Dokumentenmanagement am Beispiel der BayernBankett Gastronomie GmbH

Leistungsstark im Service und Perfektion in allen Segmenten – dies ist die oberste Priorität der BayernBankett Gastronomie GmbH mit Hauptsitz in München. Als eine 100%- ige Tochtergesellschaft der Bayrischen Landesbank steht die BayernBankett Gastronomie GmbH für hohe Servicestandards im Bereich der Systemgastronomie und Catering- Dienstleistungen.
Rund 250 engagierte Mitarbeiter an diversen Standorten von Nürnberg bis Bad Reichenhall sorgen täglich für das leibliche Wohl ihrer Gäste. Auch auf dem Gebiet der Tagungs- & Erholungsmöglichkeiten bietet die BayernBankett Gastronomie GmbH eine Vielfalt an Möglichkeiten im Münchener Raum und sorgt für ein Wohlfühl-Ambiente sowie Rund-um-Betreuung ihrer Gäste – ob privates Entspannungsvergnügen oder Seminar- und Konferenzbesuche. Qualität, Nachhaltigkeit und die Zufriedenheit der Gäste sind hier sowie auch an allen anderen Standorten das oberste Gebot.

Ausgangslage

Die große Anzahl an Rechnungen, Lieferscheinen und Bewirtungsbelegen führte im Laufe der Zeit
zu wachsenden Papierbergen – mit entsprechendem Platzmangel als Folge. Da die Dokumente auf mehrere Archivräume verteilt waren, gestaltete sich die Suche nach bestimmten Unterlagen aufwendig und zeitintensiv. Dieser Mehraufwand belastete die tägliche Arbeit der Mitarbeitenden erheblich.
Mit der Einführung eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) sollten das Papierarchiv verkleinert und die internen Abläufe nachhaltig optimiert werden. Ziel war es, einen
zentralen digitalen Dokumentenpool zu schaffen, auf den alle Mitarbeitenden standortunabhängig
zugreifen können – mit voller Transparenz über Bearbeitungsstatus und Prozesse.

Grundlage geschaffen: Übersichtliche Arbeitsabläufe bei der BayernBankett Gastronomie GmbH

Nach einer Phase intensiver Vorbereitung und sorgfältiger Planung wurde im Jahr 2015 die Software
DocuWare eingeführt. Ergänzt wurde sie durch das von Steigauf entwickelte Modul InnoLink Service, das für den reibungslosen Datenaustausch zwischen Dokumentenmanagement-System und Fachanwendungen sorgt.
Durch die flexible, skalierbare und individuelle Schnittstelle konnte die Lösung ohne größere Anpassungen an das bereits bestehende firmeninterne Warenwirtschaftssystem IRMA (Firma ROP
IT GmbH & Co. KG) angebunden werden. Auf diese Weise entstand ein reibungsloser Übergang vom
bisherigen Papierarchiv hin zu einer modernen digitalen Umgebung.
Seit der Implementierung profitieren alle Abteilungen – von der Geschäftsführung über die Buchhaltung und das Controlling bis hin zum Einkauf und Personalwesen – gleichermaßen von der zentralen Verfügbarkeit sämtlicher Dokumente. Die zuvor zeitaufwendige Suche nach einzelnen Unterlagen entfällt nun vollständig. Stattdessen treten klar strukturierte und logisch aufeinander abgestimmte Prozesse an ihre Stelle, die nicht nur für eine spürbare und erhebliche Zeitersparnis sorgen, sondern darüber hinaus die internen Abläufe deutlich transparenter, nachvollziehbarer und effizienter gestalten.
Für die Mitarbeitenden der BayernBankett Gastronomie GmbH hat sich das Dokumentenmanagement-System seither zu einem unverzichtbaren Werkzeug entwickelt. Es unterstützt sie in ihrer täglichen Arbeit wirkungsvoll, erleichtert die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und trägt dazu bei, die hohen Qualitäts- und Servicestandards des Unternehmens zuverlässig zu sichern.

Erweiterte Lösung: Digitaler Eingangsrechnungsprüfprozess

Im Jahr 2024 wurde die bestehende Lösung gezielt erweitert:
Mit dem DocuWare Workflow Manager wurde ein vollständig digitaler Eingangsrechnungsprüfprozess implementiert. Sämtliche Prüf- und Freigabeschritte – von der automatisierten Zuordnung über die sachliche Prüfung bis hin zur mehrstufigen Genehmigung – laufen nun digital ab. Dabei werden verschiedene Belegarten erfasst und verarbeitet, darunter Eingangsrechnungen (Food/Non-Food), Bankbelege, Wertpapierunterlagen sowie weitere buchhalterisch relevante Dokumente wie Kontoauszüge.

Die Gründe für die Erweiterung lagen auf der Hand:
Papierberge, ein unübersichtlicher Beleglauf sowie unklare Vertreterregelungen verursachten Verzögerungen im Freigabeprozess.
Zur besseren Übersicht über den Bearbeitungsstand wurde ergänzend der DocuWare Task Manager eingeführt. Er stellt in Listenform dar, welche Rechnungen sich aktuell im Prüfprozess befinden und noch freigegeben werden müssen. So behalten die Mitarbeitenden jederzeit den Überblick über offene Aufgaben.
Ein zentrales Element ist die direkte Anbindung an DATEV über den von Steigauf entwickelten InnoLink Service. Nach Freigabe werden alle relevanten Daten und das Belegbild automatisiert an DATEV Rechnungswesen übergeben.
Besonders hervorzuheben ist, dass der verantwortliche Projektleiter eine Schulung durch Steigauf erhalten hat und inzwischen kleinere Prozesse eigenständig im Workflow Designer umsetzt – ein Zeichen für die Praxistauglichkeit und Nutzerfreundlichkeit der Lösung.

Weitere Ausbaustufen sind bereits in Planung: DocuWare soll künftig auch im Personalwesen und der Vertragsverwaltung zum Einsatz kommen. Zudem ist die Einführung strukturierter Prozesse zur Verarbeitung von E-Rechnungen vorgesehen. Ziel ist es, die Digitalisierung schrittweise auf weitere Bereiche auszuweiten – für durchgängige Transparenz, mehr Effizienz und nachhaltige
Entlastung im Arbeitsalltag.