Was ist Dokumentenmanagement?

 

So oft, wie diese Frage gestellt wurde, genauso oft wurde sie auch unterschiedlich beantwortet, denn es ist schwierig eine allgemeingültige Definition zu finden. Das rührt daher, dass sich der Begriff über die Zeit immer wieder wandelt, und dass es auch regionale Unterschiede je nach Land gibt. Somit kommt es darauf an, auf welche Bedeutung man sich stützt.
Die einen verstehen unter Dokumentenmanagement lediglich eine datenbankgestützte Verwaltung sämtlicher Unternehmensdokumente die ggf. digitalisiert, verschlagwortet und anschließend an zentraler Stelle archiviert werden. Zusätzliche Funktionen, wie die Versionierung von Dokumenten zur Änderungsverfolgung sowie die Dokumentensuche anhand von Metadaten gehören hier ebenfalls hinzu.
Die anderen verstehen unter Dokumentenmanagement jedoch noch weitaus mehr. Bei dieser Betrachtungsweise kommen zur reinen Dokumentenverwaltung noch andere Aspekte, wie z.B. das Workflowmanagement, die revisionssichere Langzeitarchivierung oder eine Groupwarefunktion hinzu. Unserer Meinung nach, deckt nur diese Definition das Einsatzspektrum eines DMS vollständig ab, denn wer das System nur zur Dokumentenablage nutzt, schöpft das Leistungspotential nicht komplett aus.

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