • Einhalten der Richtlinien des Produkthaftungsgesetzes
  • sicheres Versionsmanagement
  • Rechtssicherheit dank revisionssicherer Archivierung
  • Transparenz für alle Beteiligten
  • weltweiter Zugriff
Ja, ich will von diesen Vorteilen profitieren und kostenlos beraten werden

 

So erleichtert ein DMS Ihre Arbeit im Qualitätsmanagement

QM-Handbuch & Dokumentenlenkung

Jedes Unternehmen, das sich nach ISO 9001 zertifizieren lassen möchte, muss zwingend ein Qualitätsmanagement-Handbuch erstellen. Ein DMS unterstützt Sie dabei das Handbuch aktuell zu halten und stellt sicher, dass alle Mitarbeiter Zugriff darauf haben. Wie alle QM-Dokumente ist auch das Handbuch der Dokumentenlenkung unterworfen d.h. jeder Teilschritt von der Erstellung über die Bearbeitung, Prüfung und Freigabe bis hin zur Veröffentlichung muss nachvollziehbar sein. Dank Workflowanbindung sorgt ein DMS für einen korrekten Lenkungslauf, dokumentiert alles ISO-konform und legt Ihre Dokumente revisionssicher ab.

Rechtsicherheit bei Produkthaftung

Das Produkthaftungsgesetz besagt, dass wer ein Produkt in Verkehr bringt, im Schadensfall dafür in Haftung genommen werden kann. Im Falle einer Klage muss man als Unternehmen dann beweisen können, dass keine Fehler bei der Produktion gemacht wurden. In der Regel ist dies nur möglich, wenn man eine lückenlose Dokumentation des gesamten Fertigungsprozesses vorweisen kann. Mithilfe  eines DMS und dessen manipulationssicheren Langzeit-Archivierung, können Sie dem Gericht die geforderten Dokumente schnell zur Verfügung stellen und hohe Schadensersatzforderungen so hoffentlich abwenden.

Effiziente Dokumentenbereitstellung

Dokumente liegen oft in verschiedenen Formen vor (elektronisch bzw. Papierform) und werden in unterschiedlichen Programmen erstellt. Ein DMS bringt alles zusammen und legt Ihre Dokumente abteilungs- und standortübergreifend ab. Somit haben alle berechtigten Mitarbeiter Zugriff auf wichtige Unterlagen, ohne dass die Erstellungsprogramme benötigt werden oder sie händisch im Papierarchiv danach suchen müssen.

Versionierung & Änderungsverfolgung

Nach jeder Änderung an einem Dokument vergibt das DMS eine neue Versionsnummer.  Alle Bearbeitungsschritte werden dann mit dieser Version zusammen gespeichert und Änderungen können transparent nachvollzogen werden. Für Anwender lässt sich das DMS so einstellen, dass jeweils nur die neuste Version sichtbar ist. So lässt sich sicherstellen, dass nur die aktuelle Version verwendet wird und veraltete Versionen gehören der Vergangenheit an.

Überprüfung & Genehmigung

Im Qualitätsmanagement müssen viele Dokumente regelmäßig überprüft, ggf. aktualisiert und dann freigegeben werden. Ein DMS kann Sie dabei unterstützen, indem es Sie in festgelegten Abständen an eine Überprüfung erinnert. Die erneuerten Dokumente werden dann per elektronischem Workflow zur Freigabe weitergeleitet.

Veröffentlichung & Dokumentation

Hat sich an einem Dokument etwas geändert, werden alle betroffenen Mitarbeiter informiert und dazu aufgefordert ihre Kenntnisnahme zu bestätigen. Das DMS dokumentiert dies und Sie schlagen zwei Fliegen mit einer Klappe: es ist sichergestellt, dass alle über die Änderung informiert sind und Sie können es auch nachweisen.

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FAQ

Hier haben wir einige der häufigsten Kundenfragen zum Thema Dokumentenmanagement im Qualitätsmanagement zusammengestellt:
Wie ist in einem Dokumentenmanagement-System sichergestellt, dass nur ein Mitarbeiter gleichzeitig ein Dokument bearbeitet?

DocuWare schützt ein Dokument, das gerade bearbeitet wird, gegen weitere Zugriffe. Die restlichen Mitarbeiter haben trotzdem weiterhin Lesezugriff.

Wie werden Bearbeitungsschritte in einem DMS dokumentiert?

Oftmals werden Dokumente von unterschiedlichen Mitarbeitern bearbeitet, geprüft und weitergeben. In DocuWare werden die einzelnen Bearbeitungsschritte mithilfe von digitalen Stempeln dokumentiert. So weiß jeder, wie der aktuelle Bearbeitungsstand ist. Im JobRouter werden keine digitalen Stempel eingesetzt, der Bearbeitungsstatus wird hier über eine Art Protokoll nachvollzogen.

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Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, wir beantworten sie Ihnen gerne!

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Lernen Sie einen Kunden kennen, der unsere Lösung bereits im QM einsetzt:

Dr. Niedermaier Pharma

„Die Einführung eines DMS war ein entscheidender Schritt in Richtung Finden statt Suchen. Alles an einem Ort zu haben beschleunigt unsere sehr heterogenen Prozesse, und bringt ein großes Maß an zusätzlicher Sicherheit. Ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung.“

Dr. Cordula Niedermaier-May, Geschäftsführung

Referenzbericht lesen


DocuWare & JobRouter im Qualitätsmanagement

Für unsere DMS-Lösungen setzen wir die Software von zwei namhaften und mehrfach zertifizierten Herstellern ein:
DocuWare ist Ihre digitale Plattform fürs Ablegen, Finden und Bearbeiten sämtlicher QM-Dokumente. Der Archivierungsspezialist ist die erste Wahl, wenn es Ihnen vor allem darum geht Ihre Dokumente zentral und Compliance-konform abzulegen.

Der JobRouter hingegen ist die richtige Wahl für Sie, wenn es Ihnen vor allem darum geht Ihre Abläufe zu optimieren. Mit dem Prozessmanagementprofi digitalisieren Sie Ihre Workflows und können beispielsweise Dokumente zur Kenntnisnahme verteilen.

Beide Programme lassen sich miteinander kombinieren und ergänzen sich so für eine optimale Lösung.

Sie sind sich unsicher welches Produkt am besten zu Ihnen passt? Gerne beraten wir Sie. Rufen Sie uns dazu einfach unter (089) 41 11 862 -10 an oder schreiben Sie uns.

 

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