Elektronische Rechnungsprüfung und -bearbeitung

Elektronische Rechnungsprüfung mit DocuMatic Reader

Das Unternehmen K7 IT-Solutions entwickelte den DocuMatic Reader auf Basis von mehr als 25 Jahren Erfahrung und etablierten Dienstleistungen in den Bereichen Softwareentwicklung für Dokumenten-Management, Archivsysteme und Scanlösungen.

Der DocuMatic Reader ermöglicht Ihnen einen verringerten Zeitaufwand für die Erfassung Ihrer Belege und Dokumente. Dank der elektronischen Rechnungsbearbeitung, die automatisch erfolgt, reduziert sich der manuelle Aufwand, das jeweilige Schriftstück aus der Post auszusortieren und einzuscannen, auf einen Schritt. Danach werden die Inhalte per Texterkennung (OCR) automatisch gelesen. Über eine Kontrollmaske kann geprüft und Ergänzungen vorgenommen werden. Diese Werte werden anschließend an das Archiv und/oder den Workflow weitergegeben.

Leistungsfähiges Scansystem

Bei der elektronischen Rechnungsbearbeitung liefert die auf hochwertige OCR-Erkennung ausgelegte Software des DocuMatic Readers in Kombination mit einem Qualitäts-Scanner ein perfektes Abbild Ihrer Original-Rechnung. Vorhandene Scanner oder Multifunktionsgeräte können dabei auf einfache Weise mit der Software vernetzt werden. Nach dem Scannen wandelt der DocuMatic Reader alle digitalen Dokumente mithilfe von Texterkennung automatisch um. E-Mail-Korrespondenz kann ebenfalls eingebunden werden.

Zuordnung und Datenabgleich im System

Dieser herausgelesene Text wird nun von der Software des DocuMatic Readers nach relevanten Inhalten durchsucht und jeweils den entsprechenden Datenfeldern zugeordnet. Die Erkennung erfolgt durch eine sogenannte Freiform-Erkennung, wodurch Sie beispielsweise nicht für jeden Lieferanten ein separates Formular erstellen müssen. Eine Überprüfung der gelesenen Werte im DocuMatic Reader erfolgt automatisch anhand von Regeln, durch Berechnungen oder den Abgleich/Vergleich mit bestehenden Daten z.B. aus ERP-Systemen.

Prüfung durch den Anwender und das System

In der Kontrollmaske des DocuMatic Readers sind sowohl das Originaldokument sowie die ausgelesene Information auf einen Blick verfügbar. Bei Rechnungen kann zusätzlich kontrolliert werden, ob alle Angaben nach §14 der UStG vorhanden sind. Bei Briefen kann die gescannte Adresse mit den bestehenden Kundendaten in den Adress-Datenbanken abgeglichen werden.

Elektronische Rechnungsprüfung spart Zeit

Bei der elektronischen Rechnungsprüfung wird der Anwender entscheidend in seiner täglichen Arbeit unterstützt und entlastet. Nachdem der Scanvorgang erfolgt ist, müssen die Inhalte jetzt lediglich geprüft und gegebenenfalls ergänzt oder korrigiert werden. Die aufwändige manuelle Datenerfassung entfällt. Das spart viel Zeit und die Investition hat sich so schnell amortisiert.

Automatische Übermittlung der Daten

Im Anschluss an die Kontrolle werden die überprüften Dokumente in einem digitalen Archiv abgelegt und z.B. ein Workflow für die Rechnungsprüfung gestartet. So können beispielsweise mit freigegebenen Inhalten aus Rechnungen Buchungsvorschläge generiert werden. Die Konfiguration dieser Schnittstelle erfolgt ohne Programmierung und kann in jede gängige Software integriert werden.