Wie gelangen die Dokumente ins Archiv und wie finde ich sie wieder?

Es gibt verschiedenste Wege um Dokumente zu archivieren. Papierdokumente werden zunächst gescannt und mittels OCR-Technik in durchsuchbare Dokumente umgewandelt. Wie verwenden hierfür den DocuMatic Reader. Dokumente, die bereits in digitaler Form vorliegen können importiert, via Drag & Drop hinzugefügt oder direkt aus einer Softwareanwendung heraus archiviert werden. Vor der Ablage im Archiv werden alle Dokumente mit Schlagworten versehen, damit sie später auch über die Suchmaske wiedergefunden werden können. Beim Ablagevorgang unterstützt Sie Intelligent Indexing d.h. das Tippen entfällt, da die Daten mit dem Mauszeiger einfach in der Datei markiert werden und schon erscheinen Sie im zugehörigen Feld. Zusätzlich ist das Programm auch lernfähig, da es wiederkehrende Dokumente erkennt und die Felder dann automatisch befüllt.

Möchte man ein Dokument wieder heraussuchen, stehen je nach Abteilung verschiedenste Suchfelder wie z.B. Firmenname, Rechnungsnummer, Personalnummer etc. zur Verfügung. Auch das durchsuchen ganzer Dokumente nach bestimmten Begriffen ist dank Volltextsuche möglich. Das bedeutet, dass der Anwender hierbei nicht zu überlegen braucht, in welches Feld er die passenden Daten zur Suche eingibt, sondern kann mit seiner Eingabe einfach den gesamten Text eines oder mehrerer Dokumente durchsuchen. Angezeigt werden ihm daraufhin alle Dokumente, die den gesuchten Begriff irgendwo im Text enthalten. Der Volltext funktioniert mit allen Office-Formaten, PDF-Dateien, gescannten Dokumenten und E-Mails inkl. Anhängen. Darüber hinaus können bei entsprechender Berechtigung alle Dokumente auch wieder ins Originalformat exportiert werden z.B. als Excelliste oder E-Mail.