HR digitalisieren statt archivieren
Ein neuer Mitarbeiter, fünf Anträge, acht Unterschriften – und mindestens zehn Minuten Akten-Suchzeit. Kommt Ihnen bekannt vor? Dann ist es höchste Zeit, die Verwaltung Ihrer Personalunterlagen neu zu denken. Die digitale Personalakte bringt Struktur in Ihre HR-Prozesse, sorgt für Transparenz, spart Zeit – und vor allem Nerven. Ob Onboarding, Vertragsverwaltung oder Krankenstand: Mit der richtigen Lösung ist alles zentral, sicher und sekundenschnell abrufbar. Ganz ohne Papierchaos. Und das Beste: Ihre Mitarbeitenden können viele Dokumente ganz einfach selbst digital einsehen – ohne Umweg über die Personalabteilung.
So funktioniert die Digitalisierung von Personalakten
Unsere Lösung zur Digitalisierung von Personalakten vereint alles, was eine moderne HR-Abteilung braucht: ein zentraler Zugriff auf alle relevanten Dokumente, intelligente Workflows, automatisierte Abläufe und ein sicheres Rechte-Management. Ob Urlaubsantrag, Vertrag oder Bewerbung – mit unserer Lösung für digitale Personalakten finden Sie alles schnell, sicher und nachvollziehbar.
HR digitalisieren heißt bei Steigauf: Prozesse vereinfachen, Daten schützen und Mitarbeitende besser begleiten – mit einem System, das mitdenkt. Ob in der Cloud oder lokal installiert – unsere Lösung zur Digitalisierung der Personalakte passt sich Ihrer IT-Strategie an.
Features der digitalen Personalakte
Zentrale digitale Personalakte
Alle Mitarbeitendendaten und
-dokumente werden an einem Ort gebündelt – digital, strukturiert, jederzeit abrufbar.
Feingranulare Rechteverwaltung
Regeln Sie genau, wer welche Informationen sehen und bearbeiten darf – individuell und DSGVO-konform.
Automatisierte Workflows und Erinnerungen
Optimieren Sie HR-Abläufe wie Bewerbermanagement, Dienstreiseabwicklung, Urlaubsanträge sowie On- und Offboarding durch intelligente Automatisierungen.
Protokollierte Zugriffe und Versionierung
Alle Änderungen werden revisionssicher dokumentiert – für volle Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
Einfache Integration in HR-Software
Ob SAP, DATEV oder andere Tools – unsere Lösung zur Digitalisierung von Personalakten fügt sich reibungslos in Ihre Systemlandschaft ein.
Rechtssichere digitale Archivierung
Archivieren Sie Ihre Personaldaten entsprechend den gesetzlichen Anforderungen und Einhaltung von Löschfristen – geschützt und durchsuchbar.
Self-Service für Mitarbeitende
Mitarbeitende können eigenständig auf Lohnabrechnungen, Verträge oder Bescheinigungen zugreifen – sicher, bequem und ortsunabhängig.
Welche Lösung passt zu Ihnen?
Mit unserem Steigauf Schnittstellenmanagement sowie der Anbindung an DocuWare und JobRouter zählen wir zu den führenden Anbietern für digitales Dokumentenmanagement und Workflow-Automatisierung. Wir schaffen Schnittstellen zu Ihren IT-Anwendungen und unterstützen Sie dabei, Ihre Dokumente sicher zu archivieren. Welche Lösung am besten zu Ihren Anforderungen passt, erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen.
Das sagen unsere Kunden
Jetzt Ihr Personalwesen digitalisieren – mit Steigauf an Ihrer Seite
Vereinfachen Sie Ihre Personalprozesse, reduzieren Sie Verwaltungsaufwand und erhöhen Sie die Transparenz: Mit der Digitalisierung von Personalakten schaffen Sie effiziente Abläufe von der digitalen Personalakte bis zur Zeiterfassung.
Ob Mitarbeiterverwaltung, digitale Personalakten oder automatisierte Arbeitszeiterfassung – wir helfen Ihnen, Ihr Personalmanagement nachhaltig zu optimieren.
Digitale Personalakte einfach erklärt
Es gibt verschiedenste Wege um Dokumente zu archivieren. Papierdokumente werden zunächst gescannt und mittels OCR-Technik in durchsuchbare Dokumente umgewandelt. Dokumente, die bereits in digitaler Form vorliegen können importiert, via Drag & Drop hinzugefügt oder direkt aus einer Softwareanwendung bzw. dem Mailprogramm heraus archiviert werden. Vor der Ablage im Archiv werden alle Dokumente mit Schlagworten versehen, damit sie später auch über die Suchmaske wiedergefunden werden können. Beim Ablagevorgang unterstützt Sie Intelligent Indexing d.h. das Tippen entfällt, da die Daten mit dem Mauszeiger einfach in der Datei markiert werden und schon erscheinen Sie im zugehörigen Feld. Zusätzlich ist das Programm auch lernfähig, da es wiederkehrende Dokumente erkennt und die Felder dann automatisch befüllt.
Möchte man ein Dokument wieder heraussuchen, stehen je nach Abteilung verschiedenste Suchfelder wie z.B. Mitarbeiter-/Bewerbername, Personalnummer etc. zur Verfügung. Auch das durchsuchen ganzer Dokumente nach bestimmten Begriffen ist dank Volltextsuche möglich. Darüber hinaus können bei entsprechender Berechtigung alle Dokumente auch wieder ins Originalformat exportiert werden z.B. als Excelliste oder E-Mail.
Archiviert werden kann jegliche Art von Dokumenten, egal, um welche Art es sich handelt.
Sie können Ihre Bewerbungen, Gehaltszettel, E-Mails, Verträge oder sonstige Personaldokumente archivieren – alles wird sauber und strukturiert digital abgelegt und ist jederzeit per Klick wiederauffindbar. Auch unterschiedliche Dateiformate wie Word- und Exceldokumente, PDFs und sogar Bilddateien können abgelegt werden.
Genauso wie jedes andere Dokument dürfen selbstverständlich auch Verträge in einem DMS archiviert werden. Im Gegensatz zu Rechnungen, Lieferscheinen & Co. sollte man Verträge mit Unterschriften zur Sicherheit trotzdem noch im Original aufbewahren. Für den (äußerst unwahrscheinlichen) Fall, dass man bei einer Rechtsstreitigkeit vor Gericht ein Original vorlegen muss, damit eine Unterschrift forensisch untersucht werden kann, ist man auf der sicheren Seite, wenn man dieses noch in einem physischen Archiv zur Hand hat.
Jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet, gewisse Dokumente bestimmte Zeitspannen lang aufzubewahren. Je nach Dokumentenart handelt es sich um 6 oder 10 Jahre. Manche Dokumente müssen sogar länger als 10 Jahre archiviert werden.
Es ist wichtig, die genauen Fristen des Gesetzgebers zu kennen, um eine effektive und hilfreiche elektronische Ablage zu generieren. Ein Dokumentenmanagement-System hilft Ihnen durch einstellbare Routinen, Dokumente aufzubewahren und nach vorgegebener Zeit zu löschen.
Es erkennt anhand des Dokumententyps oder Erstelldatums, wann ein Dokument sein Verfalldatum erreicht hat und kann es dann eigenständig löchen. Dies ist vor allem sinnvoll für Dokumente, die einer gesetzlichen Löschungspflicht unterliegen, z.B. im Personalbereich. Alternativ kann dem Nutzer angezeigt werden, dass ein Verfalldatum erreicht ist, und er kann das Dokument manuell löschen. Auch können für Dokumente individuelle Verfallsdaten festgelegt werden, falls diese länger als 10 Jahre aufbewahrt werden müssen. Dies gilt z.B. für Dokumente, die zu einem schwebenden Verfahren gehören.
Bei der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems müssen Papierdokumente, die im DMS archiviert werden sollen digitalisiert werden, indem man die einzelnen Seiten scannt. Bei wenigen Akten, kann man dies in der Regel selbst bewerkstelligen. Sind allerdings große Papierbestände vorhanden, ist dies neben dem normalen Tagesgeschäft in der Regel nicht machbar. In diesem Fall gibt es spezielle Scandienstleister, die die Digitalisierung Ihrer Akten für Sie übernehmen können. Steigauf bietet diesen Service nicht an, wir können Ihnen jedoch gerne einen Dienstleister empfehlen.
Die Programme DocuWare und JobRouter arbeiten beide mit einem browserbasierten Client (Web-Client/-Frontend). Daher können Sie von unterwegs aus mit jedem mobilen internetfähigen Gerät mit Internet-Zugang auf Dokumente und Vorgänge zugreifen – alles selbstverständlich verschlüsselt. Gegebenenfalls ist ein VPN-Zugang oder ähnliches notwendig, um auf Ihren Server zugreifen zu können.