Dokumentenmanagement am Beispiel von Haba PlattenService GmbH

Sicherheit und Vertrauen sowie flexible und massgeschneiderte Lösungen – als Marktführer im Stahl- und Aluminiumbereich sind hohe Produktqualität und Kundenzufriedenheit für die HABA PlattenService GmbH die Basis und der Ansporn der täglichen Arbeit. Als mehrfach zertifizierter Hersteller von Präzisionsplatten aus Stahl, Aluminium und sonstigen Werkstoffen bietet die HABA GmbH mit Standort in Herrenberg kompetente Beratung, schnelle und flexible Lösungen und Zuverlässigkeit für ihre Kunden. Innovation und Nachhaltigkeit gehen Hand in Hand – das Unternehmen legt großen Wert auf umweltbewusste Prozesse und investiert in innovative und nachhaltige Produktion. Über 2.500 zufriedene Kunden zeugen von kompetenter Beratung, schnellen und flexiblen Lösungen und der Zuverlässigkeit der rund 50 Mitarbeiter.

Ausgangslage
Ein stetig wachsendes Papierarchiv schuf großen Platzmangel sowie erschwertes Auffinden der zu bearbeitenden Dokumente. Man musste lange suchen, um benötigte Informationen zu finden und in der täglichen Arbeit weiter voranzukommen. Undurchsichtige Arbeitsabläufe sowie lange Bearbeitungszeiten schränkten die täglichen Aufgaben der Mitarbeiter sehr ein und schufen starken Zeitverlust.
Durch die Implementierung eines Dokumentenmanagement- Systems sollte das Papierarchiv verringert sowie die internen Arbeitsabläufe optimiert werden. Es sollte ein digitaler Dokumenten-Pool geschaffen werden, durch welchen alle Mitarbeiter immer und überall Zugriff auf die benötigten Dokumente haben und vor allem Rechnungsprüfungen sowie Freigaben von Bestellungen und Angeboten beschleunigt werden.

Die Lösung
Im Jahr 2016 führte die HABA GmbH nach intensiver Planung das Dokumentenmanagement-System DocuWare durch den Partner Steigauf in allen Abteilungen wie Verkauf, Einkauf, Produktion, Logistik, Buchhaltung und Administration ein. Über effiziente Schnittstellen wurde DocuWare an das firmeninterne ERP-System Dynamics Navision sowie an Microsoft Office angebunden. Heute muss sich niemand mehr auf die lange Suche nach einem benötigten Dokument machen. Durch transparente Workflows und ein zentrales, digitales Dokumentenarchiv können alle Mitarbeiter noch schneller und effektiver in ihren täglichen Aufgaben agieren. Interne Prozesse wie Rechnungsprüfung oder Freigaben von Bestellungen und Angeboten können auf effiziente Art und Weise abgewickelt werden. Vor allem durch die Integration von DocuWare an die firmeninternen Systeme Dynamics Navision und Microsoft Office können die Mitarbeiter weiterhin in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung arbeiten. Erhöhte Arbeitseffizienz, schnelle und transparente Prozesse und Umweltfreundlichkeit durch geringe Papiernutzung – mit dem Einsatz von DocuWare geht die HABA GmbH einen weiteren innovativen und umweltbewussten Schritt in die Zukunft.