Dokumentenmanagement am Beispiel der PFAHLER Müllabfuhr GmbH

Jahrzehntelange Erfahrung im Speditions- und Entsorgungsgeschäft – die PFAHLER Müllabfuhr GmbH legt großen Wert auf direkten Kundenkontakt und baut auf Verlässlichkeit und Verantwortung gegenüber den gebotenen Dienstleitungen. Optimale Planung der Abläufe sowie wirtschaftlicher Transport bilden die Basis im Speditionsgeschäft. Die fachgerechte Beseitigung aller anfallenden Abfälle ist der wichtigste Punkt im Entsorgungsbereich. Voraussetzung für einen lückenlosen Ablauf ist für die Unternehmensgruppe Pfahler hier eine schnelle Reaktion auf Kundenanforderungen sowie eine umfangreiche Dokumentation aller anfallenden Prozesse.

Ausgangslage

Dank einer guten Auftragslage und gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrungsfristen ging täglich eine Flut von Dokumenten durch das Unternehmen. Innerhalb der vergangenen 15 Monate wurden laut Monika Pfahler, Geschäftsführerin der PFAHLER Müllabfuhr GmbH, allein im Speditionsgeschäft rund 27.000 Aufträge bearbeitet, bei welchen jeder einzelne gut zehn Dokumente wie Aufträge, Lieferscheine, Abliefernachweise etc. umfasst. Im Entsorgungsgeschäft würde ein noch bei weitem größeres Papierhandling anfallen aufgrund vieler Kleinaufträge. Aus diesem Dokumentenaufkommen resultierten ein sich stetig vergrößerndes Aktenarchiv sowie zeitaufwändige Suchen nach Altdokumenten, da beide Unternehmenszweige über eine einzige Verwaltungsstelle abgewickelt werden.

Die Lösung

Da auch der Einsatz moderner Informations- und Kommunikationstechnik ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensgruppe Pfahler ist, entschied sich die Geschäftsleitung 2011 für die Implementierung eines Dokumenten-Management-Systems, bei welchem vor allem die Integration des digitalen Archivs in die beiden branchenspezifischen Softwares CarLo (Speditionsbranche) und rona:contec (Entsorgungsbranche) wichtig war. Bei DocuWare existierte bereits eine Schnittstelle zu rona:contec, eine weitere zu CarLo wurde innerhalb kürzester Zeit realisiert. Desweiteren wurde die Installation einer Scanner-Infrastruktur (Fujitsu-Dokumentenscanner Typ fi-6130Z) im Bereich der Verwaltung realisiert, um die Digitalisierung von Papierdokumenten künftig zu ermöglichen. Über eine Stichtagregelung erfolgte der Umstieg auf digitale Datenspeicherung. Da nun keine weiteren Papierdokumente mehr ins Archiv wanderten und die gelagerten Dokumente nach und nach bei abgelaufener Aufbewahrungsfrist vernichtet werden konnten, ist das bestehende Papierarchiv nun ein Auslaufmodell und spart Kosten und gibt Raumkapazitäten frei. Gleichzeitig verzeichnet Monika Pfahler eine erhöhte Arbeitseffizienz und verbesserten Kundenservice dank ausfallender Suchvorgänge. Mit Blick in die Zukunft wird sogar bereits über einen Ausbau des Systems nachgedacht, konkret über den Aufbau eines umfangreichen Vertragsarchivs, welches die Verantwortlichen automatisch auf ablaufende Fristen hinweist sowie die Einrichtung eines Dokumenten-Workflows zur automatisierten Bearbeitung der eingehenden Rechnungen. „Mit DocuWare verfügen wir über eine Lösung, die hinsichtlich der Gestaltung unserer Geschäftsprozesse vielfältige Optionen eröffnet“, so Monika Pfahler.