An der Frage der E-Mail-Archivierung scheiden sich die Geister in zweierlei Hinsicht:

a) aus grundsätzlichen Erwägungen
b) aus technischen Überlegungen

Dabei ist die Sachlage recht einfach. E-Mails ersetzen vielfach Handelsbriefe, zum Teil auch Rechnungen. Beides sind Dokumente bzw. Belege und somit aufbewahrungs- bzw. archivierungspflichtig - nach AO und GDPdU in digitaler Form.

E-Mail-Systeme taugen nicht für die Archivierung. Sie sind Briefkästen und sollten als solche immer leer sein. Nicht alles, was einen Briefkasten passiert, ist aber aufbewahrungspflichtig. Alle Mails in ein Archiv zu schieben ist deshalb ebenso verkehrt wie alle im Mailsystem zu belassen.

Sämtliche Fakten zu rechtlichen Hintergründen und Empfehlungen für die Praxis finden Sie in unserem Artikel "E-Mail-Archivierung - Option oder Pflicht?".

Mit DocuMatic Archiv lässt sich diese Pflicht korrekt und nutzbringend erfüllen. Ein paar Mausklicks genügen und jedes E-Mail ist richtig archiviert; mit oder ohne Anhänge.