E-Mail Archivierung

E-Mail-Archivierung

E-Mails strukturiert archivieren

Mit Hilfe eines professionellen Dokumenten-Management-Systems sind Sie in der Lage, Informationen zeitsparend zu erfassen und strukturiert abzulegen. Für die E-Mail-Archivierung ist diese Software ebenfalls eine optimale Lösung, da sich deren Inhalt immer mehr von kurzen Notizen zu Geschäftsbriefen wandelt und Sie daher oft dazu verpflichtet sind, diese relevanten Inhalte, wie viele andere Dokumente, in einem Archiv abzulegen.

Die grundlegenden Anforderungen an die E-Mail-Archivierung:

  • E-Mails strukturiert ablegen und archivieren
  • Schneller Zugriff auf wichtige Nachrichten und Inhalte
  • Zuordnung zu Projekten und Abläufen
  • Exakte Erfüllung der Archivierungspflichten
  • Option der Freigabe an mehrere Personen

E-Mails zweckmäßig archivieren

Geschäfts-E-Mails sind dann zweckmäßig archiviert und abgelegt, wenn diese nach der Archivierung Projekten oder Vorgängen zugeordnet sind, da sie so im passenden Kontext zur Verfügung stehen und die benötigten Informationen schneller gefunden werden können. Ihre E-Mails sollten Sie so archivieren, dass jeder Verantwortliche Zugriff auf die relevanten Daten und Inhalte hat und diese zeit- und ortsunabhängig nutzen kann.

Projektbezogene E-Mail-Archivierung

Hierbei kann der Benutzer selbst bestimmen, welche E-Mails er archivieren möchte. Das DMS erstellt einen oder mehrere Ordner in seinem Mail-Programm und anschließend muss der Anwender nur die gewünschte E-Mail in den jeweiligen Ordner ziehen. Um E-Mails mit dieser Methode zu archivieren und Projekten zuzuordnen, stehen von DocuWare das ergänzende Modul „Connect to Outlook“ und von Steigauf Module für Tobit und Notes zur Verfügung.

E-Mails über den Server archivieren

Diese Sicherungsmethode wird ergänzend eingesetzt, um die Archivierungspflicht zu erfüllen. Ihre Mitarbeiter müssen hierbei nicht über die Archivierung der Nachrichten entscheiden. Beim Einrichten der Software werden Regeln aufgestellt und entsprechende Filter geschaffen, sodass die Archivierung der E-Mails komplett automatisch abläuft. So können Sie sicher sein, dass Sie alle E-Mails gemäß den gesetzlichen Vorgaben archivieren und gleichzeitig sämtliche Inhalte schnell auffindbar sind.

Archivierungspflicht

Die Mehrzahl von E-Mails sind wie Geschäftsbriefe zu behandeln, für welche die Archivierungspflicht gilt: Ordnungsgemäße, nachvollziehbare und prüfbare Dokumentation aller steuerrelevanten Information,Gewährung von Zugriff während der gesamten Aufbewahrungspflicht sowie schnelle und einfache Wiedergabe. Sobald per E-Mail Konditionen angeboten, vereinbart oder berechnet werden, haben diese Beleg-Charakter und müssen entsprechend strikter Regeln archiviert werden (siehe GoBD).

E-Mail-Archivierung: Regeln im Unternehmen

Mit der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems ist es zudem notwendig, den Umgang mit E-Mails zu regeln. Diese transparente und für alle Mitarbeiter verbindliche Norm ist der Ausgangspunkt für die korrekte und effiziente E-Mail-Archivierung. Die Unternehmensführung muss neben den organisatorischen Vorgaben auch den Umgang mit privaten E-Mails managen. Alle Beteiligten sollten demzufolge darüber informiert werden, wie sich das Dokumenten-Management auf ihren persönlichen Nachrichtenverkehr auswirkt.

Die Archivierung ist für den Anwender ganz einfach: Sie ziehen eine E-Mail auf den Ordner DocuMatic- Archiv (1) und schon wird diese archiviert.
Die Archivierung ist für den Anwender ganz einfach: Sie ziehen eine E-Mail auf den Ordner DocuMatic- Archiv (1) und schon wird diese archiviert.
In der Ablagemaske sind die wichtigsten Informationen bereits eingetragen und müssen meist nur noch bestätigt (2) oder z.B. einem Projekt zugeordnet werden.
In der Ablagemaske sind die wichtigsten Informationen bereits eingetragen und müssen meist nur noch bestätigt (2) oder z.B. einem Projekt zugeordnet werden.