Elektronische Archivierung

Elektronische Archivierung

Dokumente digital archivieren mit DocuWare & DocuMatic Archiv

Schnellen Zugriff auf wichtige Informationen als Vorteil im Wettbewerb nutzen – dies unterstützt ein modernes Dokumenten-Management-System. Die Ausgangsbasis hierfür ist die elektronische Archivierung von Dokumenten mithilfe der Software DocuWare, welche durch den Einsatz von Modulen und AddOns von Steigauf zu der universellen Softwarelösung DocuMatic Archiv ergänzt werden kann.

Die grundlegenden Funktionen und Nutzen von DocuWare und DocuMatic Archiv:

  • Dokumente erfassen und strukturiert digital archivieren
  • Gesuchte Dokumente schnell finden
  • Workflow (Arbeitsabläufe) optimieren
  • Zugriff und Aufbewahrungszeit von Dokumenten steuern

Elektronische Archivierung Ihrer Dokumente

Bei elektronischer Archivierung werden Ihre Papierunterlagen über einen Scanner erfasst und zunächst in einen elektronischen Briefkorb transferiert. Inhalte können während des Scannens sofort automatisch übernommen werden. Anschließend werden die Dokumente mit Schlagworten versehen und in digitalen Archiven abgelegt. So kann sicher gestellt werden, dass durch die elektronische Archivierung auf alle Unterlagen wieder schnell zugegriffen werden kann.

Maximale Transparenz im Workflow

Durch das Dokumenten-Management-System können Sie Dokumente prüfen und bearbeiten, mit Hilfe eines entsprechenden digitalen Genehmigungs-/Ablehnungs-Stempelaufdrucks, Formularen, die mit Siegeln verbunden sind oder durch Aufgabenlisten. Auch Home-Offices oder extern arbeitende Anwender können in den Workflow integriert werden und durch die automatische Versendung von E-Mails über dessen aktuellen Status benachrichtigt werden.

Dokumentenmengen digital archivieren

Bei gleichartigen Dokumenten wie, z.B. eingehenden Rechnungen, können die oben erwähnten Suchbegriffe durch DocuWare und DocuMativ Archiv auch automatisch aus deren Inhalt erstellt werden. Selbstverfasste Ausgangsrechnungen, Briefe oder andere Dokumente werden außerdem bei digitalen Archivieren in das System übernommen, sobald sie als Datei oder Druck zur Verfügung stehen.

Inhalte aus E-Mails sicher digital ablegen

Aufgrund ihrer Inhalte müssen Dokumente wie Geschäfts-E-Mails oft ebenfalls digital archiviert werden. Mit Hilfe von DocuWare/DocuMatic Archiv kann die elektronische Archivierung von E-Mails entweder vollautomatisch oder manuell durch den Anwender erfolgen. Durch die Hinterlegung von Suchbegriffen wie beispielsweise Absender, Empfänger, Datum oder Betreff der E-Mails können diese automatisch indexiert werden.

Ein zentrales digitales Archiv

Durch Nutzung der Suchmaske können Sie das digitale Archiv nach Ihnen freistehenden Begriffen durchsuchen. Mit Hilfe automatischer Vorschläge kann eine Liste erstellt und durch die Volltextsuche die Inhalte aller Daten durchforscht werden. Das passende Dokument wird geöffnet und die relevanten Textstellen farblich hervorgehoben. Zusätzlich ist auch die Darstellung des Archivs als hierarchische Baumstruktur im Windows-Explorer möglich.

Mobiler Zugriff und Synchronisierung

Externe Mitarbeiter oder weitere Niederlassungen können das digitale Dokumenten-Archiv online nutzen. Über DocuWare ist der Zugang per Internet und sogar mit Smartphones jederzeit und ortsunabhängig möglich. Zusätzlich dazu können die Archive unterschiedlicher Standorte problemlos regelmäßig auf den gleichen Stand gebracht werden, meist durch einen nächtlichen Synchronisationslauf, der auf Ihre jeweiligen Bedürfnisse abgestimmt ist.

Elektronische Archivierung - effiziente Schnittstellen zu Ihrer Software

Optimale Erweiterungen - Ihr passendes Consulting

Jedes Unternehmen ist einzigartig und deshalb seine Anforderungen an das Dokumenten-Management-System sehr unterschiedlich. Unsere Spezialisten wählen für Sie Software-Zusammenstellungen aus, die praxiserprobt und genau auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt sind. Unser Expertenwissen wird für Ihr neues System von direktem Nutzen sein, da für effizientes Dokumenten-Management neben der Software und den Schnittstellen vor allem eine fundierte Sachkenntnis ausschlaggebend ist.

DocuMatic Archiv als Pool an Erweiterungen

Ein intelligentes Dokumenten-Management-System muss sich erfolgreich in das bestehende IT-Umfeld eines Unternehmens integrieren lassen. Nach der elektronischen Archivierung mit DocuWare machen zahlreiche Schnittstellen von DocuMatic Archiv den Austausch mit anderen Software-Systemen mit minimalem Administrationsaufwand möglich, während eine Vielzahl von Modulen es erlaubt, das System jederzeit an Ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen.

Die Module und AddOns zu DocuWare und DocuMatic Archiv

Die Module und AddOns des DocuMatic Archivs
Effiziente Zusatzmodule von DocuWare (1)
  • Intelligent Indexing
  • Connect to Mail
  • Connect to Outlook
  • Connect to SAP
  • Connect to SharePoint
  • Connect to Ricoh, Toshiba, Sharp, Xerox, OKI, Kyocera oder HP
  • DocuWare Autoindex
  • DocuWare Barcode & Forms
  • DocuWare Import
  • DocuWare Mobile
  • DocuWare Smart Connect
  • DocuWare Task Manager
  • DocuWare Workflow Manager
DocuMatic AddOns von Steigauf (2)
  • Connect2Axapta: Verbindungen von DocuWare zu Microsoft Dynamics AX (Axapta)
  • Connect2NAV: Verknüpfungen von DocuWare zu der Software Microsoft Dynamics NAV (Navision)
  • Connect2FibuNet: Vollständige Integration in FibuNet (auch für WebIC)
  • InnoLink-Service AddOn IMAP/POP3: Vollautomatische Abholung von Mails aus dem Mail-Server (Exchange, Notes, Tobit etc.)
  • InnoLink-Service AddOn Edifact Konverter: Konvertierung von Edifact zu Inhouse-Systemen und zur Erzeugung von visualisierbaren Dokumenten
  • InnoLink-Service AddOn PDF-Cold: Zerlegung und Konvertierung von PDF’s in einzelne Dokumente und vollautomatische Lesung des Inhaltes zum Zweck der Ablage
  • InnoLink-Service AddOn PDF/A Validator/Konverter: Validierung, z.B. von Eingangsrechnungen, sowie Konvertierung von PDF in den PDF/A Standard
DocuMatic Module von Steigauf (3) - in DocuMatic Archiv enthalten
  • InnoLink Service: Auslesen, Ergänzen und Steuern von Dokumenten sowie Import & Export
  • InnoPreter Barcode: Automatisiertes Archivieren der Dokumente mithilfe von Barcodes