Dokumentenmanagement im Vertrieb

Vertriebsprozesse optimieren mit Dokumenten- und Workflowmanagement

Als Vertriebler, Vertriebsleiter oder Geschäftsführer eines Unternehmens wissen Sie: Wenn Ihre Vertriebsabläufe laufen wie geschmiert, bedeutet das zufriedene Kunden, Umsatz und eine gute Marktposition. Papiergebundene Prozesse für Aufträge, Rechnungen und Verträge kosten hier aber Zeit und Nerven. Informationen gehen verloren und der Kundenservice leidet. Projekte schreiten nicht voran, sondern laufen auf der Stelle. Ihr Telefon klingelt und erneut fragt der Kunde nach dem Stand der Dinge. Sie stecken in Erklärungsnot.

Mit einem Dokumentenmanagement-System im Vertrieb holen Sie das Beste aus Ihren Vertriebsprozessen heraus! Wir sind seit über 25 Jahren auf das Thema DMS spezialisiert und beraten Sie gerne, wie Sie Ihre Abläufe optimieren können.

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Diese Vorteile bringt ein DMS im Vertrieb

  • kürzere Durchlaufzeiten
  • schnellere Informationsversorgung
  • mehr Umsatzchancen
  • effizienterer Vertrieb
  • erhöhte Wettbewerbsfähigkeit
  • intensiverer Kundenservice

 

Digitale Kundenakte verbessert Vertriebsabläufe

Mit einer digitalen Kundenakte sind alle Mitarbeiter immer auf dem aktuellsten Stand, was Auftragsabwicklung und Kundenanfragen betrifft.

Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen oder Ihre Abteilung hätte bereits digitale Vertriebsprozesse. Der Vertrieb erhält eine Kundenanfrage und sendet nach einem Gespräch ein Angebot per E-Mail. Das Dokumentenmanagement ordnet die E-Mail direkt dem Kunden zu.
Am nächsten Tag meldet sich der Kunde und möchte über das Angebot sprechen. Er fragt nach seinem Ansprechpartner, der heute leider einen Termin auswärts hat. Der freundliche Kollege am Telefon weiß aber trotzdem Bescheid. Er öffnet die digitale Kundenakte, kann per Mausklick das Angebot und den Stand der Dinge einsehen und die Fragen des Kunden klären. Der Kunde ist zufrieden, der Auftrag wird erteilt. Effizient, schnell und einfach.

Automatisch generiert der Kollege eine Auftragsbestätigung und setzt einen digital angelegten Workflow, den Bearbeitungsprozess, in Gang. So werden direkt auch alle weiteren verantwortlichen Kollegen in Auftragsabwicklung, Rechnungsbearbeitung und Versand in den Prozess eingebunden. Alle folgenden Arbeitsschritte werden digital gesteuert und festgehalten, sodass der Auftrag schnell und unkompliziert abgewickelt werden kann.
Auch diese Vorgänge werden automatisch in der digitalen Kundenakte gespeichert, sodass alle Kollegen per Mausklick auf aktuelle Bestellungen zugreifen, Bearbeitungsstände, Abstimmungsprozesse, Buchhaltungs- und Vertragsdokumente, komplette Kundenhistorien sowie vereinbarte Rabatte und Skonti einsehen können.

 

 

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Gerne zeigen wir Ihnen während einer kostenlosen und unverbindlichen
Webdemo wie unsere Dokumentenmanagement-Lösung für den Vertrieb
aussieht. Kontaktieren Sie uns und wir vereinbaren einen Termin.

 

 

 

Erfolgreiches Verkaufsgespräch mit Dokumentenmanangement

Ein Verkaufsgespräch verspricht dann Erfolg, wenn Sie als Vertriebler gut vorbereitet mit allen wichtigen Informationen über Kunde und Unternehmen überzeugen können. Der Kunde bemerkt eine gute Vorbereitung und auch Sie fühlen sich sicher und wissen, auf was es ankommt.

Eine digitale Kundenakte durch ein Dokumentenmanagement-System gibt Ihnen die Transparenz, die Sie benötigen. Missverständnisse oder Fehlinformationen werden vermieden und Sie erhalten eine kundenorientierte Kommunikation - vom Büro aus, aber vor allem auch unterwegs oder direkt beim persönlichen Gespräch. Sie als Außendienstler können einfach und bequem vom Laptop aus kurz vor einem Kundentermin nochmals Ihre Kenntnisse auffrischen, indem Sie sich die digitale Kundenakte ansehen. Die Kundenhistorie sowie beispielsweise mit dem Kunden vorab besprochene Gesprächsthemen und Agenden sehen Sie auf einen Blick und können gut vorbereitet in das Gespräch gehen. Nach dem Meeting können Sie dieses gleich dokumentieren oder auch eventuelle Aufträge einpflegen.

Die durch Dokumentenmanagement vernetzte Leistungserbringung verbessert somit Ihre Vertriebschancen und hilft Ihnen, sich optimal auf den Kunden und anfallende Gespräche einzustellen und das Wesentliche dabei immer im Blick zu haben.

 

 

So erleichtert ein DMS Ihre Arbeit im Vertrieb

Vertriebscontrolling

Kennen Sie als Vertriebsleiter das Problem, kurz vor dem wohlverdienten Wochenende die Aufträge der letzten Woche und Ihre Umsatzplanung auf den neusten Stand bringen zu wollen - und dann fehlen hier noch Auswertungen des Controllings und dort noch Besucherberichte der Außendienstler... Mit einer digitalen Vertriebsmappe haben Sie hier keinerlei Probleme mehr. Über Verknüpfungen können Sie aus der Mappe heraus auf alle Dokumente zugreifen, zum Beispiel Angebote, Verträge, weitere Belege, sodass Sie immer die aktuellesten Versionen vor sich haben und Ihre Umsatzplanung stressfrei abschließen. Sie brauchen nichts mehr suchen, da alle benötigten Infos automatisch zu Ihrem Arbeitsplatz gelangen.

Angebotserstellung

Im Vertriebsbereich gibt es viele Situationen, in denen ein schnelles Handeln und eine schnelle Auskunft nötig sind und vor allem auch erwartet werden. Um Interessenten zu überzeugen und Kunden zufrieden zu stellen, muss ein Vertriebler auf dem neusten Stand sein und Informationen schnell einsehen können. Ein Interessent möchte ein Angebot haben, ein Kunde möchte den Preis für eine Erweiterung wissen - aktuelle Datenblätter, Preislisten, Verträge und sonstige Details werden ständig gesucht. Kunden müssen vertröstet werden und Interessenten müssen warten. Durch ein Dokumentenmanagement-System haben Sie alle Infos auf einen Klick und auch die aufwändigen Prozesse zur Angebotserstellung und -freigabe werden beschleunigt.

Kunden- und Partnerbetreuung

Auch für Ihre Kunden und Partner ist Ihr Dokumentenmanagement-System profitabel: Sie können Ihren Mitarbeitern im Haus, Ihren externen Kollegen, Interessenten, Kunden sowie Partnern online Informationen zur Verfügung stellen. So haben diese schnellen und problemlosen Zugriff auf Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Serviceberichte und vieles mehr. Telefonische Nachfragen werden reduziert und Sie haben genau die Informationen zur Verfügung, die die Kunden oder Interessenten erwarten.

 

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Ihre Sibylle von Liliencron
Vertrieb

 

DMS erfolgreich im Einsatz - das sagen unsere Kunden

„Seit wir das DocuWare haben, kann ich Dinge mit dem Kunden viel schneller klären, da das Raussuchen von Aufträgen entfällt.“

Claudia Westphal, Verkauf
HABA PlattenService GmbH

„Trotz der Skepsis zu Beginn bei vielen Mitarbeitern kann ich nun von einem sehr positiven Ergebnis sprechen. Alle Abläufe sind transparent nachvollziehbar und auch schnell wieder zu finden. Durch das unternehmensweite Archiv haben auch alle Niederlassungen permanenten Zugriff auf alle wichtigen Dokumente.“

Dominik Henz, Bereichsleiter ICT
BKL GmbH

„Die Software zeigt sich als sehr gut strukturiert und ausgereift, sodass die Ausgaben enorm reduziert wurden und Anfragen ohne aufwändige Suchaktion sofort und direkt am Arbeitsplatz beantwortet werden können“

Christian Ascherl-Landauer, Geschäftsführer
Nürnberger Gewerbemüll Verwertung

 


Die Softwareprodukte für unsere DMS Lösungen

Um für Ihre Abteilung die passende Lösung zusammenzustellen arbeiten wir mit folgenden Softwareprodukten.
Im Bedarfsfall lassen sich auch beide Produkte miteinander kombinieren und ergänzen sich so oft zu einer optimalen Lösung.

DocuWare im Vertrieb

Mit DocuWare sind Sie in der Lage, Ihre gesamten Vertriebsdokumente und Informationen gebündelt, digital und transparent abzulegen. Weitere Standorte, Kollegen im Außendienst sowie Vertriebsmitarbeiter, die auswärts auf Kundenterminen sind, können somit auf alle Informationen zugreifen und sind immer auf dem aktuellen Stand. Jeglicher Kundenkontakt kann optimiert werden, da Sie blitzschnell auf Nachfragen reagieren, Angebote einsehen oder z.B. auch entsprechende Marketingmaterialien vorlegen können. DocuWare lässt sich einfach in Ihr CRM-System integrieren und ist mit identischem Feature- und Funktionsumfang auch als Cloud- und On-Premises-Lösung verfügbar.

JobRouter im Vertrieb

Der JobRouter hilft Ihnen, Ihre Vertriebs- sowie Marketingprozesse optimal zu verschlanken und digital abzubilden, sodass alle Verantwortlichen bei jeglichen Kundenan- oder nachfragen reagieren können. Vereinfachung von Abläufen, Kommunikation und Beratung, Reaktionszeit beschleunigen, Servicequalität erhöhen und individuelle Kundenpakete zeitnah anzubieten, dies ermöglicht Ihnen der JobRouter.

Sie sind unsicher welches Produkt am besten zu Ihnen passt?

Gerne beraten wir Sie. Rufen Sie uns dazu einfach unter (089) 41 11 862 -10 an oder schreiben Sie uns

 

FAQ

Hier haben wir einige der häufigsten Kundenfragen zum Thema Dokumentenmanagement im Vertrieb zusammengestellt:
Kann mein ERP-System an das DMS angebunden werden?

Wir bieten eine Vielzahl an Schnittstellen zu ERP- und vielen weiteren Unternehmenssoftwares. Mit unserem eigens entwickelten Allrounder-Tool InnoLink Service können wir nahezu alles realisieren, das Sie benötigen, um reibungslos mit Ihre Software in Verbindung mit dem DMS im Alltag zu arbeiten. In der Vergangenheit haben wir bereits Schnittstellen zu ERP-Programmen wie z.B. Microsoft Dynamics Navision, SAP oder Steps geschaffen.
Hier erhalten Sie einen vollständigen Überblick unserer Schnittstellen. Schauen Sie doch gleich einmal nach, ob Ihr System bereits dabei ist.

Ihre Software ist nicht dabei? Kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne, ob eine Anbindung an Ihre Software möglich ist.

Wie sind die Dokumente im digitalen Archiv wieder auffindbar?

Papierdokumente werden gescannt und mittels OCR-Technik in durchsuchbare Dokumente umgewandelt. Dokumente, die bereits in digitaler Form vorliegen, können importiert, via Drag & Drop hinzugefügt oder direkt aus einer Softwareanwendung heraus archiviert werden. Vor der Ablage im Archiv werden alle Dokumente mit Schlagworten versehen, damit sie später auch über die Suchmaske wiedergefunden werden können. Zusätzlich ist das Programm auch lernfähig, da es wiederkehrende Dokumente erkennt und die Felder dann automatisch befüllt.

Möchte man ein Dokument wieder heraussuchen, stehen je nach Abteilung verschiedenste Suchfelder wie z.B. Firmenname, Rechnungsnummer, Personalnummer etc. zur Verfügung. Auch das durchsuchen ganzer Dokumente nach bestimmten Begriffen ist dank Volltextsuche möglich. Darüber hinaus können bei entsprechender Berechtigung alle Dokumente auch wieder ins Originalformat exportiert werden z.B. als Excelliste oder E-Mail.

Wie ist in einem Dokumentenmanagement-System sichergestellt, dass nur ein Mitarbeiter gleichzeitig ein Dokument bearbeitet?

DocuWare schützt ein Dokument, das gerade bearbeitet wird, gegen weitere Zugriffe. Die restlichen Mitarbeiter haben trotzdem weiterhin Lesezugriff.

Kann man von extern bzw. unterwegs auf das digitale Archiv des Dokumentenmanagement-Systems zugreifen?

Die Programme DocuWare und JobRouter arbeiten beide mit einem browserbasierten Client (Web-Client/-Frontend). Daher können Sie von unterwegs aus mit jedem mobilen internetfähigen Gerät mit Internet-Zugang auf Dokumente und Vorgänge zugreifen - alles selbstverständlich verschlüsselt. Gegebenenfalls ist ein VPN-Zugang oder ähnliches notwendig, um auf Ihren Server zugreifen zu können.

 

Haben Sie weitere Fragen?

Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, wir beantworten sie Ihnen gerne!

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