Dokumentenmanagement - unsere Abteilungslösungen

Für jede Abteilung die passende Lösung

Ein Dokumentenmanagement-System verfügt über vielfältige Einsatzmöglichkeiten und kann somit in jeder Abteilung die tägliche Arbeit unterstützen. Jede Abteilung verfügt selbstverständlich über andere Anforderungen an das Dokumentenmanagement-System. Während es beispielsweise in der Buchhaltung oftmals um einen Eingangsrechnungsworkflow und die revisionssichere Ablage von Rechnungen geht, steht im Personal die digitale Personalakte und das Bewerbermanagement im Vordergrund. Dank unserer langjährigen Erfahrung kennen wir die verschiedenen Bedürfnisse genau und helfen Ihnen, das Optimum aus Ihrem DMS herauszuholen. Außerdem können wir mithilfe unseres Allrounder-Tools ILS auch nahezu jede Software, die Sie in Ihrer Abteilung bereits einsetzen, an das Dokumentenmanagement-System anschließen. Einen Überblick über die von uns bereits realisierten DMS Schnittstellen finden Sie hier.

 

Dokumentenmanagement im Personal

Mit einem DMS bündeln Sie sämtliche Informationen zu einem Mitarbeiter oder Bewerber an zentraler Stelle. Außerdem können Sie Prozesse, wie beispielsweise einen Urlaubsantrag oder das Onboarding eines neuen Mitarbeiters, digital abbilden und so Zeit und Geld sparen.

Zur Lösungsinfo Elektr. Personalakte
Dokumentenmanagement Buchhaltung

Von der Digitalisierung über die Archivierung, von der Kontrollsichtung über die Freigabe bis hin zur Verbuchung einer Rechnung übernimmt ein DMS jeden Schritt Ihrer Rechnungsbearbeitung. Das revisionssichere Archiv und hinterlegte Löschfristen sorgen für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Zur Lösungsinfo Elektr. Rechnungseingang
Dokumentenmanagement im Vertrieb

Mit einem DMS können Sie Ihren Vertrieb optimieren und Ihre Kundenanfrage- und Auftragsabwicklung effektiver gestalten. Gerade im Lead- und Bestellprozess ist es wichtig, dass Ihnen alle Informationen auf einen Klick zur Verfügung stehen und Sie den aktuellen Stand einsehen können.

Dokumentenmanagement im Einkauf

Rechnungen, Preislisten, Lieferscheine, Angebote, Schriftwechsel – ein DMS archiviert Dokumente jeglicher Art in einem zentralen Dokumenten-Pool. Freigabeprozesse wie beispielsweise ein Investitionsantrag werden digital weitergeleitet und können somit nicht mehr im Aktenstapel untergehen.

Dokumentenmanagement im QM

Sich stetig ändernde Dokumentationen und Vorgaben sorgen für ein hohes Dokumentenaufkommen im Qualitätsmanagement. Mithilfe eines DMS werden diese zentral im Archiv abgelegt und Änderungen dokumentiert. Darüber hinaus unterstützt Sie das System bei Zertifizierungsprozessen.

Dokumentenmanagement für Projektteams

Bei Großprojekten müssen die Beteiligten oft über Jahre hinweg auf Unterlagen wie Protokolle, Pläne, Rechnungen etc. zugreifen. Täglich kommen neue Dokumente hinzu oder werden geändert. Um hier den Überblick zu bewahren, ist effizientes Dokumentenmanagement gefragt.

Haben Sie weitere Fragen oder möchten Sie ein Angebot anfordern?

Dann rufen Sie uns einfach unter (089) 41 11 862 -10 an oder

Schreiben Sie uns

Ihre Sibylle von Liliencron
Vertrieb
 
P.S.: Schauen Sie doch auch einmal in unserem FAQ-Bereich vorbei.

FAQ

Die Fragen unserer Kunden zum Thema Dokumentenmanagement sind genauso individuell wie die entsprechenden Lösungen.
Hier haben wir einige der häufigsten Kundenfragen zusammengestellt:
Was kostet eine Dokumentenmanagement-Lösung?

Die Kosten einer Dokumentenmanagement-Lösung sind schwer pauschalisierbar. Es kommt immer darauf an, was genau Sie mit dem Dokumentenmanagement vorhaben. Es gibt ein Basis-Paket, welches durch verschiedene Module ergänzt wird, die je nach Bedürfnis benötigt werden oder nicht. Desweiteren kommt es darauf an, wie viele Mitarbeiter bei Ihnen mit dem Dokumentenmanagement-System arbeiten sollen.
Sie können uns gern eine Anfrage für ein unverbindliches Angebot schicken.

Wie hoch ist der Schulungsaufwand in einer Dokumentenmanagement-Software?

Die Systeme sind anwenderoptimiert. Bei intensiver Nutzung dauert eine Schulung ca. 2-4 Stunden.
Wir kommen zu Ihnen und schulen Ihre Mitarbeiter im Gebrauch des DocuWare-WebClients:
- Anmeldung in DocuWare
- Erläuterung der Usereinstellungen (Einblenden und Ausblenden von Dialogen, Sprache …)
- Umgang mit und Gebrauch des Briefkorbs (Import von Dokumenten, Klammern, Heften, Export, Ablage ins Archiv …)
- Arbeit mit dem Archiv (Suche und Suchoptionen, Export, Anpassen von Indexdaten …)

Nach der Schulung sind Sie bereit, mit der Software zu arbeiten und können in Ihren neuen Arbeitsalltag starten.

Wie lange dauert die Einführung einer Dokumentenmanagement-Lösung?

Um den maximalen Nutzen aus Ihrer Dokumentenmanagement-Lösung zu ziehen, ist es wichtig, Schritt für Schritt an die Planung heranzugehen und gemeinsam einen effizienten und detaillierten Projektplan zu erarbeiten. Dieser definiert die Schritte in der Vorarbeit, Einführung sowie Nutzung Ihrer Dokumentenmanagement-Lösung und dauert von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich lang in der Ausführung – je nach Komplexität der Anforderungen.
Unser Projektmanagement orientiert sich an der weltweit führenden und ausgezeichneten Projektmanagement-Methode Prince2. Diese Methode schafft einen strukturierten Rahmen für jedes unserer Projekte und legt Projektschritte, Verantwortlichkeiten und Terminplanungen genau fest. Unsere erfahrenen Consultants sind nach Prince2 zertifiziert und garantieren so eine detaillierte und einwandfreie Planung und Durchführung Ihres Projekts.

Details zum Projektablauf finden Sie hier.


Vorkonfigurierte Lösungen sind teilweise schon innerhalb weniger Tage einsatzbereit. Von DocuWare gibt es die DocuWare Kinetic Solutions. Hier sind Rollen, Workflows, Dokumententypen und Berechtigungskonzepte bereits angelegt, was die Lösung innerhalb kürzester Zeit einsatzbereit macht.

Weitere Infos finden Sie hier.

Kann die DocuWare Umgebung so aussehen wie mein ERP, CRM, etc.?

DocuWare kann häufig in bestehende Applikationen eingebunden werden, sodass es beim Anwender meist nicht in Erscheinung tritt.

Was passiert mit einem Dokumentenmanagement-System, wenn ein Kollege nicht da ist?

Ihr Kollege muss eine Rechnung freigeben und ist die Woche aber krank gemeldet? Sie finden entsprechende Dokumente nicht, Ihr Kollege ist aber im Urlaub?

Mit einem Dokumentenmanagement-System werden Situationen wie diese nicht mehr zum Problem.
Auf die archivierten Dokumente und Unterlagen können mehrere Personen zugreifen. Berechtigungen werden nicht an bestimmte Personen vergeben, sondern sind an eine bestimmte Rolle oder Gruppe geknüpft. So haben ganze Abteilungen Zugriff und alle Dokumente können zeitnah bearbeitet werden.
Im Rahmen von Workflows mit einem Workflowmanagement-System gibt es immer eine Vertreterregelung. Ist die verantwortliche Person krank oder im Urlaub, wird automatisch die als Vertreter eingetragene Person benachrichtigt, um entsprechende Aufgaben zu übernehmen.

Kommen ältere Kollegen damit zurecht, wenn wir ein Dokumentenmanagement-System einführen?

Mitarbeiter, die grundsätzlich mit dem PC arbeiten, haben in der Regel keine Probleme mit Dokumentenmanagement-Systemen.

Wie ist in einem Dokumentenmanagement-System sichergestellt, dass nur ein Mitarbeiter gleichzeitig ein Dokument bearbeitet?

DocuWare schützt ein Dokument, das gerade bearbeitet wird, gegen weitere Zugriffe. Die restlichen Mitarbeiter haben trotzdem weiterhin Lesezugriff.

Wie handhabt ein Dokumentenmanagement-System eine Arbeitslatzumstellung, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?

Sämtliche Einstellungen und Berechtigungen werden zentral verwaltet und sind daher einfach zu ändern. Wir bieten regelmäßig Schulungen für Administratoren an, die dadurch in der Lage sind, diese Änderungen selbst vorzunehmen.

Wann werden bei einem Dokumentenmanagement-System Updates eingespielt? Beeinflusst dies das Tagesgeschäft?

Updates werden nur durchgeführt, wenn dies im Rahmen einer Fehlerbehebung notwendig ist oder wenn neue Features genutzt werden wollen. Updates werden am Rande eines Tages durchgeführt, um eine möglichst geringe Beeinflussung zu gewährleisten.

Gibt es eine Referenz für unsere angestrebte Dokumentenmanagement-Lösung?

Unser Ziel ist Ihre Zufriedenheit. Mit großem Engagement arbeiten wir daran, Ihnen Ihre Lösung zu bieten und ein kompetenter Partner an Ihrer Seite zu sein.
Eine Vielzahl an Referenzen belegt unseren Erfolg und unsere Erfahrung.
Schauen Sie doch mal in unseren Referenzberichten, ob Sie hier einen Lösungseinsatz finden, den Sie sich vorstellen könnten oder der zu Ihrem Unternehmen passt.
Gern können Sie uns auch direkt kontaktieren für einen Referenzbesuch bei einem unserer Kunden.

Aus welchen Gründen entscheiden sich andere Unternehmen für ein Dokumentenmanagement-System?

Die häufigsten Gründe für die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems sind in den meisten Unternehmen folgende:

  • Abbau des Papierarchivs
  • der Wunsch nach einem zentralen Dokumenten-Pool
  • Beschleunigung von Bearbeitungszeiten, Dokumentenrecherche, Informationsfluss etc.
  • Revisionssichere Archivierung von Dokumenten
  • Kosteneinsparungen z.B. durch besseres Ausnutzen von Skonti
  • Automatisierung wiederkehrender Prozesse
  • Verbesserung der internen Transparenz in Bezug auf Arbeitsabläufe und deren Bearbeitungsstatus

Falls Sie hierzu genauere Informationen suchen, lesen Sie gerne unsere Referenzberichte. Dort erzählen unsere Kunden ausführlich, wie die Situationen in ihrem Unternehmen vor Einführung eines DMS war und warum sie sich für die Lösung entschieden haben.

Wie setzt man ein Dokumentenmanagement-System bei mehreren Firmen-Standorten ein?

Ein Dokumentenmanagement-System kann standortübergreifend genutzt werden, da alle Standorte auf den gleichen Dokumentenpool zugreifen können. Viele Unternehmen mit mehreren Standorten haben oft das Problem, dass Rechnungen oder andere Dokumente standortübergreifend bearbeitet oder abgelegt werden müssen. Mit einem Dokumentenmanagement-System entfällt der lästige Versand von Standort A nach Standort B. Alle Dokumente können zeitnah bearbeitet werden.

 

 

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Das DocuWare-System optimiert den Umgang mit Geschäftsunterlagen und macht sie jederzeit genau dort verfügbar, wo Sie sie benötigen – im Büro, weltweit, unterwegs und zuhause. Es automatisiert alle dokumentbasierten Unternehmensprozesse und legt Dokumente jeglichen Formats und aus allen Quellen in digitalen Archiven innerhalb eines zentralen Dokumenten-Pools ab.

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JobRouter® ist eine branchenübergreifende Digitalisierungsplattform, die alle Prozesse, Daten und Dokumente umfassend digitalisiert und automatisiert. Dies schließt unter anderem die Funktionalität von einfacher Prozess-Automatisierung, ausgezeichnetem Workflow-Management, intelligenter Belegerkennung, agilem Dokumentenmanagement sowie revisionssicherer Archivierung ein.

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Wir bieten Ihnen eine Vielzahl an eigenen Schnittstellen, welche sich nahtlos in Ihr ERP-System integrieren und Ihnen eine automatische und im Hintergrund ablaufende Archivierung und ein problemloses und schnelles Wiederfinden Ihrer Dokumente bieten. So können Sie auf Ihr Archiv zugreifen, ohne Ihre gewohnte Arbeitsumgebung verlassen zu müssen.

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