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Diese Abkürzung steht für Dokumentenmanagement-System. Ein Dokumentenmanagement-System beinhaltet eine datenbankgestützte Archivierung und Verwaltung aller in Ihrem Unternehmen anfallenden Dokumente. In Papierform vorliegende Dokumente werden eingescannt und mit den bereits elektronisch vorliegenden Dokumenten nach einheitlichen Kriterien in einem digitalen Archiv abgelegt.

Das digitale Archiv ist unternehmensweit zugänglich, sodass jeder Mitarbeiter die benötigten Dokumente mittels effektiver Verschlagwortung schnell wiederfinden und bearbeiten kann. Durch die standardisierte Bearbeitung und Speicherung der Dokumente und die schnelle unternehmensweite sowie standortübergreifende Zugriffsmöglichkeit hat ein Unternehmen seine Daten im Griff und kann Zeit und Geld sparen.

Ein DMS ist flexibel und passt sich seinen Nutzern an. Es kann weiterentwickelt, optimiert und vergrößert werden. Es passt sich an die IT und die gängigen Prozesse in einem Unternehmen an und kann somit über alle Abteilungen hinaus genutzt werden. Durch automatische Workflows können Dokumente und E-Mails neben der Ablage auch durch das Unternehmen geleitet und in die Unternehmensabläufe integriert werden.

So oft, wie diese Frage gestellt wurde, genauso oft wurde sie auch unterschiedlich beantwortet, denn es ist schwierig eine allgemeingültige Definition zu finden. Das rührt daher, dass sich der Begriff über die Zeit immer wieder wandelt, und dass es auch regionale Unterschiede je nach Land gibt. Somit kommt es darauf an, auf welche Bedeutung man sich stützt.
Die einen verstehen unter Dokumentenmanagement lediglich eine datenbankgestützte Verwaltung sämtlicher Unternehmensdokumente die ggf. digitalisiert, verschlagwortet und anschließend an zentraler Stelle archiviert werden. Zusätzliche Funktionen, wie die Versionierung von Dokumenten zur Änderungsverfolgung sowie die Dokumentensuche anhand von Metadaten gehören hier ebenfalls hinzu.
Die anderen verstehen unter Dokumentenmanagement jedoch noch weitaus mehr. Bei dieser Betrachtungsweise kommen zur reinen Dokumentenverwaltung noch andere Aspekte, wie z.B. das Workflowmanagement, die revisionssichere Langzeitarchivierung oder eine Groupwarefunktion hinzu. Unserer Meinung nach, deckt nur diese Definition das Einsatzspektrum eines DMS vollständig ab, denn wer das System nur zur Dokumentenablage nutzt, schöpft das Leistungspotential nicht komplett aus.

Die häufigsten Gründe für die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems sind in den meisten Unternehmen folgende:

• Abbau des Papierarchivs
• der Wunsch nach einem zentralen Dokumenten-Pool
• Beschleunigung von Bearbeitungszeiten, Dokumentenrecherche, Informationsfluss etc.
• Revisionssichere Archivierung von Dokumenten
• Kosteneinsparungen z.B. durch besseres Ausnutzen von Skonti
• Automatisierung wiederkehrender Prozesse
• Verbesserung der internen Transparenz in Bezug auf Arbeitsabläufe und deren Bearbeitungsstatus

Falls Sie hierzu genauere Informationen suchen, lesen Sie gerne unsere Referenzberichte. Dort erzählen unsere Kunden ausführlich, wie die Situationen in ihrem Unternehmen vor Einführung eines DMS war und warum sie sich für die Lösung entschieden haben.

Diese Abkürzung steht für Enterprise Content Management. Ziel eines ECM ist es, alle Informationen eines Unternehmens zentral zu sammeln und sie zur rechten Zeit am rechten Ort zur Verfügung zu stellen. Ein ECM ist mittlerweile mit einem DMS gleichstellbar. Vor einigen Jahren noch galt ein DMS nur zur digitalen Ablage aller Unternehmensdokumente. Ein ECM dagegen dient nicht nur zur digitalen Ablage von Dokumenten, sondern auch zur Bearbeitung der Dokumente sowie zur Integration aller digitalen Inhalte in die alltäglichen Geschäftsprozesse. Es integriert sich nahtlos in die im Unternehmen genutzten ERP-Systeme.
Demnach kann ein DMS als Teil eines ECM verstanden werden, in welchem es nur um die Dokumente und nicht um alle Inhalte eines Unternehmens geht.
Heute ist aber ein DMS mittels Schnittstellen und automatisierter Workflows auch dahingehend erweiterbar, sich in die Unternehmens-IT zu integrieren und die ablaufenden Prozesse eines Unternehmens zu unterstützen, weshalb in Deutschland beide Begriffe synonym verwendet werden können.

EIM (Enterprise Information Management) ist das neue Wort für ECM, das sich entwickelt hat, um die Kollaboration und die Kommunikation noch stärker hervorzuheben und die Information an sich unabhängig von einem Trägermedium herausstellt. Welche der beiden Begriffe man verwenden möchte, bleibt also jedem selbst überlassen.

Die elektronische Archivierung ist eine der Hauptkomponenten von Dokumentenmanagement und somit hat auch jedes gute Dokumentenmanagement-System eine integrierte Archivierungssoftware für die Langzeitarchivierung. Allerdings verschenkt man wertvolles Potential, wenn man sein DMS lediglich dafür einsetzt. Bei der Archivierung geht es darum Dokumente nach der Bearbeitung für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist digital, revisionssicher und schnell auffindbar abzulegen. Dokumentenmanagement geht da viel weiter, denn dabei geht es darum die sich um das Dokument drehenden Abläufe und Prozesse zu steuern, Zugriffe zu regeln, Versionsänderungen zu protokollieren und vieles mehr. Das DMS ist also eine zentrale Ablage für alle laufenden Prozesse und das Archiv eine Ablage für Dokumente nach ihrem aktiven Leben.

Ein Workflow beschreibt einen ablaufenden Geschäftsprozess mit seinen einzelnen Prozessschritten und den daran beteiligten Kollegen in Ihrem Unternehmen.

Bei sämtlichen Geschäftsprozessen fallen in der Regel Dokumente wie z.B. Auftragsbestätigungen, Rechnungen etc. an. Diese müssen dann von einem oder mehreren Mitarbeitern bearbeitet werden. Viele Dokumente stehen also mit sich anschließenden Workflows in Verbindung, weshalb Dokumentenmanagement und Workflowmanagement auch unweigerlich miteinander verbunden sind. Digitales Workflowmanagement bilden Ihre Geschäftsprozesse elektronisch ab und jeder Prozessschritt bzw. jede Aufgabe kann festgelegt und automatisch gesteuert werden. Vorteil ist, dass allen Beteiligten ab sofort dieselben Informationen zur Verfügung stehen, und es nicht mehr zu Verzögerungen und Unübersichtlichkeit kommt.

Ein gutes Dokumentenmanagement-System archiviert Ihre Geschäftspapiere digital und bietet darüber hinaus im Bereich der Workflowsteuerung und -automatisierung noch zahlreiche Möglichkeit

Lernen Sie unsere beiden Dokumenten- und Workflow-Management-Systeme DocuWare und JobRouter mit all ihren Vorteilen kennen.

Lange hielt sich der Mythos, dass Dokumentenmanagement nur etwas für große Unternehmen ist. Doch auch kleine und mittelständische Unternehmen haben mit wachsenden Papierarchiven, langen Suchzeiten und mangelnder Transparenz in Geschäftsabläufen zu kämpfen. Ursache hierfür ist häufig, dass in vielen Unternehmen auch heute noch das Verteilen und Ablegen von physischen Dokumenten an dezentralen Orten immer noch gängige Praxis ist. Diese Problematik nimmt zu, je mehr Dokumente anfallen und je komplexer die Prozesse werden. Ob sich die Anschaffung lohnt, orientiert sich also eher an der anfallenden Dokumentenmenge und der damit verbundenen Arbeitsabläufe und weniger an der Größe des Unternehmens. Schon in einer kleinen Firma, die viele Dokumente bewegt, ist die Einführung von Dokumentenmanagement sinnvoll.

Die Kosten für die Einführung einer Dokumentenmanagement-Lösung setzen sich zusammen aus den Lizenzgebühren für die Software und Userlizenzen sowie den Arbeitsstunden für die Vorarbeit und Implementierung. Dazu kommen jährliche Kosten für den laufenden Betrieb wie z.B. Server oder Wartung- und Support. Letzteres wird jährlich im Voraus in Abhängigkeit vom Lizenzumfang berechnet. Von der Software gibt es ein Basis-Paket, welches durch verschiedene Module ergänzt wird, die je nach Anforderungen benötigt werden oder nicht. Gegebenenfalls kommen auch noch Hardwarekosten wie z.B. Scanner oder Signatur Pads hinzu.

Die Kosten sind somit schwer pauschalisierbar. Es kommt immer auf Ihre Anforderungen an, wie komplex das Projekt ist und wie viele Mitarbeiter bei Ihnen mit dem Dokumentenmanagement-System arbeiten sollen.

Sie können uns gern eine Anfrage für ein unverbindliches Angebot schicken.

Typischerweise gibt es 1-2 Mal pro Jahr ein Update. Die Kosten dafür sind im Rahmen der Wartungs- und Supportgebühren abgegolten, nicht jedoch die Installation des Updates. Updates werden nur durchgeführt, wenn dies im Rahmen einer Fehlerbehebung notwendig ist oder wenn neue Features genutzt werden wollen. Updates Ihres Dokumentenmanagement-Systems werden am Rande eines Tages durchgeführt, um eine möglichst geringe Beeinflussung zu gewährleisten.

Um den maximalen Nutzen aus Ihrer Dokumentenmanagement-Lösung zu ziehen, ist es wichtig, Schritt für Schritt an die Planung heranzugehen und gemeinsam einen effizienten und detaillierten Projektplan zu erarbeiten. Dieser definiert die Schritte in der Vorarbeit, Einführung sowie Nutzung Ihrer Dokumentenmanagement-Lösung und dauert von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich lang in der Ausführung – je nach Komplexität der Anforderungen.

Details zum Projektablauf finden Sie hier.

Unsere vorkonfigurierten Lösungen sind teilweise schon innerhalb weniger Tage einsatzbereit. Hier sind Rollen, Workflows, Dokumententypen und Berechtigungskonzepte bereits angelegt, was die Lösung innerhalb kürzester Zeit einsatzbereit macht.

Ein gutes Dokumentenmanagement-System ist anwenderoptimiert, daher haben Mitarbeiter, die grundsätzlich mit dem PC arbeiten in der Regel keine Probleme mit einem DMS und können schnell damit arbeiten. Außerdem integriert sich das Archivsystem oftmals in bereits bestehende Unternehmensprogramme, weshalb die Nutzer in ihrer gewohnten Umgebung bleiben können und keine große Umgewöhnung stattfinden muss.

Die Schulung Ihrer Mitarbeiter ist bei uns fester Bestandteil des Einführungsprozesses eines DMS und dauert bei intensiver Nutzung ca. 2-4 Stunden. Wir kommen dazu zu Ihnen und schulen Ihre Mitarbeiter im Gebrauch des DocuWare-WebClients. Ungefähr folgende Inhalte könnte eine Schulung bei Ihnen haben:

• Anmeldung in DocuWare
• Erläuterung der Usereinstellungen (Einblenden und Ausblenden von Dialogen, Sprache …)
• Umgang mit und Gebrauch des Briefkorbs (Import von Dokumenten, Klammern, Heften, Export, Ablage ins Archiv …)
• Arbeit mit dem Archiv (Suche und Suchoptionen, Export, Anpassen von Indexdaten …)

Neben Anwenderschulungen bieten wir auch regelmäßig Schulungen für Administratoren an. Für diese hält sich der Schulungsaufwand ebenfalls in Grenzen, da sämtliche Einstellungen und Berechtigungen zentral verwaltet werden und daher einfach zu ändern sind. Nach der Schulung sind Administratoren in der Lage das System eigenständig zu verwalten und Änderungen im Dokumentenmanagement-System ggf. selbst durchzuführen z.B. wenn eine Arbeitsplatzumstellung ansteht, da ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.

Das Finanzamt akzeptiert die digitale Aufbewahrung von Dokumenten nicht nur, sondern verlangt sie in bestimmten Fällen sogar. Die GoBD (kurz für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) schreibt allen Gewerbetreibenden – also nicht nur buchführungspflichtigen Unternehmen sondern auch Freiberuflern, Selbstständigen und Kleinunternehmern – vor, dass alle steuerrelevanten Dokumente im Original, lückenlos, sofort verfügbar, unveränderbar sowie vor Verlust geschützt aufbewahrt werden müssen. Für Papierbelege besteht somit keine Pflicht mit einem Dokumentenmanagement-System zu arbeiten, jedoch erleichtert es erheblich die Anforderungen zu erfüllen. Probleme mit dem Finanzamt gibt es dabei auch nicht, da die GoBD das ersetzende Scannen ausdrücklich erlaubt, wenn genannte Kriterien erfüllt sind.

Anders sieht es bei elektronischen Belegen aus, wie z.B. Rechnungen, die per E-Mail eintreffen. Da auch diese im Original aufbewahrt werden müssen, reicht es nicht diese auszudrucken und abzuheften. Sie müssen in elektronischer Form abgelegt werden. Hierbei kann Ihnen nur eine Software zu Mailarchivierung bzw. ein Dokumentenmanagement-System helfen. Die Vorteile eines DMS sind, dass sie damit noch weitaus mehr machen können, als lediglich Ihre Mails revisionssicher abzulegen. Beispielsweise können wiederkehrende Aufgaben damit automatisiert werden und Workflows eingerichtet werden.

Was genau meint der Gesetzgeber überhaupt mit „revisionssicher“?
Im Sinne der Compliance Richtlinien bedeutet Revisionssicherheit, dass die Daten vor Manipulation sicher sind. GoBD-konforme Speicherung heißt, dass die Dokumente im Original, lückenlos und sofort verfügbar, unverlierbar, unveränderbar und maschinell auswertbar sein müssen.

Ein Dokumentenmanagement-System hilft Ihnen, den Zugriff auf sensible Informationen zu kontrollieren und verlässliche Sicherheitsstrukturen für Ihre Dokumente einzuführen. Außerdem sind Ihre Dokumente digital viel sicherer abgelegt als im abschließbaren Aktenschrank oder großen Kellerarchiven. Mit unserer Software garantieren wir eine revisionssichere Ablage sowie Einhaltung der Compliance-Richtlinien.
DocuWare ist dahingehend zertifiziert und erfüllt alle Anforderungen an die revisionssichere Langzeitarchivierung nach HGB/AO und GoBD. Es hat zusätzlich noch eine Vielzahl weiterer Zertifizierungen zu den Themen Qualitätsmanagement, Informationssicherheitsmanagement etc. Wichtig im Rahmen der revisionssicheren Archivierung ist sicherlich ein entsprechendes Testat, wichtiger als das ist eine Verfahrensdokumentation, deren Erstellung wir im Rahmen eines Projekts mit anbieten können.

Jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet, gewisse Dokumente bestimmte Zeitspannen lang aufzubewahren. Je nach Dokumentenart handelt es sich um 6 oder 10 Jahre. Manche Dokumente müssen sogar länger als 10 Jahre archiviert werden.

Es ist wichtig, die genauen Fristen des Gesetzgebers zu kennen, um eine effektive und hilfreiche elektronische Ablage zu generieren. Ein Dokumentenmanagement-System hilft Ihnen durch einstellbare Routinen, Dokumente aufzubewahren und nach vorgegebener Zeit zu löschen.
Es erkennt anhand des Dokumententyps oder Erstelldatums, wann ein Dokument sein Verfalldatum erreicht hat und kann es dann eigenständig löchen. Dies ist vor allem sinnvoll für Dokumente, die einer gesetzlichen Löschungspflicht unterliegen, z.B. im Personalbereich. Alternativ kann dem Nutzer angezeigt werden, dass ein Verfalldatum erreicht ist, und er kann das Dokument manuell löschen. Auch können für Dokumente individuelle Verfallsdaten festgelegt werden, falls diese länger als 10 Jahre aufbewahrt werden müssen. Dies gilt z.B. für Dokumente, die zu einem schwebenden Verfahren gehören.

Solange die elektronische Archivierung nicht im Ausland erfolgt, besteht keine Informationspflicht. Für den Fall, dass Ihr digitales Archiv nicht in Deutschland liegt, müssen Sie vorher allerdings das zuständige Finanzamt informieren. Dies trifft beispielsweise dann zu, wenn Sie die DocuWare Cloud verwenden. Dieser Vorgang ist jedoch nicht kompliziert, es gibt dafür sogar einen Vordruck der Bitkom, den Sie hier finden.

Unternehmen haben bei ihren Aufbewahrungsverpflichtungen nach Handels- und Steuerrecht eine Vielzahl von Kriterien zu beachten. Das Buch „Aufbewahrungspflichten und -fristen nach Handels- und Steuerrecht“ der AVW (ISBN 9783503166206) erklärt auf verständliche Art und Weise

• wer nach Handels- und Steuerrecht aufbewahrungspflichtig ist
• welche Art von Dokumenten/Daten man nach aktuellem Stand aufbewahren muss
• wie, wie lang und wo genau diese Daten aufbewahrt werden müssen

Die GoBD erlaubt das ersetzende Scannen. Wichtig ist hier, die Dokumente nach den Kriterien „zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Daten­zugriff“ (GoBD) zu archivieren. Sie müssen mindestens genauso sicher aufbewahrt sein wie zuvor in Papierform. Firewalls und Antivirenprogramme müssen auf dem aktuellen Stand sein.
Sind diese Kriterien erfüllt, können vor allem kaufmännische Belege in den meisten Fällen nach der Archivierung vernichtet werden. Es gibt nur wenige Dokumente, die in Papierform aufbewahrt werden müssen. Dazu gehören z.B. Bilanzen, Zoll-Dokumente, Bürgschaftserklärungen, notarielle Beglaubigungen und Gerichtsurteile und wenige mehr.

Wichtig im Rahmen der revisionssicheren Archivierung ist sicherlich ein entsprechendes Testat, wichtiger als das ist eine Verfahrensdokumentation, deren Erstellung wir im Rahmen eines Projekts mit anbieten können. Natürlich wird DocuWare so konfiguriert, dass die GoBD eingehalten wird.

Es gibt verschiedenste Wege um Dokumente zu archivieren. Papierdokumente werden zunächst gescannt und mittels OCR-Technik in durchsuchbare Dokumente. Dokumente, die bereits in digitaler Form vorliegen können importiert, via Drag & Drop hinzugefügt oder direkt aus einer Softwareanwendung heraus archiviert werden. Vor der Ablage im Archiv werden alle Dokumente mit Schlagworten versehen, damit sie später auch über die Suchmaske wiedergefunden werden können. Beim Ablagevorgang unterstützt Sie Intelligent Indexing d.h. das Tippen entfällt, da die Daten mit dem Mauszeiger einfach in der Datei markiert werden und schon erscheinen Sie im zugehörigen Feld. Zusätzlich ist das Programm auch lernfähig, da es wiederkehrende Dokumente erkennt und die Felder dann automatisch befüllt.

Möchte man ein Dokument wieder heraussuchen, stehen je nach Abteilung verschiedenste Suchfelder wie z.B. Firmenname, Rechnungsnummer, Personalnummer etc. zur Verfügung. Auch das durchsuchen ganzer Dokumente nach bestimmten Begriffen ist dank Volltextsuche möglich. Das bedeutet, dass der Anwender hierbei nicht zu überlegen braucht, in welches Feld er die passenden Daten zur Suche eingibt, sondern kann mit seiner Eingabe einfach den gesamten Text eines oder mehrerer Dokumente durchsuchen. Angezeigt werden ihm daraufhin alle Dokumente, die den gesuchten Begriff irgendwo im Text enthalten. Der Volltext funktioniert mit allen Office-Formaten, PDF-Dateien, gescannten Dokumenten und E-Mails inkl. Anhängen. Darüber hinaus können bei entsprechender Berechtigung alle Dokumente auch wieder ins Originalformat exportiert werden z.B. als Excelliste oder E-Mail.

Mit DocuWare bzw. JobRouter ist es möglich, von der in Ihrem Unternehmen eingesetzten Software aus auf die Belege im Archiv zuzugreifen bzw. Dokumente aus diesen heraus abzulegen. Unsere Programme treten dabei häufig beim Anwender gar nicht in Erscheinung, da sie in Ihre bestehende Unternehmenssoftware eingebunden werden und die Mitarbeiter so in Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung weiterarbeiten und trotzdem auf den digitalen Dokumentenpool zugreifen können. Hierfür wurden eine Vielzahl an Schnittstellen zu gängigen Software-Paketen (z.B. Fibu, ERP, Mailsysteme, etc.) entwickelt. Mit unserem eigens entwickelten Schnittstellentool ILS können wir darüber hinaus auch Schnittstellen zu vielen weiteren Programmen anbieten.

Im Rahmen einer revisionssicheren Archivierung, bei der Dokumente u.a. vor einer Löschung geschützt sein müssen, erteilet man einem normalen Anwender für gewöhnlich keine Rechte zum Löschen von Dokumenten. Ein Programm-Administrator wird dies aber immer können. Damit Anwender Dokumente „Löschen“ können, stellt man eine Funktion zum „Ausblenden“ zur Verfügung. Nach einer solchen Aktion wird das ausgeblendete Dokument nur noch von ausgesuchten Benutzern gefunden, es wird nicht tatsächlich gelöscht.

Die Programme DocuWare und JobRouter arbeiten beide mit einem browserbasierten Client (Web-Client/-Frontend). Daher können Sie von unterwegs aus mit jedem mobilen internetfähigen Gerät mit Internet-Zugang auf Dokumente und Vorgänge verschlüsselt zugreifen. Gegebenenfalls ist ein VPN-Zugang oder ähnliches notwendig, um auf Ihren Server zugreifen zu können. Dies ist besonders praktisch, wenn Sie geschäftlich oft unterwegs sind und Rechnungen etc. freigeben müssen. Mit einem DMS machen Sie das bequem über Ihr Mobilgerät. Die Kollegen werden zufrieden sein, da sie nicht mehr warten müssen bis Sie wieder im Büro sind. Außerdem können Bearbeitungszeiten von Rechnungen, Beschaffungsanträgen etc. dadurch erheblich reduziert werden.

Für DocuWare gibt es auf Wunsch auch eine eigene App für iOS, Android und Windows Phone.

Ein Großteil der Dokumente wird (voll-) automatisch, z.B. mit dem InnoLink-Service, archiviert. Hierbei werden Protokollierungen und Fehlerprüfungen aktiviert, über welche man eine Fehlfunktion sofort erkennen kann. Teilautomatische oder gar manuelle Aktionen werden vom Anwender direkt bei der Ablage kontrolliert.

Selbst bei einer völlig falschen Verschlagwortung würde man ansonsten den Beleg über die Volltext-Suche finden, denn diese sucht im Inhalt des Dokuments. Wenn man also ein Dokument von Huber fälschlicherweise beim Kunden Müller abgelegt hat und im Volltext nach Huber sucht, dann wird man auch das falsch abgelegte Dokument finden, weil auf diesem das Wort Huber sicher vorkommt.

Archiviert werden können jegliche Art von Dokumenten, egal, um welche Form es sich handelt.
Sie können Ihre Ein- und Ausgangsrechnungen archivieren, Ihre Lieferscheine, E-Mails, Verträge, Personaldokumente uvm. – alles wird sauber und strukturiert digital abgelegt und ist jederzeit per Klick wiederauffindbar. Auch unterschiedliche Dateiformate wie Word- und Exceldokumente, PDFs und sogar Bilddateien können abgelegt werden.

Es gibt neben den aufbewahrungspflichtigen Dokumenten auch solche, welche man als aufbewahrungswürdig bezeichnen könnte. Ziel einer Archivierung ist meist, dass alles zu einem Vorgang oder zu einem Kunden zu finden ist. Um dies zu erreichen, archiviert man normalerweise alle Dokumente. Eine interne Mail zu einem Vorgang „muss“ sicher nicht archiviert werden, aber wenn man später eine getroffene Entscheidung nachvollziehen muss, dann wäre die Mail sicherlich ganz hilfreich. Ein anderes Beispiel sind interne Kontroll-Dokumente wie z.B. ein Kommissionierschein für den Lagermitarbeiter. Diese müssen nicht aufbewahrt werden. Wenn ein Kunde reklamiert, dann hilft dieser Ihnen beim Suchen nach einem Fehler, welcher vielleicht intern aufgetreten ist.

Der Grundsatz „es wird alles zum Vorgang archiviert“ verhindert auch, dass es beim Entscheiden „ob oder ob nicht“ Fehler entstehen und so möglicherweise wichtige Dokumente per Fehlentscheidung nicht archiviert werden.

Unser Ziel ist Ihre Zufriedenheit. Mit großem Engagement arbeiten wir daran, Ihnen Ihre Lösung zu bieten und ein kompetenter Partner an Ihrer Seite zu sein.
Eine Vielzahl an Referenzen belegt unseren Erfolg und unsere Erfahrung.

Schauen Sie doch mal in unseren Referenzberichten, ob Sie hier einen Lösungseinsatz finden, den Sie sich vorstellen könnten oder der zu Ihrem Unternehmen passt.

Gern können Sie uns auch direkt kontaktieren für einen Referenzbesuch bei einem unserer Kunden.

Seit Anfang 2017 sind wir PRINCE2 zertifiziert und arbeiten gemäß diesen Vorgaben. Unsere Prozesse sind im Workflow-Management-System JobRouter entsprechend abgebildet.

Die elektronische Archivierung ist eine der Hauptkomponenten von Dokumentenmanagement und somit hat auch jedes gute Dokumentenmanagement-Systems eine integrierte Archivierungssoftware für die Langzeitarchivierung. Allerdings verschenkt man wertvolles Potential, wenn man sein DMS lediglich dafür einsetzt. Bei der Archivierung geht es darum Dokumente nach der Bearbeitung für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist digital, revisionssicher und schnell auffindbar abzulegen. Dokumentenmanagement geht da viel weiter, denn dabei geht es darum die sich um das Dokument drehenden Abläufe und Prozesse zu steuern, Zugriffe zu regeln, Versionsänderungen zu protokollieren und vieles mehr. Das DMS ist also eine zentrale Ablage für alle laufenden Prozesse und das Archiv eine Ablage für Dokumente nach ihrem aktiven Leben.

Es gibt verschiedenste Wege um Dokumente zu archivieren. Papierdokumente werden zunächst gescannt und mittels OCR-Technik in durchsuchbare Dokumente umgewandelt. Dokumente, die bereits in digitaler Form vorliegen können importiert, via Drag & Drop hinzugefügt oder direkt aus einer Softwareanwendung heraus archiviert werden. Vor der Ablage im Archiv werden alle Dokumente mit Schlagworten versehen, damit sie später auch über die Suchmaske wiedergefunden werden können. Beim Ablagevorgang unterstützt Sie Intelligent Indexing d.h. das Tippen entfällt, da die Daten mit dem Mauszeiger einfach in der Datei markiert werden und schon erscheinen Sie im zugehörigen Feld. Zusätzlich ist das Programm auch lernfähig, da es wiederkehrende Dokumente erkennt und die Felder dann automatisch befüllt.

Möchte man ein Dokument wieder heraussuchen, stehen je nach Abteilung verschiedenste Suchfelder wie z.B. Firmenname, Rechnungsnummer, Personalnummer etc. zur Verfügung. Auch das durchsuchen ganzer Dokumente nach bestimmten Begriffen ist dank Volltextsuche möglich. Darüber hinaus können bei entsprechender Berechtigung alle Dokumente auch wieder ins Originalformat exportiert werden z.B. als Excelliste oder E-Mail.

Bei der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems müssen Papierdokumente, die im DMS archiviert werden sollen digitalisiert werden, indem man die einzelnen Seiten scannt. Bei wenigen Akten, kann man dies in der Regel selbst bewerkstelligen. Sind allerdings große Papierbestände vorhanden, ist dies neben dem normalen Tagesgeschäft in der Regel nicht machbar. In diesem Fall gibt es spezielle Scandienstleister, die die Digitalisierung Ihrer Akten für Sie übernehmen können. Steigauf bietet diesen Service nicht an, wir können Ihnen jedoch gerne einen Dienstleister empfehlen.

Archiviert werden kann jegliche Art von Dokumenten, egal, um welche Art es sich handelt.
Sie können Ihre Ein- und Ausgangsrechnungen archivieren, Ihre Lieferscheine, Ihre E-Mails, Verträge, Personaldokumente – alles wird sauber und strukturiert digital abgelegt und ist jederzeit per Klick wiederauffindbar. Auch unterschiedliche Dateiformate wie Word- und Exceldokumente, PDFs und sogar Bilddateien können abgelegt werden.

Das Finanzamt akzeptiert die digitale Aufbewahrung von Dokumenten nicht nur, sondern verlangt sie in bestimmten Fällen sogar. Die GoBD (kurz für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) schreibt allen Gewerbetreibenden – also nicht nur buchführungspflichtigen Unternehmen sondern auch Freiberuflern, Selbstständigen und Kleinunternehmern – vor, dass alle steuerrelevanten Dokumente im Original, lückenlos, sofort verfügbar, unveränderbar sowie vor Verlust geschützt aufbewahrt werden müssen. Für Papierbelege besteht somit keine Pflicht mit einem Dokumentenmanagement-System zu arbeiten, jedoch erleichtert es erheblich die Anforderungen zu erfüllen. Probleme mit dem Finanzamt gibt es dabei auch nicht, da die GoBD das ersetzende Scannen ausdrücklich erlaubt, wenn genannte Kriterien erfüllt sind.

Anders sieht es bei elektronischen Belegen aus, wie z.B. Rechnungen, die per E-Mail eintreffen. Da auch diese im Original aufbewahrt werden müssen, reicht es nicht diese auszudrucken und abzuheften. Sie müssen mithilfe einer Software zur Mailarchivierung bzw. mit einem DMS in elektronischer Form abgelegt und das Verfahren in Form einer Verfahrensdokumentation beschrieben werden.

Die Vorteile eines DMS sind, dass sie damit noch weitaus mehr machen können, als lediglich Ihre Mails revisionssicher abzulegen. Beispielsweise können wiederkehrende Aufgaben damit automatisiert werden und Workflows eingerichtet werden.

Unternehmen haben bei ihren Aufbewahrungsverpflichtungen nach Handels- und Steuerrecht eine Vielzahl von Kriterien zu beachten. Das Buch „Aufbewahrungspflichten und -fristen nach Handels- und Steuerrecht“ der AVW (ISBN 9783503166206) erklärt auf verständliche Art und Weise

• wer nach Handels- und Steuerrecht aufbewahrungspflichtig ist
• welche Art von Dokumenten/Daten man nach aktuellem Stand aufbewahren muss
• wie, wie lang und wo genau diese Daten aufbewahrt werden müssen

Die GoBD erlaubt das ersetzende Scannen. Wichtig ist hier, die Dokumente nach den Kriterien „zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Daten­zugriff“ (GoBD) zu archivieren. Sie müssen mindestens genauso sicher aufbewahrt sein wie zuvor in Papierform. Firewalls und Antivirenprogramme müssen upgedatet sein.
Sind diese Kriterien erfüllt, können vor allem kaufmännische Belege in den meisten Fällen nach der Archivierung vernichtet werden. Es gibt nur wenige Dokumente, die in Papierform aufbewahrt werden müssen. Dazu gehören z.B. Bilanzen, Zoll-Dokumente, Bürgschaftserklärungen, notarielle Beglaubigungen und Gerichtsurteile und wenige mehr.

Wichtig im Rahmen der revisionssicheren Archivierung ist sicherlich ein entsprechendes Testat, wichtiger als das ist eine Verfahrensdokumentation, deren Erstellung wir im Rahmen eines Projekts mit anbieten können. Natürlich wird DocuWare so konfiguriert, dass die GoBD eingehalten wird.

Mit DocuWare ist es möglich, von der in Ihrem Unternehmen eingesetzten Software aus auf die archivierten Belege in DocuWare zuzugreifen bzw. Dokumente aus diesen heraus abzulegen. Hierfür wurden eine Vielzahl an Schnittstellen zu gängigen Software-Paketen (z.B. Fibu, ERP, Mailsysteme, etc.) entwickelt, welche es Ihnen ermöglichen, in Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung weiterzuarbeiten und trotzdem auf den digitalen Dokumentenpool Zugriff zu haben. Mit unserem eigens entwickelten Schnittstellentool ILS können wir darüber hinaus auch Schnittstellen zu vielen weiteren Programmen anbieten.

Die Programme DocuWare und JobRouter arbeiten beide mit einem browserbasierten Client (Web-Client/-Frontend). Daher können Sie von unterwegs aus mit jedem mobilen internetfähigen Gerät mit Internet-Zugang auf Dokumente und Vorgänge zugreifen – alles selbstverständlich verschlüsselt. Gegebenenfalls ist ein VPN-Zugang oder ähnliches notwendig, um auf Ihren Server zugreifen zu können.

Es gibt neben den aufbewahrungspflichtigen Dokumenten auch solche, welche man als aufbewahrungswürdig bezeichnen könnte. Ziel einer Archivierung ist meist, dass alles zu einem Vorgang oder zu einem Kunden zu finden ist. Um dies zu erreichen, archiviert man normalerweise alle Dokumente. Eine interne Mail zu einem Vorgang „muss“ sicher nicht archiviert werden, aber wenn man später eine getroffene Entscheidung nachvollziehen muss, dann wäre die Mail sicherlich ganz hilfreich. Ein anderes Beispiel sind interne Kontroll-Dokumente wie z.B. ein Kommissionierschein für den Lagermitarbeiter. Diese müssen nicht aufbewahrt werden. Wenn ein Kunde reklamiert, dann hilft dieser Ihnen beim Suchen nach einem Fehler, welcher vielleicht intern aufgetreten ist.
Der Grundsatz „es wird alles zum Vorgang archiviert“ verhindert auch, dass es beim Entscheiden „ob oder ob nicht“ Fehler entstehen und so möglicherweise wichtige Dokumente per Fehlentscheidung nicht archiviert werden.

Da die Strukturen und Abläufe in jedem Unternehmen anders aussehen, gibt es hier nicht die eine Musterlösung. Mit Hilfe unserer Software DocuWare und JobRouter können wir den Prozess des elektronischen Rechnungseingangs individuell auf Ihre Bedürfnisse anpassen.

Der erste Schritt ist meist die automatische Belegerkennung mit Unterstützung von intelligenter OCR-Technologie und KI-Assistenz. Rechnungen, die postalisch eingehen, müssen dafür zunächst gescannt werden. Bei E-Rechnungen entfällt der Schritt der Belegerkennung, da sie strukturierte Rechnungsdaten enthalten, die sofort weiterverarbeitet werden können.

Nachdem Ihre Rechnungen entsprechend verschlagwortet und im digitalen Archiv angelegt sind, startet ein automatischer Workflow zur Rechungsbearbeitung und –freigabe. Vor allem der Freigabeprozess unterscheidet sich in der Regel von Unternehmen zu Unternehmen. Eine formelle, sachliche und rechnerische Prüfung sollte allerdings immer stattfinden. Sofern die Rechnung korrekt ist, kann diese sofort kontiert und an die Fibu übergeben werden, die dann alle weiteren Schritte des Zahlungsprozesses übernimmt.

Das Finanzamt akzeptiert die digitale Aufbewahrung von Dokumenten nicht nur, sondern verlangt sie in bestimmten Fällen sogar. Die GoBD (kurz für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) schreibt allen Gewerbetreibenden – also nicht nur buchführungspflichtigen Unternehmen sondern auch Freiberuflern, Selbstständigen und Kleinunternehmern – vor, dass alle steuerrelevanten Dokumente im Original, lückenlos, sofort verfügbar, unveränderbar sowie vor Verlust geschützt aufbewahrt werden müssen. Für Papierbelege besteht somit keine Pflicht mit einem Dokumentenmanagement-System zu arbeiten, jedoch erleichtert es erheblich die Anforderungen zu erfüllen. Probleme mit dem Finanzamt gibt es dabei auch nicht, da die GoBD das ersetzende Scannen ausdrücklich erlaubt, wenn genannte Kriterien erfüllt sind.

Anders sieht es bei elektronischen Belegen aus, wie z.B. Rechnungen, die per E-Mail eintreffen. Da auch diese im Original aufbewahrt werden müssen, reicht es nicht diese auszudrucken und abzuheften. Sie müssen in elektronischer Form abgelegt werden. Hierbei kann Ihnen nur eine Software zu Mailarchivierung bzw. ein Dokumentenmanagement-System helfen. Die Vorteile eines DMS sind, dass sie damit noch weitaus mehr machen können, als lediglich Ihre Mails revisionssicher abzulegen. Beispielsweise können wiederkehrende Aufgaben damit automatisiert werden und Workflows eingerichtet werden.

In DocuWare werden Bearbeitungsschritte mithilfe von digitalen Stempeln dokumentiert. Dies wird zum Beispiel im digitalen Rechnungseingang deutlich. Die einzelnen Rechnungen werden von unterschiedlichen Mitarbeitern bearbeitet. Verschiedene Verantwortliche müssen nacheinander die Dokumente prüfen und weitergeben. Damit keine Rechnung verloren geht oder übersehen wird, werden diese mit DocuWare im Archiv abgelegt und ein digitaler Workflow zur Prüfung und Bearbeitung gestartet. Über digitale Stempelsetzung können die verschiedenen Bearbeitungsschritte auf der Rechnung dokumentiert und festgehalten werden. So weiß jeder, wie der aktuelle Bearbeitungsstand ist.

Im JobRouter werden keine digitalen Stempel eingesetzt, der Bearbeitungsstatus wird hier über eine Art Protokoll nachvollzogen.

Digitale Archivierung, ein Dokumenten-Pool, der für alle Mitarbeiter zugänglich ist, kein Papierchaos mehr – das klingt für die meisten Unternehmen verlockend. Doch wie geht das Finanzamt mit digitalen Daten um?

Solange die elektronische Archivierung nicht im Ausland erfolgt, besteht den Ämtern gegenüber keine Informationspflicht bezüglich des digitalen Archivierens für Sie. Für den Fall, dass Ihr digitales Archiv nicht in Deutschland liegt, müssen Sie vorher das zuständige Finanzamt informieren. Das trifft beispielsweise dann zu, wenn Sie die DocuWare Cloud verwenden.

Mit DocuWare ist es möglich, von der in Ihrem Unternehmen eingesetzten Software aus auf die archivierten Belege in DocuWare zuzugreifen bzw. Dokumente aus diesen heraus abzulegen. Hierfür wurden eine Vielzahl an Schnittstellen zu gängigen Software-Paketen (z.B. Datev, Navision, Business Central, etc.) entwickelt, welche es Ihnen ermöglichen, in Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung weiterzuarbeiten und trotzdem auf den digitalen Dokumentenpool Zugriff zu haben. Mit unserem eigens entwickelten Schnittstellentool ILS können wir darüber hinaus auch Schnittstellen zu vielen weiteren Programmen anbieten.

Jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet, bestimmte Dokumentenarten bestimmte Zeitspannen lang aufzubewahren. Je nach Dokumentenart handelt es sich um 6 oder 10 Jahre. Manche Dokumente müssen sogar länger als 10 Jahre archiviert werden.

Es ist wichtig, die genauen Fristen des Gesetzgebers zu kennen, um eine effektive und hilfreiche elektronische Ablage zu generieren. Ein Dokumentenmanagement-System hilft Ihnen durch einstellbare Routinen, Dokumente aufzubewahren und nach vorgegebener Zeit zu löschen.
Es erkennt anhand des Dokumententyps oder Erstelldatums, wann ein Dokument sein Verfalldatum erreicht hat und kann es dann eigenständig löchen. Alternativ kann dem Nutzer angezeigt werden, dass ein Verfalldatum erreicht ist, und er kann das Dokument manuell löschen. Auch können für Dokumente individuelle Verfallsdaten festgelegt werden, falls diese länger als 10 Jahre aufbewahrt werden müssen. Dies gilt z.B. für Dokumente, die zu einem schwebenden Verfahren gehören.

Mit einem DMS können sämtliche E-Mails – egal ob Ein- oder Ausgangsmails – archiviert werden. Über das DocuWare-Modul „Connect to Mail“ oder den InnoLink Service von Steigauf können sämtliche gängigen Mailprogramme angebunden werden.

Es gibt neben den aufbewahrungspflichtigen Dokumenten auch solche, welche man als aufbewahrungswürdig bezeichnen könnte. Ziel einer Archivierung ist meist, dass alles zu einem Vorgang oder zu einem Kunden zu finden ist. Um dies zu erreichen, archiviert man normalerweise alle Dokumente. Eine interne Mail zu einem Vorgang „muss“ sicher nicht archiviert werden, aber wenn man später eine getroffene Entscheidung nachvollziehen muss, dann wäre die Mail sicherlich ganz hilfreich. Ein anderes Beispiel sind interne Kontroll-Dokumente wie z.B. ein Kommissionierschein für den Lagermitarbeiter. Diese müssen nicht aufbewahrt werden. Wenn ein Kunde reklamiert, dann hilft dieser Ihnen beim Suchen nach einem Fehler, welcher vielleicht intern aufgetreten ist.
Der Grundsatz „es wird alles zum Vorgang archiviert“ verhindert auch, dass es beim Entscheiden „ob oder ob nicht“ Fehler entstehen und so möglicherweise wichtige Dokumente per Fehlentscheidung nicht archiviert werden.

Standardmäßig werden E-Mails immer vollständig archiviert. Optional ist es auch möglich, nur die E-Mails oder nur die Anhänge zu archivieren.

Genauso wie jedes andere Dokument dürfen selbstverständlich auch Verträge in einem DMS archiviert werden. Im Gegensatz zu Rechnungen, Lieferscheinen & Co. sollte man Verträge mit händischen Unterschriften zur Sicherheit trotzdem noch im Original aufbewahren. Für den (äußerst unwahrscheinlichen) Fall, dass man bei einer Rechtsstreitigkeit vor Gericht ein Original vorlegen muss, damit eine Unterschrift forensisch untersucht werden kann, ist man auf der sicheren Seite, wenn man dieses noch in einem physischen Archiv zur Hand hat.

Elektronisch signierte Verträge dürfen allerdings nur digital aufbewahrt werden.

Mit DocuWare ist es möglich, von der in Ihrem Unternehmen eingesetzten Software aus auf die archivierten Verträge in DocuWare zuzugreifen bzw. Dokumente aus diesen heraus abzulegen. Hierfür wurden eine Vielzahl an Schnittstellen zu gängigen Software-Paketen (z.B. ERP, Mailsysteme, etc.) entwickelt, welche es Ihnen ermöglichen, in Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung weiterzuarbeiten und trotzdem auf den digitalen Dokumentenpool Zugriff zu haben. Mit unserem eigens entwickelten Schnittstellentool ILS können wir darüber hinaus auch Schnittstellen zu vielen weiteren Programmen anbieten.

Ein Workflow beschreibt einen ablaufenden Geschäftsprozess mit seinen einzelnen Prozessschritten und den daran beteiligten Kollegen in Ihrem Unternehmen.

Bei sämtlichen Geschäftsprozessen fallen in der Regel Dokumente wie z.B. Auftragsbestätigungen, Rechnungen etc. an. Diese müssen dann von einem oder mehreren Mitarbeitern bearbeitet werden. Viele Dokumente stehen also mit sich anschließenden Workflows in Verbindung, weshalb Dokumentenmanagement und Workflowmanagement auch unweigerlich miteinander verbunden sind. Digitales Workflowmanagement bilden Ihre Geschäftsprozesse elektronisch ab und jeder Prozessschritt bzw. jede Aufgabe kann festgelegt und automatisch gesteuert werden. Vorteil ist, dass allen Beteiligten ab sofort dieselben Informationen zur Verfügung stehen, und es nicht mehr zu Verzögerungen und Unübersichtlichkeit kommt.

Ein gutes Dokumentenmanagement-System archiviert Ihre Geschäftspapiere digital und bietet darüber hinaus im Bereich der Workflowsteuerung und -automatisierung noch zahlreiche Möglichkeit

Lernen Sie unsere beiden Dokumenten- und Workflow-Management-Systeme DocuWare und JobRouter mit all ihren Vorteilen kennen.

In DocuWare werden Bearbeitungsschritte mithilfe von digitalen Stempeln dokumentiert. Dies wird zum Beispiel im digitalen Rechnungseingang deutlich. Die einzelnen Rechnungen werden von unterschiedlichen Mitarbeitern bearbeitet. Verschiedene Verantwortliche müssen nacheinander die Dokumente prüfen und weitergeben. Damit keine Rechnung verloren geht oder übersehen wird, werden diese mit DocuWare im Archiv abgelegt und ein digitaler Workflow zur Prüfung und Bearbeitung gestartet. Über digitale Stempelsetzung können die verschiedenen Bearbeitungsschritte auf der Rechnung dokumentiert und festgehalten werden. So weiß jeder, wie der aktuelle Bearbeitungsstand ist.

Im JobRouter werden keine digitalen Stempel eingesetzt, der Bearbeitungsstatus wird hier über eine Art Protokoll nachvollzogen.

BPM = Business Process Management

Auf Deutsch übersetzt steht dieser Begriff für Geschäftsprozess Management. Dieses beinhaltet Methoden und zum Großteil software-gestützte Techniken mit denen Geschäftsprozesse designt, implementiert, analysiert und gesteuert werden, mit dem Ziel Effizienz zu steigern und die Unternehmensziele so besser zu erreichen.

DPA = Digital Process Automation

Dabei handelt es sich um eine Weiterentwicklung des Begriffs BPM. Hierbei verschiebt sich jedoch der Fokus hin zu einer Kundenorientierung. Das bedeutet, dass die Geschäftprozesse darauf ausgerichtet werden die Kundenzufriedenheit zu steigern und weniger darauf die Kosten zu senken.

Unsere Software erkennt den Inhalt Ihrer Dokumente per OCR (Optical Character Recognition). OCR ist eine Technologie, die Ihre Dokumente – egal ob Papier- oder PDF-Dokumente – in bearbeitbare und durchsuchbare Dateien umwandelt.
Beim Scannen eines Dokuments wird vorab lediglich ein Bild des Dokuments erstellt, welches eine Rastergrafik darstellt (eine angeordnete Ansammlung aller schwarzen, weißen und farbigen Bildpunkte des Dokuments). Um diese Rastergrafik auszulesen, benötigt man die OCR-Software, die nicht nur Bildpunkte, sondern Buchstaben erkennt und hieraus fertige Wörter und Sätze baut.
Module wie z.B. das DocuWare Intelligent Indexing untersuchen im Anschluss an die OCR den Text und suchen z.B. den Absender, eine Rechnungs-Nummer oder ein Datum automatisch und schlagen die Werte vor.

Jeder handelsübliche Scanner mit TWAIN, WIA oder ISIS Treiber kann verwendet werden. Empfehlenswert sind allerdings Tischscanner mit automatischem Einzug, da diese für die Archivierung optimiert sind. Falls Sie ein Multifunktionsgerät verwenden und hier zusätzliche Funktionen gewünscht sind, wie beispielsweise eine Suchmaske für das Archiv direkt am Scanner, muss Ihr Multifunktionsgerät über sogenannte Connect-to-Module angebunden werden, welche derzeit für Ricoh, Sharp, Toshiba, OKI und Xerox verfügbar sind.

Was genau meint der Gesetzgeber überhaupt mit „revisionssicher“?
Im Sinne der Compliance Richtlinien bedeutet Revisionssicherheit, dass die Daten vor Manipulation sicher sind. GoBD-konforme Speicherung heißt, dass die Dokumente im Original, lückenlos und sofort verfügbar, unverlierbar, unveränderbar und maschinell auswertbar sein müssen.

Ein Dokumentenmanagement-System hilft Ihnen, den Zugriff auf sensible Informationen zu kontrollieren und verlässliche Sicherheitsstrukturen für Ihre Dokumente einzuführen. Außerdem sind Ihre Dokumente digital viel sicherer abgelegt als im abschließbaren Aktenschrank oder großen Kellerarchiven. Mit unserer Software garantieren wir eine revisionssichere Ablage sowie Einhaltung der Compliance-Richtlinien.
DocuWare ist dahingehend zertifiziert und erfüllt alle Anforderungen an die revisionssichere Langzeitarchivierung nach HGB/AO und GoBD. Es hat zusätzlich noch eine Vielzahl weiterer Zertifizierungen zu den Themen Qualitätsmanagement, Informationssicherheitsmanagement etc. Wichtig im Rahmen der revisionssicheren Archivierung ist sicherlich ein entsprechendes Testat, wichtiger als das ist eine Verfahrensdokumentation, deren Erstellung wir im Rahmen eines Projekts mit anbieten können.

Unternehmen haben bei ihren Aufbewahrungsverpflichtungen nach Handels- und Steuerrecht eine Vielzahl von Kriterien zu beachten. Das Buch „Aufbewahrungspflichten und -fristen nach Handels- und Steuerrecht“ der AVW (ISBN 9783503166206) erklärt auf verständliche Art und Weise

• wer nach Handels- und Steuerrecht aufbewahrungspflichtig ist
• welche Art von Dokumenten/Daten nach aktuellem Stand aufbewahrt werden müssen
• wie, wie lang und wo genau das für diese Daten gilt.

Die GoBD erlaubt das ersetzende Scannen. Wichtig ist hier, die Dokumente nach den Kriterien „zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Daten­zugriff“ (GoBD) zu archivieren. Das heißt in der Praxis, mindestens bzw. genauso sicher aufbewahrt sein wie zuvor in Papierform. Datensicherung, Firewalls und Antivirenprogramme haben immer auf dem aktuellsten Stand zu sein.
Sind diese Kriterien erfüllt, können vor allem kaufmännische Belege in den meisten Fällen nach der Archivierung vernichtet werden. Es gibt nur wenige Dokumente, dessen Aufbawahrung in Papierform Pflicht ist. Dazu gehören u.a. Bilanzen, Zoll-Dokumente, Bürgschaftserklärungen, notarielle Beglaubigungen und Gerichtsurteile.

Wichtig im Rahmen der revisionssicheren Archivierung ist ein entsprechendes Testat, wichtiger noch, eine Verfahrensdokumentation, deren Erstellung wir im Rahmen eines Projekts mit anbieten können. Natürlich werden DocuWare und JobRouter so konfiguriert, dass die GoBD eingehalten wird.

Wir bieten eine Vielzahl an Schnittstellen zu FiBu-, ERP- und weitere Unternehmenssoftware. Mit unserem eigenentwickelten Allround-Tool InnoLink Service können wir die Anbindung an gängie Büroapplikationen realisieren. Zu unseren bereits bestehenden Schnittstellen zählen beispielsweise, FiBu-Programme wie DATEV, FibuNet und Syska.

Ihre Software ist nicht dabei? Kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne, ob eine Anbindung an Ihre Software möglich ist.

Digitale Archivierung, ein Dokumenten-Pool, der für alle Mitarbeiter zugänglich ist, kein Papierchaos mehr – das klingt für die meisten Unternehmen perfekt. Doch was passiert, wenn eine Betriebsprüfung ansteht? Wie geht das Finanzamt mit digitalen Daten um?

Nur unter Einhaltung aller gesetzlichen Richtlinien und mit Hilfe eines GoBD-konformen Archivierungsprogramms gelingt Ihnen eine revisionssichere Archivierung, die weder Steuerprüfung noch Betriebsprüfung fürchten muss. Im Rahmen einer Betriebsprüfung hat das Finanzamt das Recht, Einsicht in Ihr elektronisches Archiv zu nehmen. Im Falle digitaler Rechnungen oder Belege, darf der Betriebsprüfer diese bei Ihnen einsehen. d.h. Ihre EDV uneingeschränkt zur Prüfung nutzen.
Das Finanzamt ist nur dann und vorab über die digitale Archivierung zu informieren, wenn sich das Archiv im Ausland befindet. Dies kann bei der Nutzung z.B. einer Cloud-Lösung der Fall sein. Der hier hinterlegte Vordruck der bitkom kann Ihnen als Muster für die Meldung beim Finanzamt dienen.

Rechnungen elektronisch z.B. per Mail zu versenden, gehört zum alltäglichen Tagesgeschäft. Viele Unternehmen drucken diese Rechnungen wieterhin aus, heften sie ab und sind sich dabei nicht im Klaren darüber, dass sie damit gegen die GoBD verstoßen. Seit dem 01.01.2017 ist gesetzlich vorgeschrieben, dass elektronische Rechnungen elektronisch aufbewahrt werden müssen. Die Aufbewahrung in Papierform stellt somit eine Ordnungswidrigkeit dar und kann zum Verlust des Vorsteuerabzugs führen.
Wer Rechnungen per E-Mail erhält, braucht ein revisionssicheres Archivierungssystem, in dem er die Dokumente in elektronischer Form ablegen kann. Ein Dokumentenmanagement-System ist hierfür eine gute Lösung. Es dient zum einen der rechtskonformen Aufbewahrung von Rechnungen und zum anderen bietet es viele weitere Vorteile, wie die Automatisierung von Freigabeprozessen oder die Überwachung von Löschfristen.

In fast allen Unternehmen sind Betriebsprüfungen nicht sehr beliebt. Was passiert, wenn der Steuerprüfer nach Dokumenten und Unterlagen sucht, die nicht mehr aufzufinden sind? Was, wenn diese irgendwo im Archiv verschollen sind?

Ein Dokumentenmanagement-System hilft dabei, Ihre Unterlagen rechts- und revisionssicher digital abzulegen, sodass alle wichtigen Dokumente lückenlos zur Verfügung stehen, auch wenn eine Betriebsprüfung ansteht. Es unterstützt Sie außerdem darin, Ihre internen Prozesse zu optimieren und transparent darzustellen. Darüber hinaus hilft es Ihnen die Anforderungen der GoBD zu erfüllen, denn schon seit mehreren Jahren müssen elektronische Belege, die für die Steuer relevant sind, auch elektronisch archiviert und der Steuerprüfung zur Verfügung gestellt werden.

Ein Finanzprüfer kann direkten Zugriff auf die Daten verlangen. Dazu muss in Ihrem Dokumentenmanagement-System ein Zugang mit speziellen Berechtigungen eingerichtet werden, damit der Püfer nur das Gewünschte sehen kann. Alternativ kann man mit den gewünschten Dokumenten ein eigenständiges mobiles Archiv einrichten, welches man dem Prüfer übergeben kann. Und schon kann eine Betriebsprüfung kommen, ohne die bekannte Panik zu verbreiten.

Jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet, bestimmte Dokumentenarten bestimmte Zeitspannen lang aufzubewahren. Je nach Dokumentenart handelt es sich um 6 oder 10 Jahre. Manche Dokumente müssen sogar länger als 10 Jahre archiviert werden.

Es ist wichtig, die genauen Fristen des Gesetzgebers zu kennen, um eine effektive und hilfreiche elektronische Ablage zu generieren. Ein Dokumentenmanagement-System hilft Ihnen durch einstellbare Routinen, Dokumente aufzubewahren und nach vorgegebener Zeit zu löschen.
Es erkennt anhand des Dokumententyps oder Erstelldatums, wann ein Dokument sein Verfalldatum erreicht hat und kann es dann eigenständig löchen. Dies ist vor allem sinnvoll für Dokumente, die einer gesetzlichen Löschungspflicht unterliegen, z.B. im Personalbereich. Alternativ kann dem Nutzer angezeigt werden, dass ein Verfalldatum erreicht ist, und er kann das Dokument manuell löschen. Auch können für Dokumente individuelle Verfallsdaten festgelegt werden, falls diese länger als 10 Jahre aufbewahrt werden müssen. Dies gilt z.B. für Dokumente, die zu einem schwebenden Verfahren gehören.

Eine Personalmanagement-Software und ein Dokumentenmanagement-System schließen sich nicht gegenseitig aus – im Gegenteil sie können einander ergänzen. Die meisten Unternehmen, die bereits eine Software im HR-Bereich einsetzen z.B. fürs Recruiting, suchen noch nach einer Möglichkeit die Personalakten digital aufzubewahren. Da sich ein Dokumentenmanagement-System nicht auf den Einsatz in der Personalabteilung beschränkt, sondern auch in anderen Unternehmensbereichen wie z.B. der Buchhaltung eingesetzt werden kann, wird beim Thema digitale Akten oft gerne auf ein DMS gesetzt. Beide Softwares können via Schnittstellen auch miteinander verknüpft werden und sich so optimal ergänzen.

Hingegen in kleineren Unternehmen, die noch keine Personalmanagement-Software benutzen, dafür aber bereits ein Dokumentenmanagement-System in der Buchhaltung im Einsatz haben, kann ein DMS auch die Dokumente und Prozesse in der HR-Abteilung digitalisieren. Eine eigene Personalmanagement-Software ist dann oftmals nicht mehr erforderlich.

Unsere Produkte sind alle mehrfach zertifiziert und bieten eine hohe Sicherheit für Ihre vertraulichen Dokumente. Dank eines filigranen Rechtesystems kann man sehr genau festlegen, wer auf welche Dokumente zugreifen kann. Besonders sensible Daten können sogar so verschlüsselt werden, dass auch Systemadministratoren nicht mehr darauf zugreifen können. Wenn Sie DocuWare in der Cloud betreiben, werden alle Dokumente automatisch mit dem AES-Verfahren (Advanced Encryption Standard) verschlüsselt. Dieser ist als Verschlüsselungsstandard von der US-Regierung für Dokumente mit der höchsten Geheimhaltungsstufe (Top Secret) zugelassen und bietet somit zuverlässigen Schutz.

Mit unserem eigens entwickelten Allrounder-Tool InnoLink Service können wir nahezu alles realisieren, das Sie benötigen, um reibungslos mit Ihre Software in Verbindung mit dem DMS im Alltag zu arbeiten. In der Vergangenheit haben wir bereits Schnittstellen zu Programmen wie z.B. Datev, SAP oder P&I LOGA geschaffen.

Es gibt verschiedenste Wege um Dokumente zu archivieren. Papierdokumente werden zunächst gescannt und mittels OCR-Technik in durchsuchbare Dokumente umgewandelt. Dokumente, die bereits in digitaler Form vorliegen können importiert, via Drag & Drop hinzugefügt oder direkt aus einer Softwareanwendung bzw. dem Mailprogramm heraus archiviert werden. Vor der Ablage im Archiv werden alle Dokumente mit Schlagworten versehen, damit sie später auch über die Suchmaske wiedergefunden werden können. Beim Ablagevorgang unterstützt Sie Intelligent Indexing d.h. das Tippen entfällt, da die Daten mit dem Mauszeiger einfach in der Datei markiert werden und schon erscheinen Sie im zugehörigen Feld. Zusätzlich ist das Programm auch lernfähig, da es wiederkehrende Dokumente erkennt und die Felder dann automatisch befüllt.

Möchte man ein Dokument wieder heraussuchen, stehen je nach Abteilung verschiedenste Suchfelder wie z.B. Mitarbeiter-/Bewerbername, Personalnummer etc. zur Verfügung. Auch das durchsuchen ganzer Dokumente nach bestimmten Begriffen ist dank Volltextsuche möglich. Darüber hinaus können bei entsprechender Berechtigung alle Dokumente auch wieder ins Originalformat exportiert werden z.B. als Excelliste oder E-Mail.

Archiviert werden kann jegliche Art von Dokumenten, egal, um welche Art es sich handelt.
Sie können Ihre Bewerbungen, Gehaltszettel, E-Mails, Verträge oder sonstige Personaldokumente archivieren – alles wird sauber und strukturiert digital abgelegt und ist jederzeit per Klick wiederauffindbar. Auch unterschiedliche Dateiformate wie Word- und Exceldokumente, PDFs und sogar Bilddateien können abgelegt werden.

Genauso wie jedes andere Dokument dürfen selbstverständlich auch Verträge in einem DMS archiviert werden. Im Gegensatz zu Rechnungen, Lieferscheinen & Co. sollte man Verträge mit Unterschriften zur Sicherheit trotzdem noch im Original aufbewahren. Für den (äußerst unwahrscheinlichen) Fall, dass man bei einer Rechtsstreitigkeit vor Gericht ein Original vorlegen muss, damit eine Unterschrift forensisch untersucht werden kann, ist man auf der sicheren Seite, wenn man dieses noch in einem physischen Archiv zur Hand hat.

Jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet, gewisse Dokumente bestimmte Zeitspannen lang aufzubewahren. Je nach Dokumentenart handelt es sich um 6 oder 10 Jahre. Manche Dokumente müssen sogar länger als 10 Jahre archiviert werden.

Es ist wichtig, die genauen Fristen des Gesetzgebers zu kennen, um eine effektive und hilfreiche elektronische Ablage zu generieren. Ein Dokumentenmanagement-System hilft Ihnen durch einstellbare Routinen, Dokumente aufzubewahren und nach vorgegebener Zeit zu löschen.
Es erkennt anhand des Dokumententyps oder Erstelldatums, wann ein Dokument sein Verfalldatum erreicht hat und kann es dann eigenständig löchen. Dies ist vor allem sinnvoll für Dokumente, die einer gesetzlichen Löschungspflicht unterliegen, z.B. im Personalbereich. Alternativ kann dem Nutzer angezeigt werden, dass ein Verfalldatum erreicht ist, und er kann das Dokument manuell löschen. Auch können für Dokumente individuelle Verfallsdaten festgelegt werden, falls diese länger als 10 Jahre aufbewahrt werden müssen. Dies gilt z.B. für Dokumente, die zu einem schwebenden Verfahren gehören.

Bei der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems müssen Papierdokumente, die im DMS archiviert werden sollen digitalisiert werden, indem man die einzelnen Seiten scannt. Bei wenigen Akten, kann man dies in der Regel selbst bewerkstelligen. Sind allerdings große Papierbestände vorhanden, ist dies neben dem normalen Tagesgeschäft in der Regel nicht machbar. In diesem Fall gibt es spezielle Scandienstleister, die die Digitalisierung Ihrer Akten für Sie übernehmen können. Steigauf bietet diesen Service nicht an, wir können Ihnen jedoch gerne einen Dienstleister empfehlen.

Die Programme DocuWare und JobRouter arbeiten beide mit einem browserbasierten Client (Web-Client/-Frontend). Daher können Sie von unterwegs aus mit jedem mobilen internetfähigen Gerät mit Internet-Zugang auf Dokumente und Vorgänge zugreifen – alles selbstverständlich verschlüsselt. Gegebenenfalls ist ein VPN-Zugang oder ähnliches notwendig, um auf Ihren Server zugreifen zu können.

DocuWare bietet für die DocuWare Cloud eine Testversion an.

Ja, sowohl die Funktionalität als auch die Anzahl der Benutzer ist beliebig erweiterbar.

DocuWare speichert die Daten und Dokumente für den Administrator zugänglich in einer SQL Datenbank bzw. File-System. Damit ist ein Systemwechsel jederzeit möglich.

Ja, man kann für Mandanten unterschiedliche Bereiche und Berechtigungen aufmachen.

Ja, statt einer klassischen Software-Installation kann man sich auch für die DocuWare Cloud Lösung entscheiden. Diese besitzt denselben Funktionsumfang wie die klassische Variante und ist ebenfalls GoBD-zertifiziert.
Nutzen Sie DocuWare, ohne die Software auf Ihrem Server zu installieren. Sie zahlen hierbei eine monatliche Gebühr, um DocuWare nutzen zu können. Diese richtet sich nach der Anzahl Ihrer Client-Lizenzen und dem nötigen Speicherplatz. Mit der DocuWare Cloud Lösung sind Sie sofort einsatzbereit. Sie haben keinen Wartungsaufwand, nur geringe Investitionskosten und Ihre Daten befinden sich in hochsicheren Rechenzentren innerhalb der EU.

DocuWare ist ISO 15489-1:2016- zertifiziert und erfüllt ebenfalls alle Qualitätsansprüche laut ISO 27001:2005 und ISO-9001.

Eine Übersicht über sämtliche Zertifikate von DocuWare können Sie hier herunterladen.

Um mit DocuWare auf archivierte Dokumente zugreifen zu können, muss auf Ihrem Rechner nicht mehr als ein aktueller Browser installiert sein. Das Betriebssystem spielt für den Einsatz von DocuWare in diesem Fall keine Rolle. Sollten Sie allerdings den DocuWare Desktop benötigen, da Sie auch selbst Dokumente archivieren oder bearbeiten möchten, muss Ihr Rechner unter Windows laufen. Folgende Anwendungen funktionieren ausschließlich unter Windows:

• Connect to Outlook
• Edit & Send (bearbeiten von Dokumenten und Senden von Dokumenten per Mail)
• Import (Tool zum automatischen Importieren von Dateien)
• Printer (Windows-Drucker)
• Scan
• Smart Connect
• Windows Explorer Client

Grundsätzlich benötigt DocuWare ein aktuelles Windows-Server Betriebssystem. Die Empfehlung ist für DocuWare einen eigenen Server zu stellen, welcher virtualisiert ist. Als Datenbank empfehlen wir einen Microsoft SQL Server.

DocuWare ist eine fertige Applikation für die Archivierung. Share Point Lösungen müssen meist aufwändig erstellt werden und eigenen sich eher zum Erstellen von Dokumenten.

Der Speicherplatz, der benötigt wird, ist bei jedem Kunden individuell, da er vom Dokumentenaufkommen des jeweiligen Unternehmens abhängt. Grundsätzlich kann man folgende Formel heranziehen:

Datengröße Altbestand + neue Dokumente pro Jahr ˣ n-Jahre* + Puffer

* die Anzahl der Jahre hängt davon ab, für wie viele Jahre man vorausplanen möchte.

Ein DMS bietet eine Schlagwortsuche und v.a. eine Volltextsuche, welche oftmals unterschiedliche Suchgewohnheiten verschiedener Abteilungen berücksichtigt und somit eine bessere Auffindbarkeit aller Dokumente gewährleistet.