Prozessoptimierung, Workflow, Rechnungseingang

Workflow-Management und Prozessoptimierung

Ihre Geschäftsprozesse optimieren mit DocuMatic JobRouter

Die Steuerung, Kontrolle und Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse und internen Abläufe (Workflow-Management) sind oft mit sehr viel Zeit- und Arbeitsaufwand verbunden – durch die Nutzung eines modernen Workflow-Management-Systems können diese jedoch erheblich erleichtert werden. Im Bereich Workflow (Arbeitsabläufe) ist dieses webbasierte System die optimale Lösung, da es Kommunikation und Organisation unterstützen und somit die Leistung Ihres Unternehmens erheblich steigern kann. Das Workflow-Management-System DocuMatic JobRouter kann über Schnittstellen und Zusatzmodule außerdem leicht an Ihre vorhandene Unternehmenssoftware angepasst werden.

Die grundlegenden Funktionen des DocuMatic JobRouters:

  • Kontrolle & Optimierung der Geschäftsprozesse
  • Verkürzung von Durchlaufzeiten
  • Verbesserung des Informationsflusses
  • Überwachung von Terminen und Projekten
  • Fehlerfreie Gestaltung von Abläufen

Workflow-Management im Browser

Das Workflow-Management-System DocuMatic JobRouter läuft über Internetbrowser wie Firefox oder den Internet Explorer und ist somit plattformunabhängig. Alle Aktivitäten erfolgen über den Browser. Die Software muss einmal auf einem zentralen Server installiert werden und ist danach sofort ohne administrativen Aufwand von allen Arbeitsrechnern aus zu nutzen.

Geschäftsprozesse optimieren: Alles im Blick

Jeder Mitarbeiter kann den Verlauf der von ihm zu bearbeitenden Aufgaben im Workflow-Management-System einsehen, wobei die Prozessverantwortlichen zudem über die Berechtigung verfügen, alle dieser Vorgänge zu überwachen. Sie können den Benutzern also abgestufte Rechte zuordnen und jeden Anwender als Mitglied verschiedener Gruppen anlegen.

Bedienkomfort für den Anwender

In der Eingangsbox des Workflow-Management-Systems sind alle für den Benutzer vorliegenden Aufgaben angezeigt. Die Bearbeitung erfolgt durch frei gestaltbare Bildschirmformulare, in denen die Inhalte des Geschäftsprozesses angezeigt und editiert werden können. Um die Bedienung zu vereinfachen, gibt es die Möglichkeit der „Stapelbearbeitung“, wodurch sich der Anwender Vorgänge nacheinander anzeigen lassen und sofort abarbeiten kann. Zudem kann über den Eingang neuer Aufgaben per E-Mail informiert werden.

Optimale Darstellung des Workflows

Der Workflow-Designer bietet eine grafische Oberfläche zur Darstellung und Entwicklung der jeweiligen Geschäftsprozesse. Hier werden die Abläufe als eine Kette von aufeinanderfolgenden Arbeitsschritten dargestellt und jeder Einzelne einer konkreten Person, spezifischen Rolle oder Personengruppe mit gleichen Funktionen zugewiesen. Diese Prozesse können zur Sicherheit zuerst in einer zum Produktivsystem unabhängigen Testumgebung erstellt, geprüft und anschließend zwischen ihnen problemlos hin und her transferiert werden.

Workflow termingerecht bearbeiten

Für einzelne Schritte eines Workflows können Termine vorgegeben werden, die bestimmen, zu welchem Zeitpunkt oder in welchem Zeitraum der Vorgang erledigt sein muss. Sollten diese überschritten werden, wird ein vorher festgelegtes Eskalations-Ereignis ausgelöst, z.B. die Versendung einer Erinnerungs-E-Mail.

DocuMatic JobRouter – skalierbar & flexibel

Der DocuMatic JobRouter ist flexibel und auf die Wachstumsentwicklung Ihrer Organisation ausgerichtet. Er lässt sich nicht nur an jede Betriebsgröße anpassen, sondern ist durch seine Branchenunabhängigkeit sowohl für Produktions- als auch Dienstleistungsunternehmen eine wertvolle Technologie, um Ihre Geschäftsprozesse flexibel und zeitsparend zu optimieren.

Die Oberfläche des Workflow-Management-Systems JobRouter

Zugriff auf Datenbanken und externe Applikationen

Mit DocuMatic JobRouter ist es darüber hinaus möglich, auf andere Datenbanksysteme zuzugreifen und deren Inhalte in den Bildschirmformularen zu nutzen. Durch diese Möglichkeit können Sie Daten aus  externen Applikationen abrufen und damit die eingegebenen Informationen überprüfen.

Ansicht des Prozess-Designers. Mit Zugriff über den Browser (1), übersichtlichem Menü (2) und grafischer Darstellung eines Prozesses.

Ansicht des Prozess-Designers. Mit Zugriff über den Browser (1), übersichtlichem Menü (2) und grafischer Darstellung eines Prozesses.
Ansicht des Prozess-Designers. Mit Zugriff über den Browser (1), übersichtlichem Menü (2) und grafischer Darstellung eines Prozesses.
Zusatzmodule und AddOns für den JobRouter:
  • JobTimer (Eskalation): zur Zeitüberwachung und für automatische Aktionen bei Eskalation (z.B. E-Mails an Anwender und/oder Vorgesetzte)
  • JobTable: ermöglicht es, Untertabellen zu integrieren, um Positionsdaten eines Vorgangs zu speichern
  • JobSub (Vertreter-Regelung): die Aufgaben eines Mitarbeiters werden an dessen Vertreter zur Bearbeitung weitergeleitet
  • JobStart: dient zum automatischen Starten von Prozessen durch eingehende Daten (z.B. durch Mails oder den InvoiceReader)
  • JobSelect: damit können beliebige Übersichtslisten erstellt und Benutzern zur Verfügung gestellt werden (z.B. aufsummierte Rechnungen je Lieferant)
  • JobShift: abgeschlossene Vorgänge werden nach einer definierbaren Zeit archiviert
  • JobArchiv: zum Archivieren von Dokumenten direkt im JobRouter